Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 9. november 2005

 

 

3.      Tillægsbevilling til dækning af merudgifter på IT-området i forbindelse med implementering af projekt Ny Struktur i Københavns Kommune (Bilag)

 

FAU 608/2005  J.nr. 608/2005

 

 

INDSTILLING

Familie og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller, at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen

 

at der gives en tillægsbevilling på 3.925.000 kr. til dækning af merudgifter til ekstern konsulentbistand og bistand fra systemleverandører, i forbindelse med implementering af Projekt Ny Struktur i Københavns Kommune.

 

RESUME

I forbindelse med den IT-mæssige implementering af projekt Ny Struktur i Københavns Kommune er der opstået et behov for ressourcer til ekstern konsulent- og leverandørbistand, samt til frikøb af interne ressourcer fra lokalforvaltningen. Ressourcerne skal medvirke til at sikre at de nødvendige systemomlægninger og brugerautorisationer kan gennemføres, således at medarbejderne den 1/1 2006 kan udføre deres kerneopgaver i de nye forvaltninger

 

Indstillingen omfatter udelukkende de nødvendige IT tiltag i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen frem til årsskiftet. Yderligere merudgift vil blive fremlagt af de konkrete fagforvaltninger via de kommende udvalg

 

Udgifterne estimeres til 3.925.000 kr. i 2005.

 

SAGSBESKRIVELSE

I forbindelse med den kommende omstrukturering står Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen overfor en række meget alvorlige udfordringer i forbindelse med

• at sikre at forvaltningens brugere også efter den 1/1 2006 kan få de ydelser de har krav på – det drejer sig primært  om forsørgelsesydelser, pleje og pasning.
• at sikre at der som et minimum konteres i de rigtige forvaltninger, således at der kan føres regnskab i den nye forvaltningsstruktur i år 2006.
• at sikre korrekt adgang til IT -systemer i forhold til forvaltningstilknytning pr. 1.1.2006

 

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens Direktion tiltrådte den 22/9 2005 en indstilling (bilag 1: Indstilling til direktionen vedr. FAFs IT-implementeringsplan for projekt ny struktur i KK) vedrørende FAFs IT-implementeringsplan for Projekt Ny Struktur i Københavns Kommune.

 

Af indstillingen fremgår det bl.a. at FAF ikke kan nå at gennemføre en fuld implementering af IT-understøttelse i den nye forvaltnings­struktur til den 1/1 2006, samt at den IT-mæssige omstrukturering vil kræve betydelige ekstra ressourcer for FAFs vedkommende.

 

Det blev derfor besluttet at gennemføre en midlertidig "nødplan", der skulle sikre, at forvaltningens kerneopgaver kunne IT-understøttes i den gamle struktur pr. 1/1 2006. Herefter skulle et egentligt IT-omstruktureringsprojekt iværksættes, for at sikre at det nuværende niveau i understøttelse af kerneydelser og styring etableres i den ny struktur.

 

I den forbindelse indmeldte FAF sit behov i forhold til dækning af ekstraudgifter og træk på interne ressourcer til Økonomiforvaltningen (jf. Bilag 2: FAF's bemærkninger til ØKF's IT-implementeringsplan for Projekt Ny Struktur i KK).

Udgifterne i tilbagemeldingen til Økonomiforvaltningen er fordelt på en nødplan og det egentlige omstruktureringsprojekt.

Forudsætningerne for nødplanen har imidlertid ændret sig, således at det ikke længere er en acceptabel løsning at fortsætte understøttelsen i den gamle struktur. De nye forvaltninger er i gang med at etablere sig økonomisk og organisatorisk, og kan ikke leve med, at medarbejdernes nye opgaver og tilhørsforhold ikke kan IT-understøttes, og at der ikke kan følges op på økonomi og aktiviteter i de nye forvaltninger.

 

Det har derfor været nødvendigt at flytte en række aktiviteter fra det egentlige omstruktureringsprojekt til nødplanen, der som følge af dette er vokset både i omfang og kompleksitet.

 

Der skal således gennemføres en omfattende omlægning af forvaltningens systemer, og det skal sikres, at medarbejderne i de nye forvaltninger IT-mæssigt er overflyttet og autoriseret til de systemer de har brug for i deres arbejde den 1/1 2006.

 

Der er en række risici forbundet med beslutningen om at gennemføre omlægningen af systemer og overflytning af brugere inden 1/1 2006.

Den meget korte omlægningsperiode gør, at der ikke er mulighed for at frigøre den nødvendige kompetence internt i forvaltningen til omlægning af systemerne. Samtidig er det et stort problem, at der, på en række meget væsentlige områder, endnu ikke er truffet beslutning om hvordan Københavns Kommune konkret skal organiseres. Distriktsinddelingen forventes således først at falde endeligt på plads den 15. december, ligesom der stadig ikke er klarhed over hvilke organisatoriske enheder den kommende Socialforvaltning og den kommende Beskæftigelses- og Integrationsforvaltning kommer til at bestå af.

 

Der er således et stort behov for at udvikle løsninger og planlægge processer der kan effektivisere f.eks. brugerautorisationer og overflytning af sager, således at de nødvendige aktiviteter kan gennemføres hurtigt og effektivt når beslutningerne foreligger.

 

Det er en afgørende forudsætning for at dette kan lade sig gøre, at der bliver mulighed for at trække på ekspertbistand fra system­leverandører i forhold til de konkrete systemer. Herudover vil der være behov for at trække på konsulentbistand i forhold til tilrettelæggelse og udvikling af automatiserede procedurer til brugerautorisation, samt gennemførelse af tekniske analyser og test.

 

Der vil ligeledes være behov for at inddrage lokale ressourcer med kendskab til systemer og sikkerhed til at planlægge og gennemføre systemomlægninger og autorisationer, samt til at sikre det nødvendige beredskab i forhold til at opgaven skal være løst 1/1 2006.

 

Det vurderes derfor at der vil være en række ekstra udgifter til ekstern konsulent- og leverandørbistand, hvis de nødvendige aktiviteter skal gennemføres. Endvidere vil der være udgifter til frikøb af interne ressourcer fra lokalforvaltningen. Udgifterne er nærmere beskrevet i økonomiafsnittet

 

MILJØVURDERING

Der forventes ingen miljømæssige konsekvenser

 

ØKONOMI

Forventede merudgifter i 2005 til ekstern konsulent- og leverandørbistand

 

Ekstern konsulent- og leverandørbistand:

Udvikling af koncept til masseautorisation	Kr. 0,5 millioner.
Teknisk projektbistand	kr. 0,7 millioner.
Omlægning af økonomirapporter	kr. 0,5 millioner.
Implementeringskonsulent til test	kr. 300.000.
Leverandørbistand til omlægning af ydelsessystemer	kr. 1,5 millioner.
Leverandørbistand til omlægning af lønsystem	Kr. 50.000
Udgifter til eksterne konsulenter og leverandører i alt	Kr. 3.550.000

 

Forventede merudgifter til frikøb af interne ressourcer fra lokalforvaltningen. Udgifterne er beregnet udfra en gennemsnitlig månedsløn på 25.000 kr:

 

3 medarbejdere i 3 måneder til sikkerhed og brugeradministration	225.000 kr.
2 medarbejdere 3 måneder til omlægning af KMD Aktiv	150.000 kr.
I alt til frikøb af interne ressourcer fra lokalforvaltningen	kr. 375.000

 

Samlede merudgifter til omstruk­turering på IT-området i FAF i 2005

Kr. 3.925.000

 

HØRING

Sagen har været i høring i den kommende Børne- og Ungdomsforvaltning og den kommende Beskæftigelses- og Integrationsforvaltning. Der er ikke modtaget bemærkninger til sagen.

 

BILAG

• Bilag 1: Indstilling til direktionen vedr. FAFs IT-implementeringsplan for projekt ny struktur i KK

 

• Bilag 2: FAF's bemærkninger til ØKF's IT-implementeringsplan for Projekt Ny Struktur i KK

 

 

                                            Grethe Munk

                                                                        /

                                                                                       Sven Bjerre