Status Taskforce tilskudsforvaltning

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager status for taskforcens arbejde til efterretning

2. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender grundprincipperne for taskforcens tilgang til det tværgående arbejde og tilskudsmodtagere

Problemstilling

I forbindelse med Intern Revisions rapport om tilskudsforvaltning udarbejdede Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) en handlingsplan, som fremgår af rapporten (bilag1). Handlingsplanen blev godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget (KFU) den 28. september 2017.

Intern Revisions rapport om tilskudsforvaltning påviste en række områder, hvor procedurerne i tilskudsforvaltningsarbejdet skal ændres, herunder anvendelse af eksplicit og korrekt hjemmel, risikovurdering, udarbejdelse og implementering af retningslinjer på alle områder samt systematisk vejledning og opfølgning af rapporteringer og regnskaber (forvaltningsrevision).

Kultur- og Fritidsforvaltningen skal rapportere på handlingsplanens iværksatte tiltag med status for arbejdet med tilskudsforvaltning til Kultur- og Fritidsudvalget.

Der skal rapporteres på:

1.  at Revisionsinstruks for Folkeoplysning tilrettes til "God offentlig revisionsskik"

2.  at kommunens regler for tilskud implementeres fuldt ud i KFFs aftaler

3.  at KFF bistår Copenhagen Lions med implementering af regler

4.  at KFF præciserer og skærper regler for skærpet tilsyn

Da det forventes, at nogle aktører vil opleve et merarbejde i forbindelse med implementeringen af korrekte administrationsprocedurer, ønsker forvaltningen at orientere og inddrage Kultur- og Fritidsudvalget i den videre proces.

Tilskudsmodtagere, der ikke tidligere har skullet leve op til Forretningscirkulærets krav gennem klare aftaler, eller som slet ikke har en aftale, må forventes at reagere på, de for dem, nye krav.

Forvaltningsenheder, der ikke tidligere har arbejdet med skriftlige aftaler og systematisk opfølgning af aftaler, må forventes at have behov for både kompetenceudvikling og dialog om nødvendigheden af sikker tilskudsforvaltning i overensstemmelse med gældende regler.

Løsning

1. Revisionsinstruks for Folkeoplysning tilrettes til ”God offentlig revisionsskik”

Jf. handlingsplanen blev det aftalt, at KFF skulle kontakte Kulturministeriet for en præcisering af bekendtgørelsens § 19. om god offentlig revisionsskik.

Kulturministeriet afgav svar i november 2017, og oplyste, at der i loven ikke er lagt op til specifikke krav til revisionen; dog skal ”det påses, at der tages skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af foreningens tilskudsmidler, og den skal sørge for, at regnskab og formueforvaltning kontrolleres på betryggende måde.

Stk 2. Kommunalbestyrelsen fastsætter regler om revision…”

Borgerrepræsentationen kan derfor beslutte, at der skal anvendes god offentlig revisionsskik (forvaltningsrevision).

De samlede retningslinjer for Støtte til Folkeoplysning i Københavns Kommune skal gennemskrives og tilpasses, således at de eksplicit følger reglerne i forretningscirkulæret. Dette arbejde vil blive iværksat, når afdækningen af alle risici er afsluttet i forbindelse med Ernst og Youngs kortlægning af procedurer, arbejdsgange på området i september og oktober 2018 i forbindelse med Ledelsestilsynsprojektet.

Planen er således, at de to projekter samarbejder, hvor kortlægningsarbejde m.v. fordrer det, og hvor det af indholdsmæssige hensyn er bedst.

Arbejdet med nye aftaleskabeloner for tilsagn givet efter Folkeoplysningsloven foregår parallelt hermed.

Konklusion: Der vil blive fremlagt en indstilling om ændring af retningslinjer for Folkeoplysning inden udgangen af 2018.

2. Kommunens regler for tilskud implementeres fuldt ud i KFFs aftaler

Forvaltningen har iværksat udviklingen af en tilskudspakke og har nedsat en Taskforce til at forestå arbejdet med implementering af Forretningscirkulære for Ydelse af Tilskud.

Taskforcen har arbejdet fra januar 2018. Af handlingsplanen fremgår det, at arbejdet forventes afsluttet med udgangen af 2018.

Taskforcen har gennemgået ca. 218 aftaler efter kommunalfuldmagten i enheden Folkeoplysning & Tilskud, hvor Taskforcen er placeret.

Der er kortlagt, fundet, vurderet og skitseret af ca. 92 brugs- og driftsaftaler, som nu skal opsiges og fornys, så disse lever op til lovgivning og cirkulærer. Folkeoplysning og Tilskud har endvidere bidraget i stadigt stigende omfang til især byggesagsaftaler og andre enheders aftaleudarbejdelse efter disses anmodning, ca. 50 aftaler.

Arbejdet har resulteret i:

1. En større revision af arbejdet med brugs og driftsaftaler. Det er den type tilskud, hvor Københavns Kommune stiller en facilitet til rådighed for en kulturel aktør.

2. Et arbejde med revision af skabeloner og breve i forhold til tilskud tildelt af KFU. Skabelonerne er nu opdateret på intranettet.

3. Forberedende behovsafdækning og kravspecifikation i forhold til anskaffelsen af et tilskudsadministrativt system. Herunder arbejdet med processer og risici i forbindelse med ledelsestilsynsprojektet.

4. Endvidere er der i forbindelse med ledelsestilsynsprojektet udført et kortlægningsarbejde af tilskudsadministrative processer for tilskud givet med hjemmel i Kommunalfuldmagten.

Der er nu grundlag for, at arbejdet implementeres i alle aftaler med hjemmel i kommunalfuldmagten og med en vurderet risiko (øvrige aftaler ændres ved udløb), samt at anvendelse af de korrekte skabeloner udbredes til hele KFF.

Konklusion: Alle kendte aftaler vil foreligge i udkast til godkendelse hos modtagere, bestyrelser, øvrige forvaltninger m.fl. inden 31. december 2018.

Prioriteringen af fornyelse (og i enkelte tilfælde indgåelse af) aftaler følger en konkret risikovurdering, således at de aftaler med høj risiko prioriteres først. Gældende aftaler med lav eller ingen risiko ændres ved aftaleudløb.

Tilskudsaftaler forankret i bydele og tværgående enheder håndteres ved, at Taskforcen indkalder til fem workshops i efteråret 2018 – et for hver bydel og et for de tværgående enheder, hvor tilskudspakken gennemgås og forklares og hvor de berørte medarbejdere kan få hjælp til risikovurdering, målfastsættelse mm. i forhold til de aftaler, de har ansvar for.

3. KFF bistår Copenhagen Lions med implementering af regler

KFF har opsagt aftalen med Copenhagen Lions, og Ørestad Skøjtehal drives nu af KFF.

Konklusion: Intern Revisions anbefalinger om forvaltningens bistand til Copenhagen Lions er således ikke længere relevante.

4. KFF præciserer og skærper regler for skærpet tilsyn

I forbindelse med gennemgang af aftaler efter kommunalfuldmagten, er der påbegyndt et arbejde med udarbejdelse af vejledning for tilsyn og skærpet tilsyn.

På Folkeoplysningsområdet følger beskrivelsen af reglerne for tilsyn og skærpet tilsyn den samlede gennemgang i efteråret 2018.

Konklusion: Vejledning og regler for skærpet tilsyn foreligger til politisk godkendelse ultimo 2018.