Projekt vedr. performance management på området for børnefamilier med særlige behov (Bilag) (Udsat fra mødet 5. oktober 2005)

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 12. oktober 2005

 

 

10.      Projekt vedr. performance management på området for børnefamilier med særlige behov (Bilag)  (Udsat fra mødet 5. oktober 2005)

 

FAU 530/2005  J.nr. 434/2005

 

 

INDSTILLING

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tiltræder nedenstående projektbeskrivelse med henblik på opstart af performance management projekt på området for børnefamilier med særlige behov

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tiltræder, at udarbejdelsen af et målhierarki tager udgangspunkt i følgende tre politiske effektmål:

1.      Bidrage til lige muligheder for udfoldelse, udvikling og sundhed for barnet/den unge

2.      Bidrage til en opvækst med trivsel og gode vilkår for barnet/den unge

3.      Bidrage til samme grad af succes i voksenlivet som andre

 

RESUME

Det indstilles, at der opstartes et performance management projekt på området for børnefamilier med særlige behov. Formålet er at forbedre den økonomiske styring og den socialfaglige indsats på området. Såfremt projektet gennemføres succesfuldt, forventes det, at performance management kan blive det bærende princip i den økonomiske og faglige styring af bevillingsområdet fra 1. januar 2008.

 

Baggrunden for projektet er en generel mangel på systematisk viden om effekten af indsatsen overfor udsatte børn og unge, og et ønske om fremover at basere styringen af området på dokumenterede effekter af indsatsen, således at de initiativer, der sættes i værk, er de initiativer, som virker. Det vil sige mest mulig dokumenteret effekt for pengene.

 

Projektet vil tage udgangspunkt i en nedbrydning af de overordnede politiske målsætninger på området til politiske effektmål, delmål og slutteligt performance indikatorer på center-, institutions- og brugerniveau. En integreret del af projektet vil være at dokumentere sammenhængene mellem de opstillede politiske effektmål og delmål, således at de konkrete resultatmål er i overensstemmelse med de overordnede politiske målsætninger på området. Som led i projektet udarbejdes endvidere nye styringskoncepter, herunder opfølgningsprocedurer i forhold til opfyldelsen af de opstillede mål. Samtidig udarbejdes nye budgetfordelingsmodeller, hvor fordelingen af ressourcerne – i det omfang det ønskes – baseres på centrenes/institutionernes resultater.

 

Den samlede udgift til projektet skønnes at være 700.000 kr. Udgifterne vil primært vedrøre opkvalificering af medarbejderne, erfaringsindsamling fra Danmark og udlandet, sparring med ekstern konsulent samt udvikling af styringskoncept. Såfremt projektet medfører behov for yderligere forskning i forhold til evidensbaserede effekter af indsatsen, kan det medføre yderligere udgifter. Herudover kan projektet medføre behov for udvikling af ledelsesinformation, som kan nødvendiggøre finansiering heraf.

 

Anmodningen om 700.000 kr. til projektet indgår i en særskilt indstilling til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget om udmøntning af ledige midler på området for børnefamilier med særlige behov. Indstillingen er forelagt Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget d. 7. september 2005.

 

SAGSBESKRIVELSE

Forvaltningen har i sommeren 2005 udarbejdet en indstilling om etablering af et projekt vedr. performance management på området for børnefamilier med særlige behov. Det overordnede formål med projektet er dels at forbedre den økonomiske styring af området ved at lade budgettet følge resultaterne, dels bedre at dokumentere og forbedre den socialfaglige indsats.

< p class=MsoNormal style='margin-right:42.5pt;text-align:justify;tab-stops: 14.0cm'> 

Baggrunden for projektet er en konstateret mangel på systematisk viden om effekten af den socialfaglige indsats på børneområdet. Manglen på systematisk viden er senest blevet kommenteret i medierne af forskere fra bl.a. Socialforskningsinstituttet og Socialministeriet i sommeren 2005, jf. bilag 2.

 

Manglen på systematisk viden om indsatsens effekt medfører, at det er vanskeligt at prioritere de tiltag, der har størst effekt i forhold til udsatte børn og unge. Det bemærkes, at manglen på systematisk viden om effekten på børne- og ungeområdet er et generelt problem for samtlige amter og kommuner i landet, og således ikke blot Københavns Kommune.

 

På grund af den generelle mangel på viden på området vil projektet have interesse for andre kommuner og amter, og i det omfang der findes erfaringer fra andre amter og kommuner, vil disse blive inddraget. Erfaringer fra udlandet samt særligt Socialministeriet og Socialforskningsinstituttet vil ligeledes blive inddraget.

 

Det vurderes, at erfaringerne fra det foreslåede projekt efterfølgende vil kunne udbredes til andre bevillingsområder under Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget. På den måde kan nærværende projekt ses som et pilotprojekt i forhold til en generel implementering af performance management på samtlige serviceområder, såfremt det ønskes.

 

Projektets indhold

Indledende præsenteres kort metoden i forbindelse med performance management. Efter den generelle metodiske præsentation gennemgås de politiske målsætninger på området for børnefamilier med særlige behov, herunder hvorledes disse indvirker på formuleringen af et konkret målhierarki. Slutteligt gennemgås selve grundlaget for projektets praktiske udførelse, herunder projektorganisation og en tids- og aktivitetsplan for projektet.

 

Metoden i forbindelse med udarbejdelse af et målhierarki

Et helt centralt element for et performance management projekt er, at de overordnede målsætninger omsættes til styringsorienterede mål på brugerniveau. Helt konkret er opgaven at omsætte de overordnede politiske målsætninger til målbare politiske effektmål, der igen omsættes til underliggende delmål og performance indikatorer på center-, institutions- og brugerniveau.

 

De politiske effektmål er de overordnede målbare mål i målhierarkiet. De politiske effektmål skal således være formuleret entydigt og positivt, hvilket gør det muligt direkte at måle, om indsatsen har medvirket til en opfyldelse af disse eller ej. På den måde adskiller de politiske effektmål sig fra de overordnede politiske målsætninger, der er formuleret langt mere generelt (og ikke målbart).

 

Delmålene er ligeledes konkrete målbare mål, der entydigt kan testes i forhold til indsatsen. Delmålene formuleres på samtlige indsatsområder, som kan identificeres under de politiske effektmål.

 

Performance indikatorerne er meget konkrete målepunkter, som bruges til at definere og måle effekten af indsatsen på center-, institutions- og brugerniveau. Disse indikatorer kan knytte sig til såvel proces (krav til aktiviteter), kvaliteten i opgaveløsningen og outcome (den konkrete effekt af tilbuddet). Indikatorerne kan bl.a. være funderet på aggregeringer af, hvordan de enkelte børn/familier udvikler sig i løbet af indsatsen på den enkelte institution.

 

Den overordnede metode er illustreret i nedenstående figur, hvor det også fremgår, at en overordnet politisk målsætning sagtens kan omsættes til flere effektmål, som igen kan understøttes af flere delmål og flere performance indikatorer.

 

Figur 1: Oversigt over målhierarkiet ved performance management:

Se figur 1 i bilag 3.

 

Som nævnt er det helt afgørende, at samtlige politiske effektmål, delmål og performance indikatorer er i overensstemmelse med de overordnede politiske målsætninger og herved bidrager til at opfylde disse.

 

Når målene på området er opstillet, tilrettelægges den faglige og økonomiske styring efter disse. For det første vil der ske en systematisk opfølgning på om målene i forhold til den enkelte bruger opfyldes. I forlængelse heraf vil der blive fulgt op om centrene/institutionerne opfylder de mål, som er opstillet for deres indsats. Dette vil give et godt overordnet billede af hvilke tiltag, som bedst skaber de ønskede resultater på området, og som der derfor bør satses på i indsatsen overfor udsatte børn og unge.

 

Som en del af performance styringen i forhold til centre og institutioner kan der i ønsket omfang udarbejdes nye budgetfordelingsmodeller, der baseres på, at ressourcerne tildeles de enheder, hvor opgaverne løses bedst.

 

I det følgende relateres metoden vedr. formulering af konkrete politiske effektmål, delmål og performance indikatorer til området for børnefamilier med særlige behov.

 

Udarbejdelsen af et målhierarki på området for børnefamilier med særlige behov

I dette afsnit gennemgås de politiske målsætninger på området samt hvordan disse indvirker på formuleringen af overordnede politiske effektmål, delmål og performance indikatorer på center-, institutions- og brugerniveau.

 

I sektorplanen for området for børnefamilier med særlige behov (FAU 523/2003) er der formuleret følgende overordnede politiske målsætninger for forvaltningens indsats:

 

·        At bidrage til løsning af børns, unges og forældres problemer

·        At understøtte dem i deres behov og ønsker om at få et godt liv

·        At støtte børn, unge og forældre i at blive selvstændige individer, der kan deltage i samfundslivet på lige fod med andre borgere

 

Kilde: Sektorplanen for området for børnefamilier med særlige behov, 2003, side 4.

 

Som nævnt ovenfor skal de overordnede politiske målsætninger betragtes som endemålet for, hvad samtlige mål og tiltag på området skal opfylde. For at gøre de overordnede politiske målsætninger håndterbare i nærværende sammenhæng har forvaltningen arbejdet med at nedbryde de overordnede målsætninger i mere konkrete politiske effektmål. Som skitseret kan de politiske effektmål betragtes som første led af målbare mål i målhierarkiet.

 

Det indstilles, at projektet tager udgangspunkt i følgende tre politiske effektmål:

 

1.      Bidrage til lige muligheder for udfoldelse, udvikling og sundhed for barnet/den unge

2.      Bidrage til en opvækst med trivsel og gode vilkår for barnet/den unge

3.      Bidrage til samme grad af succes i voksenlivet som andre

 

Forskellen på området "lige muligheder for udfoldelse, udvikling og sundhed" og "en opvækst med trivsel og gode vilkår" skal forstås således, at førstnævnte primært vedrører udviklingsperspektivet i forbindelse med barnets opvækst (hvordan barnet udvikler sig over tid), mens sidstnævnte vedrører selve rammerne for barnets opvækst (hvordan barnet har det under opvæksten).

 

De indstillede politiske effektmål er efterfølgende i figuren på næste side blevet nedbrudt i underliggende delmål. De underliggende delmål repræsenterer de indsatsområder, hvor der efterfølgende vil ske en videre definition og operationalisering af performance indikatorer på center- og institutionsniveau samt brugerniveau.

 

De underliggende delmål er i nærværende indstilling formuleret som "temaer" indenfor hvilke, der vil ske en yderligere præcisering i det videre projektforløb. Det bemærkes, at listen over delmål er foreløbig, og udvikler sig i løbet af projektet.

 

I nedenstående figurer ses sammenhængen mellem de tre politiske effektmål og de underliggende delmål. Indledende ses sammenhængen mellem det overordnede effektmål vedr. barnets muligheder for udfol delse, udvikling og sundhed og de underliggende delmål.

 

Figur 2: Oversigt over sammenhængen mellem politisk effektmål 1 og underliggende delmål:

Se figur 2 i bilag 3.

 

Det ses, at delmålene omhandler barnets uddannelse, fysiske udvikling, dets relationer til andre mennesker, kriminalitets- og misbrugsproblemer samt selvmordsforsøg. Der vil blive arbejdet med antallet og indholdet af delmålene på området i det videre projektforløb (gælder også de nedenstående figurer).

 

Nedenfor ses de underliggende parametre i forhold til effektmålet vedr. barnets trivsel og vilkår under opvæksten.

 

Figur 3: Oversigt over sammenhængen mellem politisk effektmål 2 og underliggende parametre:

Se figur 3 i bilag 3.

 

Under det politiske effektmål vedr. barnets trivsel og vilkår er der indtil videre formuleret delmål vedr. tilknytningen til familien, graden af indflydelse på og tilfredshed med egen livssituation samt deltagelse i fritidsaktiviteter.

 

I figur 4 ses de underliggende parametre vedr. det tredje overordnede effektmål vedr. graden af succes i voksenlivet.

 

Figur 4: Oversigt over sammenhængen mellem overordnet effektmål 3 og underliggende delmål:

Se figur 4 i bilag 3.

 

I forbindelse med det politiske effektmål vedr. graden af succes i voksenlivet er det indtil videre valgt at fokusere på områderne: Uddannelse og selvforsørgelse, fravær af kriminalitet, misbrugsproblemer og selvmordsforsøg, den langsigtede sundhed samt familieforhold. Sidstnævnte relaterer sig primært til, at barnet/den unge ikke senere i livet reproducerer de problemer, som har været kendetegnende for egen opvækst.

 

Projektets øvrige indhold, herunder proces- og handleplan 

Som nævnt vil det videre arbejde indledende fokusere på at operationalisere de opstillede politiske effektmål og underliggende delmål yderligere samt at formulere performance indikatorer på center-, institutions- og brugerniveau. Der vil i den sammenhæng blive lagt vægt på at dokumentere årsagssammenhængene mellem de politiske målsætninger, politiske effektmål og underliggende delmål. Formålet med udarbejdelsen af disse "logiske kort" over de overordnede sammenhænge i målhierarkiet er at sikre, at det samlede målhierarki medvirker til at opfylde de overordnede politiske målsætninger på området.

 

I arbejdet med at dokumentere sammenhængene mellem de politiske effektmål og underliggende delmål vil der blive trukket på forskningsresultater og erfaringer fra Danmark og udlandet.

 

Udviklingen og dokumentationen af målhierarkiet forventes afsluttet i januar 2006. Umiddelbart herefter påbegyndes udarbejdelsen af styringskoncepter (måleværktøjer, skemaer, rapporteringsværktøjer, retningslinier og vejledninger) som skal understøtte performance managementsystemets endelige implementering på centre og institutioner. En integreret del af denne proces er udviklingen af metoder til opfølgning i forhold til de opstillede mål samt udarbejdelse af eventuelle budgetfordelingsmodeller, der er baseret på centrenes/institutionerne performance. Udviklingen af styringskoncepter forventes afsluttet i april 2006.

 

Fra maj til juni 2006 testes de udviklede styringskoncepter på udvalgte lokalcentre og institutioner. Udvælgelsen af pilotcentre/institutioner sker i samarbejde med lokalcentrene og institutionerne.

 

Umiddelbart efter testen på udvalgte lokalcentre og institutioner udarbejdes kravspecifikationer for evt. understøttende IT-løsninger. Dette sker i samarbejde med styregruppen for ledelsesinformation. Kravspecifikationen af evt. IT-systemer forventes afsluttet midt på efteråret 2006.

 

Det er hensigten, at 2007 skal være et forsøgsår, hvor performance management konceptet implementeres på alle lokalcentre og institutioner på bevillingsområdet. I forsøgsåret vil lokalcentrene og institutionerne opnå fortrolighed med de nye styringskoncepter og de understøttende IT-løsninger. Efter planen vil performance management konceptet være det bærende i både den faglige og økonomiske styring af området fra januar 2008.

 

Nedenfor ses en samlet tidsplan for det videre forløb vedr. performance management på området for børnefamilier med særlige behov.

 

Tabel 2: Tids- og procesplan for det videre forløb:

Tidspunkt	Aktivitet
14. september 2005	FAU-behandling af projektplan.
September/oktober 2005	Overordnet fastlæggelse af overordnede performance indikatorer og retningslinierne for performance management på BO2.
November 2005	Etablering af projektgruppe.
November 2005 – januar 2006	Opstilling af performance indikatorer vedr. lokalcentre og institutioner. Udarbejdelse af logiske kort over sammenhængen mellem målsætninger, effektmål og delmål.
Februar – april 2006	Udarbejdelse af styringskoncept (måleværktøjer, skemaer, rapporteringsværktøjer, retningslinier og vejledninger).
Maj – juni 2006	Test af værktøjer på pilotcentre/pilotinstitutioner.
Juli – september 2006	Kravspecifikationer af eventuelle styringssystemer.
1. januar 2007	Iværksættelse af forsøgsår med performance management på alle lokalcentre og institutioner
1. januar 2008	Performance management konceptet er det bærende i både den faglige og økonomiske styring af området.

 

Projektorganisation

Der nedsættes en styregruppe med deltagelse af Direktionen samt fag- og økonomikontoret på området. ØPA 2 varetager sekretariatsfunktionen i forhold til styregruppen.

 

Der nedsættes endvidere en projektgruppe med deltagelse af én centerchef, én børnefamilieteamchef, én institutionsleder, én medarbejder fra fagkontoret og én medarbejder fra økonomikontoret. Projektgruppen nedsættes og starter arbejdet umiddelbart efter den politiske godkendelse af projektplanen.

 

Projektgruppens opgave vil primært være at udarbejde og dokumentere et målhierarki. Desuden vil projektgruppen være det udførende led i forbindelse med udarbejdelsen af styringskoncepter og gennemførelsen af pilotprojektet på udvalgte centre og institutioner.

 

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

Sagstypen er ikke omfattet af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Den samlede udgift til gennemførelse af projektet vurderes at være 700.000 kr.

 

Udgifterne vil primært vedrøre opkvalificering af medarbejderne, erfaringsindsamling fra andre organisationer mm. i Danmark og udlandet, sparring med ekstern konsulent samt udarbejdelse af styringskoncept. Eventuelle udgifter til et understøttende IT-system er ikke inkluderet i denne opgørelse.

 

Anmodningen om 700.000 kr. til projektet indgår i en særskilt indstilling til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget om udmøntning af ledige midler i forbindelse med centraliseringen af refusionsudgifter på området for børnefamilier med særlige behov. Indstillingen er forelagt Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget d. 7. september 2005.

 

Indstillingen er vedlagt som bilag 1.

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen.

 

HØRING

Ingen.

 

BILAG

1.      Indstilling vedr. udmøntning af ledige midler i 2005 på området for børnefamilier med særlige behov

2.      "Mangelfuld forskning om udsatte børn", artikel i JP-København fra d. 6. juli 2005

3.      Figurer.

 

                                                                                                              

Grethe Munk /

                                                    Sven Bjerre