Godkendelse af årsregnskabet 2019

Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger

Økonomiforvaltningens kommentarer

Risiko for besvigelser

Revisionsudvalget noterer sig, at revisors gennemgang i 2019 - ud over den manglende afstemning af kommunens tilgodehavender - har vist mangler i de interne kontroller, manglende afstemning af balancens poster samt mangler vedrørende drift og vedligeholdelse af roller og rettigheder i Kvantum (der henvises særligt til revisionsbemærkningerne 1, 2, 6 og 14). Dette kan medføre en forøget risiko for besvigelser.

Revisionsudvalget anbefaler derfor, at Økonomiudvalget indskærper, at direktionen i Økonomiforvaltningen sikrer, at de revisionsbemærkninger, der i kombination med hinanden medfører en forøget risiko for besvigelser, lukkes hurtigst muligt.

Økonomiforvaltningen arbejder løbende med kommunens kontrolmiljø, og arbejder fokuseret på at imødekomme de observerede forhold og lukke revisionsbemærkningerne, jf. de udarbejdede handleplaner.

Debitorområdet

Revisionsudvalget bemærker, at revisor i lighed med 2018 har en kritisk bemærkning vedrørende debitorområdet, som revisor tillige, og højest usædvanligt, særligt omtaler i påtegningen til regnskabet.

Revisionsudvalget finder det utilfredsstillende, at der er usikkerhed omkring kommunens tilgodehavender og dermed en risiko for, at kommunens indtægter ikke er korrekt indregnet i regnskabet, samt at potentielle tab/afskrivninger ikke er identificeret i regnskabet.

Revisionsudvalget noterer med tilfredshed, at flere delopgaver i arbejdet med tilgodehavenderne er eller vil blive afsluttet i efteråret 2020. Revisionsudvalget anbefaler, at Økonomiudvalget indskærper, at direktionen i Økonomiforvaltningen sikrer, at arbejdet med alle de delopgaver, der indgår i at sikre at kommunens tilgodehavender er retvisende, afsluttes inden aflæggelse af regnskabet for 2020, herunder at det er afklaret, hvilke konsekvenser forholdet har for kommunens borgere og for kommunekassen.

Økonomiforvaltningen har afstemt hovedparten af de udestående debitorkonti. Der udestår ift. igangværende projekt en afstemning af tre specifikke konti vedrørende parkeringsområdet, biblioteksområdet samt ejendomsskattesystemet.

Økonomiudvalget vil blive orienteret om resultatet af oprydningen på debitorområdet ifm. sagen om opfølgning på revisionsbemærkninger, som også forelægges Økonomiudvalget på mødet 8. december 2020.

I forlængelse en gennemgang af kommunens tilgodehavender vil Økonomiforvaltningen arbejde videre med at optimere og ensarte processerne på debitorområdet, herunder kommunens interne ansvarsfordeling og dokumentationskrav, samt i forbindelse med den trinvise ibrugtagning af det nye fællesoffentlige inddrivelsessystem afstemme beholdningen af fordringer mellem kommunen og Gældsstyrelsen.

Indkøb

Revisionsudvalget bemærker, at revisor i lighed med tidligere år anfører, at kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser ikke foretages således, at gældende regler for konkurrenceudsættelse overholdes. Endvidere påpeges at kommunen ikke får realiseret de økonomiske gevinster (sparsommelighed) gennem konkurrenceudsættelse og indkøb via de indgåede aftaler gennem indkøbsløsningen i Kvantum.

Revisionsudvalget anbefaler derfor, at fagudvalgene indskærper, at direktionen i de enkelte forvaltninger sikrer, at lovgivningen og kommunens regler for indkøb overholdes. Det er kritisabelt, at der løbende kommer revisionsrapporter m.v., der peger på, at indkøbsreglerne ikke er overholdt, som i 2019 vedrørende køb af eksterne advokat- og konsulentydelser.

I indkøbspolitikken er anført en målsætning om, at ”95% af de indkøbte varer er købt hos den rigtige leverandør ved udgangen af 2021”. P.t. er anvendelsen af indkøbsløsningen i Kvantum det bedste værktøj til måling af indkøbscompliance. Anvendelsen af indkøbsløsningen er steget gennem 2019, men lader til at stagnere mellem 35 og 40%. Dette parameter giver dog ikke en valid måling i forhold til, hvorvidt køb af varer og tjenesteydelser er sket til den rigtige pris hos den rigtige leverandør.

Derfor anbefaler Revisionsudvalget, at revisors anbefaling om to nye målbilleder for indkøbscompliance følges.

1. Aftale-compliance, der viser kommunens evne til at købe konkurrenceudsatte varer/tjenesteydelser hos den rigtige leverandør.

2. Proces-compliance, der viser kommunens evne til at anvende de rigtige løsninger i forbindelse med indkøb og fakturahåndtering.

Det skønnes, at potentialet for, hvad der mest hensigtsmæssigt kan indkøbes på aftale, er 5,2 mia.kr. årligt.

Økonomiforvaltningen stiller ledelsesinformation på indkøb til rådighed for alle forvaltninger. Compliance har vist en stigende tendens gennem 2020 og handleplanerne vurderes at understøtte en fortsat positiv udvikling. Det kræver dog et konstant fokus at øge compliance. For 2019 var måltallet 70 pct. og den opnåede compliance 36,1 pct.

Økonomiforvaltningen påbegyndte implementeringen af både aftale- og procescompliance primo 2020, og arbejdet fortsætter året ud. Det forventes, at den tekniske løsning til opgørelse af aftalecompliance er på plads i 4. kvartal 2020.

Parallelt med denne ændringsanmodning implementerer Økonomiforvaltningen de nødvendige indholdsmæssige ændringer i Kvantum Indkøb. Dette drejer sig bl.a. om katalogopdateringer på 8-900 kontrakter i Kvantum Indkøb, og klargøring af ledelsesrapporteringen på compliancerapporterne.

Der arbejdes med at udvikle et rapporterings- og opfølgningsregime på anvendelsen af de korrekte processer i forbindelse med indkøb. Det forventes, at opgørelse og opfølgning på procescompliance implementeres i marts 2021.

Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger

Teknik- og Miljøforvaltningens kommentarer

Takster Teknik- og Miljøforvaltningen

Revisionsudvalget noterer sig forvaltningens arbejde med genopretningen af takstområdet. Arbejdet forventes afsluttet således, at beregning af forvaltningens eksterne og interne takster for 2022, er i overensstemmelse med gældende regler, transparente, korrekt beregnede og på det rigtige grundlag. Revisionsudvalget anmoder Intern Revision om medio 2021 at gennemgå og vurdere kvalitet i forvaltningens takster for 2022.

Endelig tager Revisionsudvalget til efterretning, at forvaltningen på fem områder igennem en årrække har opkrævet for høje gebyrer i medfør af Vejloven. Forvaltningen har som følge heraf en pligt til tilbagebetaling, og de samlede tilbagebetalingsomkostninger på de fem sagsområder inkl. sagsbehandling er senest anslået til samlet 99,7 mio. kr.

Forvaltningens genberegnede takster er godkendt og indarbejdet i takstkataloget til budget 2021. Forvaltningen forventer til takstberegningen for 2022 at anvende aktivitetsdata baseret på tidsregistreringer. Udviklingen af takstområdet er en kontinuerlig proces, hvor der fortsat arbejdes med at forbedre datagrundlaget og arbejdsprocesser, så taksterne fortsat sikres lovlige, transparente, korrekt beregnede og på det rigtige grundlag.

Forvaltningen deltager i en arbejdsgruppe nedsat af Økonomiforvaltningen med repræsentanter på tværs af kommunen. Arbejdsgruppen skal levere input til fælles retningslinjer for takstberegningen. Som en del af dette arbejde forventes udarbejdet fælles retningslinjer for beregningen af interne priser.