Delegation af beslutninger om dokumentationskrav for fravær på grund af helbred m.v.

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til, om den ønsker at delegere beslutningskompetencen til Økonomiforvaltningen til at træffe en række beslutninger vedrørende dokumentationskrav ved Borgerrepræsentationens medlemmers fravær på grund af helbred, graviditet, barsel og adoption.

Indstilling

Indstilling om,

1. at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om at delegere beslutningskompetencen til Økonomiforvaltningen til at træffe beslutninger om dokumentationskrav ved Borgerrepræsentationens medlemmers fravær på grund af helbred m.v. som beskrevet i sagsfremstillingen.

(Økonomiforvaltningen)

Problemstilling

Vederlagsreglerne er med virkning fra den 15. oktober 2020 blevet ændret, så et medlem på orlov (lovligt forfald i mindst én måned) ikke modtager vederlag under sin orlov.

Ved sygdom, graviditet, barsel eller adoption er der dog fortsat ret til vederlag i indtil 9 måneder. Som noget nyt er der indført et udtrykkeligt krav om dokumentation ved fravær på grund af helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption for at kunne opretholde vederlag i indtil 9 måneder. Medlemmet skal senest 14 dage efter at have meddelt forfald på grund af helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption indsende dokumentation for sit fravær for at være omfattet af retten til vederlag i indtil 9 måneder, medmindre kravet om dokumentation er åbenbart ubegrundet. Efter den første dokumentation anmoder kommunalbestyrelsen om fornyet dokumentation med passende mellemrum med henblik på, at medlemmet kan dokumentere sin ret til fravær i indtil 9 måneder. Hvor ofte dokumentation skal indsendes, vil afhænge af fraværets karakter og dokumentationens indhold.

Kommunalbestyrelsens kompetence til at beslutte, hvorvidt dokumentationskravet i det enkelte tilfælde er åbenbart ubegrundet, hvorvidt dokumentationskravet er opfyldt og hvornår der skal indhentes fornyet dokumentation for fravær på grund af helbred mv, henhører under den daglige administration af vederlagsreglerne og kan således delegeres til forvaltningen.

Løsning

Vederlagsreglerne er som beskrevet ovenfor blevet ændret med virkning fra den 15. oktober 2020.

De ny vederlagsregler indeholder følgende ændringer:

1. Vederlag ophører efter 1 måneds fravær mod før 3 måneders fravær.
2. Når stedfortræderen indkaldes i mere end 7 dage, får kun stedfortræderen vederlag. Dette indebærer, at når der skal indkaldes stedfortræder som følge af fravær af mindst en måneds varighed (orlov), så bortfalder medlemmets vederlag allerede fra det tidspunkt, hvor stedfortræderen indtræder.
3. Dokumentationskrav ved fravær på grund af helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption for at kunne opretholde vederlag i indtil 9 måneder.

Ved sygdom, graviditet, barsel eller adoption er der således fortsat ret til vederlag i indtil 9 måneder. Som noget nyt er der indført et udtrykkeligt krav om dokumentation ved fravær på grund af helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption for at kunne opretholde vederlag i indtil 9 måneder, medmindre kravet om dokumentation er åbenbart ubegrundet.

Social- og Indenrigsministeriet angiver som eksempel, at dokumentationskravet må anses som åbenbart ubegrundet ved åbenbare, kendte fraværsårsager som f.eks. kendt hospitalsindlæggelse, terminal sygdom, alvorligt trafikuheld, fødsel eller lignende. I disse situationer skal der ikke afkræves dokumentation.

Kravet om dokumentation for fravær på grund af helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption vil kunne opfyldes af lægeerklæring eller anden relevant dokumentation, f.eks. adoptionspapirer, som i fornødent omfang dokumenterer årsagen til medlemmets fravær.

Betydningen for ændringerne i vederlagsreglerne for Borgerrepræsentationens medlemmer er nærmere beskrevet i bilag 1 med tilhørende materiale samt i bilag 2.

Delegation af beslutninger om dokumentationskravet ved fravær på grund af helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption 

Kommunalbestyrelsens kompetence til at beslutte, hvorvidt dokumentationskravet i det enkelte tilfælde er åbenbart ubegrundet, hvorvidt dokumentationskravet er opfyldt, og hvornår der skal indhentes fornyet dokumentation for fravær på grund af helbred mv henhører under den daglige administration af vederlagsreglerne og kan delegeres til forvaltningen.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om at delegere kompetencen til Økonomiforvaltningen til at træffe ovenstående beslutninger om dokumentationskravet ved fravær på grund af helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption.

Administration af den givne delegation

Det følger af styrelseslovens § 15, stk. 4, at Borgerrepræsentationen skal foretage en prøvelse af, om betingelserne for stedfortræderens indtræden er opfyldt, herunder om der foreligger et forfald, der berettiger til stedfortræderindkaldelsen. Når betingelserne herfor er opfyldt, er indkaldelse af stedfortræder obligatorisk.

I praksis betyder den givne delegation, at Borgerrepræsentationen fortsat på sædvanlig vis skal tage stilling til indkaldelse af stedfortræder ved fravær af mindst en måned, men at der i sagen om indkaldelse af stedfortræder vil blive givet oplysning om, at sekretariatet har indhentet den fornødne dokumentation for eksempel i form af lægeerklæring.

Dokumentation for fraværet f.eks. lægeerklæringen vil ikke vedlægges sagen af hensyn til oplysningernes karakter, men vil foreligge til gennemsyn for Borgerrepræsentationens medlemmer i Borgerrepræsentationens Sekretariat.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil, hvis Borgerrepræsentationen tiltræder indstillingen, opdatere Borgerrepræsentationens delegationsfortegnelse over beslutningskompetence overladt til Økonomiforvaltningen.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 21. januar 2021

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.