Revision af gældende sagsbehandlingsfrister i Socialforvaltningen

Socialforvaltningen indstiller over for Socialudvalget,  

Efter retssikkerhedslovens § 3, stk. 2 skal kommunalbestyrelsen fastsætte en frist for, hvor lang tid der må gå, inden der skal være truffet en afgørelse indenfor en given sagstype. Ifølge vejledningen til retssikkerhedsloven skal sagsbehandlingsfristerne være realistiske, dvs. svare til den tid der i praksis går med at behandle ca. 80 pct. af den pågældende sagstype.

På Socialudvalgsmødet den 4. december 2013 blev forvaltningens sag om revision af gældende sagsbehandlingsfrister udsat med bemærkning om, at forvaltningen skulle vende tilbage med en ny sag i sommeren 2014. Det blev endvidere besluttet, at den nye sag skulle indeholde et oplæg til differentierede sagsbehandlingsfrister, en status på de gældende sagsbehandlingsfrister, samt overvejelser om hvorvidt sagsbehandlingsfristerne kan nedsættes.

Socialudvalget blev i forbindelse med behandlingen af ”åbningsbalancen” den 7. maj 2014 orienteret om at forvaltningen havde en række særlige udfordringer med fristoverholdelse primært på følgende sagsområder:

• Merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap iht. servicelovens §§ 41 og 42. Indhentning af oplysninger fra 3. mand (læger, hospital, arbejdsgiver, institutioner mv.) gør det praktisk talt umuligt at overholde den fastsatte tidsfrist i en række sager.
• Hjælp til tandpleje til kontanthjælpsmodtager iht. aktivlovens §§ 82 og 82a. Den nye lovgivning kræver i langt de fleste sager en dobbelt sagsbehandling og indhentning af oplysninger fra tandlægekonsulent.
• Hjælpemidler i henhold til servicelovens §§ 112-116. På en række af de mere komplekse sagsområder kræves meget omfattende sagsbehandling.

Socialudvalget behandlede på mødet den 4. juni 2014 Socialforvaltningens status for overholdelse af sagsbehandlingsfrister for perioden juli 2013 - april 2014, der viste en række udfordringer.

Socialforvaltningen har herudover ift. en række paragraffer (bl.a. merudgifter til børn og tandlægesager) kontaktet KL og ministeriet for at påpege problemstillinger vedrørende uhensigtsmæssig kompleksitet og dokumentationskrav (både for borgerne og kommunerne) og har foreslået en række konkrete forenklinger herunder øget brug af objektiv sagsbehandling.

Nu forelægges Socialudvalget Socialforvaltningens forslag til tilpasning af sagsfrister, således at 80% af sagerne bør kunne behandles rettidigt, herunder forslag til differentierede sagsbehandlingsfrister (jf. det politiske ønske herom).

Forslag til nye frister

Socialforvaltningen vurderer, at det er nødvendigt at ændre nogle af de aktuelle sagsbehandlingsfrister for at kunne overholde kravet om at behandle 80 pct. af sagerne inden for fristen. Praksis har vist, at kravene til sagsbehandlingen på en række områder i dag er så høje, at det for nogle sagstyper kan være vanskeligt at behandle sagerne inden for den gældende sagsbehandlingsfrist. Det er især kravene om indhentning af oplysninger fra tredjepart, som fx læge eller hospital, samt lovgivningens krav om partshøring af borgerne, der gør det vanskeligt at overholde sagsbehandlingsfristerne på udvalgte områder.

Det bemærkes, at forvaltningen vil fortsat bevare fokus på, om en ansøgning skal behandles akut, og dermed væsentligt hurtigere end den fastsatte sagsbehandlingsfrist.  

Nedenstående tabel viser oversigt over forvaltningens forslag til reviderede sagsbehandlingsfrister. De ændrede frister er opdelt i følgende grupper:

• Paragraffer hvor der foreslås en differentiering af fristen i tunge og mindre tunge sager. De tunge sager omfatter typisk indhentning af oplysninger fra 3. part.
• Tilpasset frist ift. tandlægesager på tværs af en række paragraffer, hvor den ændrede lovgivning medfører at langt de fleste sager skal behandles efter 2 paragraffer. Ligeledes er der behov for at fristerne ift. tandlægesager harmoniseres på tværs af paragraffer.
• På området for helbreds- og personlige tillæg sker der en harmonisering med folkepensionister.

Forventet effekt af de nye differentierede sagsbehandlingsfrister
Det er forvaltningens vurdering, at forvaltningen med de foreslåede justeringer af sagsbehandlingsfristerne fremover i højere grad vil kunne leve op til formålet med retssikkerhedsloven, som er at give borgerne et realistisk billede af sagsbehandlingstiden, når de henvender sig om hjælp i forvaltningen.

Endeligt opnås også med de foreslåede justeringer af sagsbehandlingsfristerne en harmonisering af sagsbehandlingsfristerne vedrørende personligt tillæg og helbredstillæg for så vidt angår folkepensionister og førtidspensionister, som varetages af henholdsvis Borgerservice og Socialforvaltningen. Dette sker for at sikre, at borgere i Københavns Kommune ved behandling af samme type ydelser ikke bliver udsat for aldersdiskrimination i form af et andet kommunalt serviceniveau, fordi de har eller opnår en anden alder.

Indstillingen har igen økonomiske konsekvenser.