B-sag: Revisionsberetning 2017

Nummer

Overskrift

Kort resume af revisionsbemærkninger

Kort resume af KFF’s handlingsplaner

1.1

Systemansvarlige for udbetalingssystemer -KFF

Det henstilles, at det påbegyndte arbejde med forretningsgangs-beskrivelserne afsluttes hurtigst muligt.

Forvaltningen har p.t. ni systemer. De første fire forventes færdiggjort med justeringer og tilføjelser i andet halvår 2018. Kortlægning og dokumentation igangsættes for de øvrige systemer i andet halvår. Sideløbende og i regi af risikobaseret ledelsestilsyn, arbejdes der med at udarbejde rollebeskrivelse og udpegning af procesejer i forbindelse med dokumentationen.

9.1

Kommunens regler for indkøb - KFF

Det skal henstilles, at der er skærpet ledelsesmæssigt fokus på, at alle aftaler som oprettes i indkøbssystemet, har den kvalitet således at der er konkurrencedygtige priser og kommunens besluttede krav overholdes

Forvaltningen er i gang med at implementere fremadrettede indsatser med henblik på at opfylde indkøbsstrategien, som har til formål at:

• øge anvendelsen af indkøbsløsningen

• øge den aftalebelagte andel af KFF indkøbsvolumen

• øge brugen af data til at identificere nye potentialer

• Sikre den bedst mulige organisering omkring indkøbsopgaven i forvaltningen

• Sikre styrkelse af kompetenceniveauet

10.1

Tilskudsadministration - KFF

Det henstilles, at ledelsen sikre, at forvaltningens genopretningsplan implementeres med fokus på hjemmelsgrundlag samt regnskabsføring, således, at der sikres en mere betryggende tilskudsadministration i KFF

I januar 2017 oprettedes enheden Folkeoplysning og Tilskud, som skal sikre øget fokus på korrekt tilskudsforvaltning. Herunder er der nedsat en Taskforce, som har udarbejdet nye paradigmer og skabeloner for brugs- og driftsaftaler , der retter op på de kritikpunkter, der har været i revisionsbemærkningerne til CPH Lions. For at understøtte arbejdet med de nye aftaleskabeloner er der udarbejdet vejledninger til sagsbehandlere. Sideløbende gennemføres som planlagt et større arbejde med at kortlægge og risikovurdere alle tilskudsaftaler på tværs af forvaltningen, hvilket forventes færdiggjort inden udgangen af 2018. I henhold til planen tilpasses brugs- og driftsaftaler med høj risikoprofil således at de er overensstemmelse med de nye paradigmer. Aftaler med mindre eller ingen risiko tilpasses de nye paradigmer i takt med at aftalerne udløber. Arbejdet fortsætter i 2019. 

I forbindelse implementering af et nyt risikobaseret ledelsestilsyn er der igangsat et arbejde med at dokumentere og beskrive nye forretningsgange for forskellige tilskudstyper.

11.1

Cybersecurity og Persondata - KFF

Det henstilles, at forvaltningerne tilvejebringer den nødvendige dokumentation, og at KIT snarest herefter gennemfører it- risikovurderingen i overensstemmelse med kravene i it-sikkerhedsregulativet, og at de gennemføres snarest muligt.

Forvaltningen følger de aktiviteter som Koncern IT (KIT) planlægger, da KIT har ansvaret for gennemførelse af risikovurderingerne. I juli udpeges de mest kritiske forretningsområder og systemer. Når risikobilledet kendes, kan forvaltningen planlægge de mindskende tiltag.