Direktionsnotat om løbende revision på områder med statsrefusion

Socialforvaltningen  indstiller

1. at Socialudvalget tager Socialforvaltningens orientering om Deloittes direktionsnotat til efterretning.

Deloitte har fremsendt direktionsnotat af 28. marts 2011 om løbende revision af personsager 2010 i Socialforvaltningen. Revisionen omfatter udelukkende revision af områder med statsrefusion. Det er sager, hvor der stilles særlige krav til dokumentation, ligesom reglerne typisk også er komplicerede. Dette stiller særlige krav til sagsbehandlingen.

Revisionen giver således ikke et fuldstændigt billede af sagsbehandlingen på Socialforvaltningens myndighedscentre.

Revisionen omfatter udbetalinger til personer, hvor kommunen modtager refusion fra staten. De væsentligste områder er: 

-         Enkeltydelser til voksne efter aktivlovens §§ 81-85

-         Ydelser til dækning af merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med handicappede børn efter servicelovens §§ 41 og 42

-         Ydelser til dækning af voksne handicappedes merudgifter efter servicelovens § 100.

Områder uden statsrefusion er ikke omfattet af denne revision. Dette gælder eksempelvis bevilling af hjælpemidler, visitation til tilbud og økonomisk støtte i forbindelse med forebyggelse eller anbringelse af børn og unge samt visitation til alle andre servicetilbud efter serviceloven

I forbindelse med årsregnskabet vil der også være revision af udgifter til pladser for hjemløse og krisecentre, hvor der er statsrefusion

I notatet har Deloitte omtalt sine observationer og anbefalinger på fire områder, der forventes at medføre revisionsbemærkninger i den kommende revisionsberetning. Endvidere er på to områder givet anbefalinger, som ikke medtages i den kommende revisionsberetning.

Direktionsnotatet, som også indeholder Socialforvaltningens kommentarer og tiltag, er til orientering for Socialudvalget. Udvalget skal i august måned træffe beslutning om revisionsberetningen.

Socialforvaltningen har i 2008-2010 styrket myndighedsarbejdet med organiseringen i fire bydækkende myndighedscentre. I forbindelse med omorganiseringen er det blevet tydeligt, at sagsbehandlingen på områder med statsrefusion i en lang årrække ikke har haft et tilstrækkeligt fokus og en tilstrækkelig kvalitet. Et forhold som revisionen også har påvist.

Socialforvaltningen har derfor gennem 2010 haft et skarpt fokus på at genoprette og forbedre sagsbehandlingen på områder med statsrefusion. Det er sket gennem nye arbejdsgange, retnings­linjer, kvalitetssikringssystemer mv. Det er Socialforvaltningens vurdering, at indsatsen har båret frugt, og at kvaliteten i sagsbehandlingen har været stigende i slutningen af 2010. Der er imidlertid fortsat behov for en intensiv indsats for at nå et tilfredsstillende kvalitetsniveau, herunder at genoprette løbende bevillinger baseret på ’ældre’ afgørelser fra før kvaliteten blev hævet. Den fremadrettede indsats er beskrevet i indstillingen ”Handleplan for bedre sagsbehandling”, som også behandles på Socialudvalgsmødet den 6. april 2011.

Deloittes revision er en bekræftelse af, at der er behov for et stort fokus på sagsområder med statsrefusion, og at Socialforvaltningen endnu ikke er i mål med genopretningen. Samtidig viser revisionen også, at fejlomfanget i nye afgørelser er faldet i løbet af året.

Socialforvaltningen har følgende bemærkninger til de væsentligste af Deloittes observationer:

Fejlomfanget i bevillingssager og genopretning af sager

Det fremgår af direktionsnotatets punkt. 5.1., at fejlandelen ligesom i 2009 er meget høj, da revisionens gennemgang har givet anledning til bemærkninger i 67 % af stikprøvesagerne. Stikprøven udgør kun ca. ½ pct. af de samlede udbetalinger. Deloitte gør derfor også opmærksom på, at man ikke kan drage konklusioner om det samlede fejlomfang på baggrund af stikprøven, da den kun repræsenterer få sager på de enkelte områder.

Der skal gøres opmærksom på, at revisionens kritik og omfanget af fejl i sagerne igennem de seneste år, har betydet, at Københavns Kommune har tilbagebetalt refusion til staten.

Socialforvaltningen har, jf. ovenfor, iværksat betydelige tiltag for at forbedre kvaliteten af forvaltningens afgørelser. Det er vurderingen, at tiltagene er begyndt at virke, og Deloitte angiver således også, at kvaliteten af nye afgørelser er betydeligt forbedret fra slutningen af 2010.

Forvaltningens tiltag er beskrevet i indstilling ”Handleplan for bedre sagsbehandling”, der ligeledes behandles på Socialudvalgets møde den 6. april 2011.

Endvidere anbefaler Deloitte i punkt 5.4. at Socialforvaltningen hurtigst muligt revurderer de sager vedr. ydelser til dækning af merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med handicappede børn efter servicelovens §§ 41 og 42, som var omfattet af sagsgennemgangen, der fulgte af Socialministeriets decisionskrivelse vedr. 2008.

Socialforvaltningen er opmærksom på denne problemstilling og har udarbejdet en genopretnings­plan, som også er beskrevet i ovennævnte sag, jf. Handleplan for bedre sagsbehandling, bilag 2.

Socialforvaltningen er endvidere ved at vurdere Socialministeriets afgørelse vedrørende en afgræns­ning mellem servicelovens §41: Ydelser til dækning af merudgifter til handicappede og §44: Personlig og praktisk hjælp til børn og unge med nedsat funktionsevne, som er modtaget for nylig.

Ledelsestilsyn

Deloitte har i direktionsnotatets punkt 5.2 oplyst, at revisionen af forvaltningens ledelsestilsyn vil ske i forbindelse med årsrevisionen. Resultatet heraf vil blive omtalt i den kommende revisionsberetning, som udvalget skal behandle i august 2011. 

Deloitte anbefaler i punkt 5.3, at ledelsestilsynet omfatter en kontrol af, at der sker en berigtigelse af fejludbetalinger. Anbefalingen skyldes, at Deloitte har konstateret, at der ikke i alle tilfælde foretages løbende berigtigelser i sager, hvor der er sket fejludbetaling. Socialforvaltningen er enig i anbefalingen og indsatte derfor i 2010 et kontrolpunkt til dette formål i de skemaer, der benyttes til ledelsestilsynet.

Socialforvaltningen vil endvidere i dialog med revisor undersøge, hvorledes ledelsestilsynet fremadrettet kan tilrettelægges endnu mere effektivt. Både i forhold til at sikre at der sker løbende berigtigelser og i forhold til den løbende kontrol af ledelsestilsynet.

Indstillingen medfører ikke økonomiske konsekvenser

Direktionsnotat af 28. marts 2011 om løbende revision af personsager vil indgå i den årlige revisionsberetning, som forventes behandlet af Socialudvalget i august 2011

Kontorchef Katrine Bagge Thorball, kontorchef Gitte Bylov Larsen, partner Peter Meisner og manager Mette Villinger ,  centerchef Jimmy Streit, teamchef Dorthe Kristensen og chefkonsulent Morten Boje overværede punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt