Evaluering af forløb under Covid-19

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter håndtering og erfaringer gjort under den versende Covid-19 pandemi.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget anmodede på sit møde den 19. maj 2020 om, at der til mødet den 4. juni 2020 udarbejdes en evaluering af corona-nedlukningen i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF).

Til yderligere orientering i den anledning er vedhæftet et medlemsforslag, som Socialdemokratiet evt. ville have fremsat (bilag 4). Medlemsforslaget blev ikke fremsat, idet Kultur- og Fritidsudvalget besluttede at sætte evalueringen på dagsordenen for mødet den 4. juni 2020. 

Løsning

I en krisesituation som Covid-19 pandemien, træder Københavns Kommunens kriseberedskab i værk. Beredskabet og organiseringen er beskrevet i den af Borgerrepræsentationen vedtagne beredskabsplan for Københavns Kommune.

Af beredskabsplanen fremgår, at der nedsættes en kriseledelse bestående af kommunens syv borgmestre bistået af krisestaben bestående af de syv administrerende direktører. Den daglige drift koordineres med myndighederne i Den administrative stab bestående af alle syv forvaltninger. Hver enkelt forvaltning koordinerer herunder driften i egne krisegrupper, udfra de forvaltningsspecifikke beredskabsplaner.

Det er KFF's vurdering, at beredskabet i Københavns Kommune har fungeret i overensstemmelse med planen under hele forløbet.

Møder og orientering af Kultur- og Fritidsudvalget

Forvaltningen har udarbejdet en oversigt over politisk orientering siden 11. marts 2020 (bilag 1), hvor regeringen lukkede alle ikke-kritiske funktioner, herunder kultur- og fritidslivet.

KFF har under hele forløbet fulgt anvisningerne fra kommunens kriseledelse i forhold til orientering af det politiske udvalg og afholdelse af udvalgsmøder. Det har givet anledning til justeringer undervejs.

På Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 10. marts 2020 bemyndigede Kultur- og Fritidsudvalget (KFU) forvaltningen til løbende at følge de aktuelle anbefalinger fra sundhedsmyndighederne om yderligere, nødvendige tiltag. KFU anmodede endvidere om at blive orienteret om situationen og om eventuelle yderligere, nødvendige tiltag.

Forvaltningen har på den bagrund foretaget en nedlukning af alle kultur- og fritidsfaciliteter og har nu igangsat en gradvis åbning, under hensyntagen til myndighedernes anbefalinger.

Fra nedlukningen den 11. marts 2020 og frem til påskeferien 4. april 2020 fulgte forvaltningen kriseledelsens anbefalinger af 16. marts 2020 om, at kun sager, som ikke tåler udsættelse, behandles i de stående udvalg, og at behandlingen af disse sager sker skriftligt, samt at ordinære møder aflyses. Som konsekvens heraf godkendte KFU ved en skriftlig votering, at udvalgets ordinære møde den 2. april blev aflyst. I perioden 27. - 31. marts blev der gennemført en skriftlig votering vedr. bl.a. hjælpepakken som følge af Covid-19 og Etablering af Aftenskolernes Hus. Den 30. marts - 3. april blev der gennemført skriftlig votering om scenekunstpakken og ekstraordinær udmøntning af klubhuspuljen. Endelig blev årsberetningerne for Musikudvalget og Rådet for Visuel Kunst godkendt ved en skriftlig votering i perioden 22. - 30. april 2020. 

Ud fra en målsætning om at sikre hurtig information om ændringer og tiltag udsendte forvaltningen i denne periode fra 11. marts 2020 til 7. april 2020 løbende flere orienteringsmails til KFU.

Den 30. marts 2020 ændrede kriseledelsen sin anbefaling vedrørende afvikling af møder, og det anbefaledes nu, at møder kan afvikles som telefon- eller videomøder efter påske, samt at der udover ordinære udvalgsmøder kan afvikles orienteringsmøder.

På baggrund heraf blev det besluttet at overgå til afvikling af orienteringsmøder og ordinære KFU-møder via Teams fra og med 16. april 2020.  

I perioden fra 16. april 2020 til 30. april 2020 blev afholdt flere orienteringsmøder. Det skyldes de igangværende forhandlinger om muligheden for afvikling af EM2020 og Tour de France i 2021 samt drøftelserne om muligheden for at gennemføre udendørs træning på visse udendørs anlæg.

Den tætte mødekadence i denne periode gav anledning til flere drøftelser i udvalget om status af orienteringsmøder versus ordinære udvalgsmøder, ligesom flere medlemmer gav udtryk for, at formen ikke var fuldt tilfredsstillende. Forvaltningen udarbejde på den baggrund et afklarende notat (bilag 2) som redegør for formalia i forbindelse med afviklingen af møder.

På grund af drøftelserne i udvalget blev det derfor besluttet ikke at holde orienteringsmøder i den hidtidige form.

Forvaltningen har fortsat med at udsende skriftlig orientering til udvalget. Fra 28. april 2020 overgik forvaltningen til primært at orientere løbende via KFU-portalen, således som det sker under normal drift.

Den 15. maj 2020 udsendte kriseledelsen nye anbefalinger for afholdelse af møder. På den baggrund blev det ordinære udvalgsmøde den 19. maj 2020 afholdt med mulighed for fysisk fremmøde på Københavns Rådhus.

Nedlukning og gradvis åbning af forvaltningens institutioner

Kultur- og Fritidsforvaltningen har siden regeringens nedlukning den 11. marts 2020 fulgt alle myndighedernes anbefalinger omkring åbning og lukning af institutioner og anlæg.

Af bilag 3 fremgår et summarisk overblik over forløbet fra den 11. marts og frem til idag.

Hoved-MED har været inddraget undervejs i forløbet, og der har været et tæt samarbejde med de faglige organisationer omkring løsning af kritiske funktioner.

Forvaltningen har oplevet stor samarbejdsvilje. Fra forvaltningens livreddere som har bemandet Nødherberget i Bavnehøj Hallen, over medarbejdere i kontaktcenteret som har lært at betjene 3366 hjemmefra, til de administrative medarbejdere fra stabene, som hjælper til med praktisk at guide borgere i Borgerservicecentrene.

Udover løsning af de kritiske funktioner har forvaltningen draget en række positive erfaringer omkring distanceledelse, hjemmearbejde og muligheden for at afholde møder på nye måder, som der vil blive arbejdet videre med at implementere i normal drift.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen vil fortsætte med at opsamle læringspunkter fra forløbet under Covid-19. Både med henblik på at tilrette procedurerne undervejs og i forhold til hvad, som kan bruges fremadrettet.

Møder vil blive afholdt i henhold til kriseledelsens anbefalinger, og KFU vil fortsat løbende blive orienteret skriftligt.