Indstilling om Fælles Borgerservice i Valby - lokalisering og økonomi
Indstilling om Fælles Borgerservice i Valby - lokalisering og økonomi
Borgerrepræsentationen
DAGSORDEN
for Ordinært møde torsdag den 30. august 2007
BR 320/07
Indstilling om Fælles Borgerservice i Valby - lokalisering og økonomi
Indstilling om Fælles Borgerservice i Valby - lokalisering og økonomi
Indstilling om,
1. at det reviderede budget for Fælles Borgerservice i Valby som åbner april 2008 godkendes, herunder at der oprettes en fælles administrativ enhed i Fælles Borgerservice Valby,
2. at lejevilkårene med ATP ejendomme om indgåelse af lejemål i stueetagen på Toftegårds Plads godkendes, samt
3. at de fremsendte høringssvar tages til efterretning.
(Økonomiudvalget)
På baggrund af Økonomiudvalgets tidligere principgodkendelse om Fælles
Borgerservice i Valby (ØU 23/2007), behandlingen af indstilling vedr. Fælles
Borgerservice i Valby (ØU 145 /2007) og de deraf indkomne høringssvar, stilles
forslag om etablering af et nyt borgerservicecenter samlokaliseret med
socialcenter og P/O-kontor i Valby.
INDSTILLING OG Beslutning
|
Indstilling om, 1. at det reviderede budget for Fælles Borgerservice i Valby som åbner april 2008 godkendes, herunder at der oprettes en fælles administrativ enhed i Fælles Borgerservice Valby, 2. at lejevilkårene med ATP ejendomme om indgåelse af lejemål i stueetagen på Toftegårds Plads godkendes, samt 3. at de fremsendte høringssvar tages til efterretning (Økonomiudvalget) |
Problemstilling
I forbindelse med budgetforhandlingerne for budget 2007 blev det besluttet at samle den lokale borgerbetjening mhp. at skabe én indgang, optimere driften og tilvejebringe et økonomisk råderum til finansiering af fremtidige borgerservicecentre. For at kunne tilvejebringe et beløb, der kan finansiere den fremtidige drift af borgerservicecentrene, er det nødvendigt at se nærmere på de områder, hvor driften kan optimeres i de enheder, der samlokaliseres. Fokus i budgetanalysen er dels på lejevilkår, dels på effektiviseringsgevinster på det administrative område.
Denne indstilling behandler det reviderede budget, placering og lejevilkår for Fælles Borgerservice i Valby, og de fremsendte høringssvar.
Løsning
Københavnerne skal fremover møde kommunen i deres lokalområde på en enkel og overskuelig måde. Borgerrepræsentationen har derfor besluttet at samle borgerbetjeningen i lokalområdet på én adresse. Det nye koncept for Fælles Borgerservice blev drøftet og principgodkendt i Borgerrepræsentationen den 8. februar 2007 (BR 57/07).
Indstilling om etablering af Fælles Borgerservice i Valby – lokalisering og økonomi blev behandlet af Økonomiudvalget den 8. maj 2007 (ØU 145/2007) og herefter sendt i høring hos de stående udvalg og relevante parter.
I høringssvarene er der generel tilslutning til etableringen af Fælles Borgerservice i Valby, herunder samlokaliseringen ml. socialcenter og P/O kontor. Høringssvarene og bemærkningerne i forbindelse med Økonomiudvalgets behandling den 8. maj 2007 har givet anledning til at ændre den langsigtede besparelse således, at der nu er behov for at finde 1,8 mio. kr. i stedet for 1,5 mio. kr.
Ændringen skyldes to forhold: A) et mindrebehov på 0,2 mio. kr. som skyldes, at overhead beløbet til borgerservice er tilrettet efter det overhead beløb, der anvendes i forbindelse med etableringen af Koncernservice. B) at det i skrivende stund er uafklaret, hvorvidt Ældrekontoret flytter fra Ottiliavej til Toftegårds Plads. Den mulige besparelse på husleje svarende til 0,5 mill. kr. er derfor ikke indregnet i finansieringen. Såfremt Ældrekontoret flytter til Toftegårds Plads vil finansieringsbehovet fra den fælles administrative enhed i Socialcentret, P/O-kontoret og borgerservice reduceres til 1,3 mio. kr.
Lokalitet i Valby –
Toftegårds Plads
Det første fælles borgerservicecenter etableres på Toftegårds Plads i Valby.
Københavns Borgerservice etableres i stueetagen, hvor Pensions- og Omsorgskontoret og Socialcentret allerede er placeret på hhv. 3. og 4. sal, jf. bilag 1.
Model for finansiering
af fælles borgerservice i Valby
Budgetanalysen viser, at der i Valby på kort sigt kan hentes en besparelse på ca. 1,4 årligt mio. kr. De umiddelbare gevinster hentes dels ved gunstige forhandlingsvilkår på huslejen svarende til 0,8 mio. kr., dels ved at lederfunktionen i borgerservice overtages af en af de eksisterende servicecenterchefer eller af en leder fra en af de eksisterende enheder i Fælles Borgerservice svarende til 0,6 mio. kr., jf. bilag 2.
På lang sigt, dvs. over en 3-årig periode, vurderes der at kunne hentes en yderligere besparelse på ca. 1,8 mio. kr. årligt. Gevinsten indhentes ved fælles løsning af udvalgte opgaver inden for administration, f.eks. løn, personale, økonomi og bygnings-administration samt ved at udnytte mulighederne for fælles indkøb m.v., jf. bilag 2.
Effektiviseringerne indhentet i Valby bygger på en række forudsætninger omkring sammensætning og lokalisering, som ikke kan forudsættes at være gældende i alle bydele. Analysen peger derfor alene på et generelt effektiviseringspotentiale i de øvrige bydele, som konkretiseres nærmere i løbet af 2007.
Økonomi
Tabel 1 viser de samlede udgifter til etablering og drift samt finansiering af borgerservice i Valby.
Tabel 1. Samlede udgifter til etablering og drift af
borgerservice i Valby
|
Mio. kr. 2007 p/l |
2007 |
2008 |
2009 |
|
Etablering* |
5,0 |
1,0 |
|
|
Drift** |
|
4,5 |
6,1 |
|
I alt |
5,0 |
5,5 |
6,1 |
* Midler til etablering er
bevilget, jf. BR 57/7
** Samlede bruttodriftsudgifter
inkl. løn og overhead overført fra forvaltningerne
Tabel 2 viser, at Borgerservice i Valby dels finansieres ved overførsel af løn og overhead til 8 medarbejdere fra forvaltningerne svarende til ca. 2,9 mio. kr., en besparelse på lokaler og borgerservice drift svarende til ca. 1,4 mio. kr. og en besparelse ved etablering af fælles administration på ca. 1,8 mio. kr. realiseret over 3 år. Fordelingen af besparelserne tager udgangspunkt i enhedernes andel af lokaleareal samt administrative budget. Fordelingen på forvaltninger fremgår af bilag 2, tabel 4.
De midlertidige driftsudgifter til borgerservice i den mellemliggende periode, hvor gevinsterne ved fælles administration endnu ikke er fuldt ud realiseret, dækkes af midler afsat i budget 2007 til Fælles Borgerservice Valby og udmøntet i forbindelse med BR's principgodkendelse om at samle borgerbetjeningen i lokalområdet på én adresse (BR 57/07 ).
Tabel 2. Finansieringsoversigt for driftsbudget til
Fælles Borgerservice i Valby (inkl. løn og overhead overført fra
forvaltningerne)
|
Mio. kr. 2007 p/l |
2008 |
2009 |
2010 |
2011 |
|
Overførsel af løn og
overheadmidler fra forvaltninger |
2,2 |
2,9 |
2,9 |
2,9 |
|
Mulig besparelse –
realiseret på kort sigt |
1,1 |
1,4 |
1,4 |
1,4 |
|
Mulig besparelse –
realiseret på lang sigt |
|
0,6 |
1,2 |
1,8 |
|
Budget 2007* |
1,2 |
1,2 |
0,6 |
0 |
|
I alt |
4,5 |
6,1 |
6,1 |
6,1 |
* Forudsætter, at BR
godkender overførsel mell
em budgetårene
Det indstilles, at det reviderede budget for fælles borgerservice i Valby godkendes, herunder at der oprettes en fælles administrativ enhed i Fælles Borgerservice Valby
De konkrete besparelsesmuligheder ved etablering af Fælles Borgerservice i de 5 øvrige bydele undersøges nærmere i løbet af forår og sommer 2007, og der fremlægges en samlet plan for økonomi og udrulning af Fælles Borgerservice i de resterende bydele i forbindelse med budgetforhandlingerne for budget 2008.
Som forventet etableres Fælles Borgerservice i Valby i 3. mands lejemål, hvilket betyder, at der er forbundet deponeringsudgifter med initiativet. I overensstemmelse med budgetaftalen for 2007 modregnes det deponeringspligtige beløb på 5,6 mill. kr. på kommunens låneramme i 2007.
Videre proces
Se bilag 3
Bilag
- Oversigt over politisk behandling
1. Lejevilkår for lejemål på Toftegårds Plads
2. Budgetanalyse for Fælles Borgerservice i Valby
3. Videre proces
4. Høringssvar
5. Økonomiforvaltningens bemærkninger til høringssvarene
Claus Juhl /Bjarne Winge