Socialforvaltningen arbejder målrettet på at nedbringe sygefraværet, og har i den sammenhæng udarbejdet en handleplan, der skal styrke sygefraværsindsatsen og bidrage til at Socialforvaltningen ved udgangen af 2013 har nedbragt sygefraværet til 15,5 dage.

Socialforvaltningen indstiller,
1.    At Socialudvalget tager til efterretning at Socialforvaltningen fortsætter arbejdet med de beskrevne indsatser og på den baggrund udarbejder redegørelse til Økonomiudvalget
2.    At Socialudvalget godkender at medlemsforslaget stillet af Socialdemokraterne hermed er håndteret

Sygefraværet i Socialforvaltningen faldt i perioden 2007 til 2008, men havde i 2009 en stigende tendens fra 18,7 i 2008 til 19,3 dage i gennemsnit pr. medarbejder. I 2010 var det samlede gennemsnitlige sygefravær 19,4 dage. Derved er den stigende tendens stagneret og sygefraværet blev ikke nedbragt yderligere i løbet af 2010. Socialdemokraterne har på socialudvalgsmødet den 10. februar 2011 fremsat medlemsforslag om plan for nedbringelse af sygefraværet i Socialforvaltningen. Denne plan fremgår af vedlagte redegørelse. Desuden har Økonomiudvalget, der varetager den umiddelbare forvaltning af personaleforhold, på mødet den 5. april 2011 besluttet at indskærpe overfor Socialforvaltningen, at forvaltningen skal vende udviklingen i sygefraværet, så måltallene nås samt redegøre for hvordan man vil gøre det i en redegørelse til Økonomiudvalget. Med vedlagte redegørelse og nærværende indstilling er der lagt op til, at Socialforvaltningen arbejder videre med de beskrevne indsatser og på baggrund heraf udarbejder redegørelse til Økonomiudvalget i sept./okt. 2011.

Socialforvaltningen arbejder målrettet på at sætte fokus på og nedbringe forvaltningens sygefravær og nærværende indstilling og redegørelse beskriver dette intensive og målrettede arbejde, der foregår på alle niveauer.

Bl.a. har direktionen i SOF, som supplement til de af ØU fastsatte måltal for 2011 og 2012, skærpet målet for nedbringelse af sygefravær med yderligere en dag – således at målet er 15,5 dage ved udgangen af 2013.

Redegørelsen beskriver bl.a. Socialforvaltningens 3 overordnede principper for arbejdet med sygefravær, nemlig princippet om forebyggelse – sygefravær og det gode arbejdsliv på dagsordenen, princippet om opfølgning – sygefraværssamtalen og kriterier for opfølgning samt princippet om fastholdelse – aktiv sygemelding og tidlig afklaring.

Endvidere beskriver redegørelsen opgaver og krav til ledere, medarbejdere og MED organisationen, som er en vigtig del af arbejdet med sygefraværet i forvaltningen.

Endelig indeholder redegørelsen Socialforvaltningens handleplan for den centrale sygefraværsindsatsen, som nedenfor kort er skitseret og nærmere uddybes i redegørelsen.

Socialforvaltningens handleplan – den centrale sygefraværsindsats

Direktionen godkendte i 2010 en intensiveret handleplan med 6 spor, der dels er målrettet specifikke arbejdspladser med et særligt højt sygefravær og dels Socialforvaltningen som helhed. De 6 spor er i 2011 blevet suppleret med yderligere centrale og decentrale aktiviteter og mål, der bl.a. er inspireret af gode erfaringer fra de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune.

Formålet med den centrale indsats er at Socialforvaltningen nedbringer sygefraværet jf måltallene for 2011, 2012 og 2013. Indsatsen bidrager med at skabe rammerne, incitamentet, støtte og værktøjer til at intensivere og kvalificere det lokale arbejde med nedbringelse af sygefravær.

A. Skærpet sygefraværsindsats

Den skærpede sygefraværsindsats ift. enheder med meget højt sygefravær, består bl.a. i en intensiv afklaringsproces med den lokale leder samt repræsentanter fra det lokale AfdelingsMed. Målet er at identificere de primære årsager til sygefraværet på arbejdspladsen og igangsætte og aftale tiltag, der er nødvendige for at kunne nedbringe sygefraværet.  I mere komplekse tilfælde ydes konsulentstøtte fra relevante medlemmer af forvaltningens Task Force fx til udfærdigelse af en handlingsplan eller svar på personalejuridiske spørgsmål.

B. Generel sygefraværsindsats

Aktiviteterne i forhold til nedbringelse af sygefraværet bredt i organisationen er indenfor følgende hovedområder:

• Ledelsesfokus og organisation
• Åben dialog og handleplaner i samarbejde med AfdelingsMED
• Politik, intranet og håndbog
• Monitorering og Task Force
• Kompetenceudvikling
• Rekruttering

Ledelsesfokus og organisation

Dette fokus handler bl.a. om at tydeliggøre holdning og mulig konsekvens, så det italesættes at forvaltningen ser på sygefravær med stor alvor. Direktionen har været meget klar i udmeldingerne til ledere og medarbejdere. Der skal være en skarpere praksis i forhold til tidlig afklaring af sygefraværsforløb og konsekvent handling - også hvis det indebærer afskedigelser. Tilsvarende skal der også være konsekvens i forhold til ledere, der har for højt fravær i sin enhed og ikke handler tilstrækkeligt effektivt i forhold til problemet.

Desuden handler dette fokus om opfølgning gennem ledelsesfora. Eksempelvis har niveau 2 cheferne udarbejdet en personlig handleplan for, hvordan de vil arbejde med netop sin del af organisationen – og forvaltningsledelsen drøfter samlet udviklingen i sygefraværstallene en gang om måneden og træffer konkrete beslutninger om nødvendige tiltag. Endvidere afholdes der f.eks. i juni måned en lederkonference for niveau 1,2 og 3, hvor omdrejningspunktet er sygefravær. Konferencen er en midtvejsstatus på arbejdet med sygefraværet i 2011, samt en mulighed for at dele viden om succeser og udfordringer.

Dertil kommer opfølgning med den enkelte leder, f.eks. ved at sygefraværsmålsætningerne er skrevet ind i resultatkontrakterne for 2011, ligesom det er et obligatorisk krav til alle ledere/enheder, at arbejdspladsens sygefraværstal bliver gennemgået og drøftet en gang om måneden – for at få øget fokus på sygefraværet for ledere og medarbejdere.

Åben dialog og lokale handleplaner i samarbejde med afdelingsMED

Dette fokus omhandler bl.a. at de lokale AfdelingsMed skal inddrages i processen med at skabe åben dialog og sætte fokus på sygefravær. De lokale ledere skal bl.a. i samarbejde med AfdelingsMed udarbejde handleplaner for, hvordan de fremadrettet konkret vil arbejde med at reducere sygefraværet på deres arbejdsplads. Handleplanerne skal eksplicitere, hvordan der løbende vil blive fulgt op på sygefraværsindsatsen, og de skal i løbet af 2011 være indarbejdet i de enkelte enheders strategier.

Politik, intranet og håndbog

Socialforvaltningen har revideret og skærpet sygefraværspolitikken i starten af 2011, hvor der bl.a. er opstillet klare opgaver og krav til både lederen, den sygemeldte og MED Organisationen. Politikken er lanceret i marts 2011, hvor alle ledere og medarbejdere i SOF har fået en personlig kopi samt et følgebrev.

Desuden er Socialforvaltningens sygefraværsside blevet revideret, så det er entydigt, hvor man finder de relevante oplysninger for både leder, medarbejder og MED-organisation – såsom juridisk information og værktøjer, statistisk materiale samt inspiration til det relationelle arbejde omkring sygefravær.

Monitorering og Task Force

Vi har fået et nyt IT værktøj, der bl.a. betyder at lederne som noget nyt får en adviseringsmail hver 14. dag om, hvilke medarbejdere, der skal til samtale jf. kriterier i sygefraværspolitikken. Endvidere kan lederne anvende redskabet til selv at analysere sygefraværet lokalt.

Desuden er der nedsat en Task Force, der løbende monitorerer sygefraværsstatistikken og har igangsat arbejdet med at etablere kontakt til områder, der har særligt behov for støtte til arbejdet med at nedbringe sygefraværet. Arbejdspladsen får bl.a. et inspirationskatalog til det videre arbejde og konsulentstøtte til prioritering af en handlingsplan. Task Force gruppen indeholder en række forskellige kompetencer, der kan bringes i spil alt afhængig af situationen, f.eks. organisations-, LEAN- og, ledelseskonsulenter, personalejurister, arbejdsmiljøkonsulent, ledelsesinformationsmedarbejder og SOF ledere (der har gjort en forskel lokalt).

Kompetenceudvikling og rekruttering
Sygefravær er endvidere integreret som en eksplicit del af kompetenceudviklingen af forvaltningens ledere. I 2011 og 2012 er der særligt fokus på frontlederne, der i det daglige arbejde har personaleansvar for den største gruppe medarbejdere. De får en række værktøjer (såsom træning i den vanskelige samtale, konflikthåndtering, psykisk arbejdsmiljø, juridiske værktøjer etc.) til at nedbringe sygefraværet på deres arbejdsplads.

Der sker endvidere kompetenceudvikling af MED organisationen, således at håndtering af sygefravær bliver en naturlig del af MED’s arbejde i forvaltningen.

I 2011 og 2012 arbejdes der endvidere med at professionalisere ansættelsesudvalgene og samtidig kvalificere ansættelsesprocesserne. Herunder arbejdes med at skabe en øget kontinuitet i ansættelsesudvalgene.

Ingen for nuværende.

Kontorchef Carsten Frank og udførerchef Søren Schielder overværede punktets behandling.