Nyt lejemål og deponering - Fortrolig

55. Nyt lejemål og deponering - Fortrolig (2010-121212) Ved dannelsen af den nye større og samlede enhed for Københavns Borgerservice (KBS), skal der træffes beslutning om indgåelse af nyt lejemål for Københavns Borgerservice, samt deponering for lejemålet. Lejemålet støtter op om de synergier og effektiviseringer, der ligger bag samlingen af borgerservice i én koncern. INDSTILLING OG Beslutning Indstilling om, at det tages til efterretning, at Københavns Borgerservice, i forbindelse med afslutningen af sammenlægningen af borgerservice, flytter dele af organisationen (stabsfunktionen og Backoffice) til et nyt samlet lejemål, samt at deponeringen til indgåelse af lejemålet på 70 mio. kr. p/l 2010 bortfalder ved, at der bevilliges et træk på lånerammen til Økonomiforvaltningen i 2010. (Økonomiudvalget) Problemstilling Siden efteråret 2009 har der været arbejdet fokuseret på dannelsen af en ny større borgerserviceorganisation med en klar mission til gavn for københavnerne: Effektiv og god borgerservice med respekt for borgerens tid, penge og behov. Efter en succesfuld samling af opgaver fra enheder først fra Socialforvaltningen (SOF), hvor det nye Center for Børneydelse og Boligstøtte blev dannet den 1.1.2010, og senere samlingen af en række enheder i ØKF og fra Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) den 1.6.2010 og med den kommende overtagelse af Pension København den 1.1.2011, er der nu kommet fuld klarhed over, hvad kerneorganisationen består af og hvilke arbejdsopgaver, der løses i de enkelte organisatoriske enheder. Dette gælder også på sigt frem mod 2012, hvor Københavns Kommune skal aflevere opgaveløsningen på de objektive sagsområder (folkepension, boligstøtte, børneydelse, barselsdagpenge og førtidspension) til statslig centralisering hos ATP, som led i årets budgetaftale mellem KL og Finansministeriet. Der er i øjeblikket en anden tendens, hvor kommunerne overtager nye opgaver fra staten. Eksempelvis er kommunerne ved at tage stilling til om, man skal samle opgaven vedr. EØS (EU grænsegænger-borgere og tildeling af sociale ydelser). Dette betyder, at KBS skal have indlejret en fysisk fleksibilitet ifht. at kunne overtage nye medarbejdere, som er i tråd med KK?s vedtagne kanalstrategi. Københavns Borgerservice som organisation har i dag tre ben at stå på: Den direkte kontakt med borgerne via selve de tre borgerservicecentre og de fem kommende Borgerservice Kvik enheder på bibliotekerne samt via telefonen i Kontaktcenteret (Front). Enheder der træffer afgørelser og håndterer tungere sagsbehandling (Back-office). En stab, som binder fronten sammen med Backoffice ? herunder via www.kk.dk Et af de pt. vigtigste strategiske indsatsområder for Københavns Borgerservice er en optimal fysisk organisering, hvor enhederne er lokaliseret tæt på hinanden for at opnå bedst muligt samarbejde. Problemstillingen er, at enhederne i dag er placeret i flere, spredte lejemål, hvilket medfører spildtid og manglende udnyttelse af fælles snitflader ? herunder manglende sammenhængende tværgående arbejdsgange. Løsning Da det ikke har været har ikke været muligt at finde et lejemål, der kan rumme hele Københavns Borgerservice, har man valgt at samle Kontaktcenteret (den telefoniske betjening) i HNG-bygningen sammen med det største af borgerservicecentrene (den direkte borgerhenvendelse). Dette indebærer synergi på tværs af den direkte borgerbetjening. Stabsfunktionen samt Backoffice1 Stab består af: Digitalisering, Strategi og Innovation, Kommunikation & Web, Økonomi og HR. Backoffice består af: Folkeregister, Opkrævning og ejendomsskat, Huslejenævn og Team Sekretariat 1, samles i et andet samlet lejemål, hvor man kan få skabt de nødvendige sammenhængende arbejdsgange. Københavns Borgerservice har været i forhandlinger om et nyt lejemål, Nørre Søgade 35. Dette domicil vil bidrage til, at Københavns Borgerservices nuværende og fremtidige behov for m2 er håndteret. Lejemålet på Nørre Søgade 35 rummer 3500 m2 til kontor samt 800 m2 kælder i alt 4300 m2. I øjeblikket er staben placeret i Stormgade, hvor der er 10 m2 pr. person inkl. fællesarealer. Kejd anbefaler min. 15 m2 pr. person. Det er altså ikke muligt på sigt at blive i Stormgade. I HNG er der ca. 21 m2 inkl. fællesarealer til hver medarbejder. Med lejemålet på Nørre Søgade 35 vil det være muligt at efterleve Kejds anbefaling. På kort sigt vil der være ca. 22 m2 pr. medarbejder i Nørre Søgade 35 inkl. fællesarealer. I 2012 skal der være plads til, at restopgaven i forbindelse med overdragelsen af de objektive sagsområder kan placeres i KBS Backoffice, formentlig 35 medarbejdere (fra BIF, SOF og KBS), som i dag er placeret på andre adresser. På længere sigt vil der med de ca. 35 ekstra medarbejdere, der overføres til KBS Backoffice, være ca. 18 m2 pr. medarbejder. Lejemålet har herudover en helt central placering ift. resten af fronten, som er placeret i HNG/Nyropsgade 1, så Københavns Borgerservice kan fungere som en samlet effektiv organisation. I forbindelse med flytningen opsiges der i alt 3211 m2 fordelt på 600 m2 i Stormgade og 2611 m2 i HNG. Der udlejes et areal på ca. 600 m2 til One Stop Shop og Work in Denmark af de fraflyttede m2 i HNG bygningen. Nedenstående tabel viser, hvor de medarbejdere, der skal omplaceres, sidder i dag og hvor de fremover vil være placeret: Tabel 1. Medarbejdere i Københavns Borgerservice fordelt på adresser: Fremtidig placering og funktion Nuværende placering Antal medarbejdere der omplaceres Nørre Søgade, Stab og Backoffice HNG og Stormgade 155 Hans Nansens Plads (HNG), KC og Frontbetjening HNG 140 Ørnevej, CBB (Skal primært overføres til ATP) Ørnevej 75 Hans Knudsens Plads, Pension København (Skal primært overføres til ATP) Hans Knudsens Plads 100 Resterende borgerservicecentre Bispebjerg og Amager 50 KBS i alt 520 Økonomi Københavns Borgerservice finansierer huslejen af det nye lejemål inden for rammen af, hvad der i dag anvendes på husleje, herunder også de frigivne midler fra de fraflyttede lejemål. Driftsudgifter, udover det anførte, afholdes inden for Københavns Borgerservices egen ramme. Der tages forbehold for ændringer ifht. den endelige husleje, da forhandlingerne med udlejer ikke er afsluttet. Forhandlingerne forventes afsluttet primo december 2010. Tabel 2. Bussinescase for domicilløsning (1.000 kr. 2011 p/l) Husleje Driftsudgifter Total Fraflytning fra Stormgade 18 (Staben) -1.099 -328 -1.427 Fraflytning dele af Hans Nansens Gård -2.284 -1.635 -3.919 Indtægt ved udlejning til en mindre del af Hans Nansens Gård til One Stop shop og Work in Denmark -795 -795 Subtotal -4.178 -1.963 -6.141 Udgift ved leje af Nørre Søgade 4.550 1.284 5.834 Samlet resultat -308 Den konkrete effektivisering af sammenlægningen af Administrativ Borgerservice ABS (KFF) og borgerservice (ØKF) er på 3,46 mio. kr. fra 2012 og frem. Effektiviseringen blev vedtaget med Citizen.2012 pakken. Herudover er KBS underlagt et løbende effektiviseringskrav på administration på 5 %, og nærværende sammenlokalisering af stabsfunktion og Backoffice er et led i at realisere effektiviseringerne. Ovenstående business case (tabel 2) er et led i en den samlede effektivisering, hvor omlokalisering bidrager med 308.000 kr. BR beslutning af d.15.04.2010 vedr. sammenlokaliseringen af Jamers Plads og borgerservicecentret i HNG sikrer endvidere en besparelse på 1,5 mio. kr. Borgerrepræsentationen har den 11. oktober 2007 besluttet at reservere en del af lånerammen til deponeringssager, hvor der er en effektiviseringsgevinst eller en besparelse. Den samlede effektivisering i KBS er omprioriteret til andre aktiviteter i KK i forbindelse med budgetaftalen for 2010, derfor ligger det inden for de vedtagne regler, at der ansøges om, at der bevilliges et træk på lånerammen til deponeringen på 70 mio. kr. p/l 2010. Trækket på lånerammen bevilliges i 2010. Der er en ledig låneramme på ca. 160 mio. kr. efter trækket af nærværende bevilling. Claus Juhl Thomas Jacobsen Oversigt over politisk behandling Ved dannelsen af den nye større og samlede enhed for Københavns Borgerservice (KBS), skal der træffes beslutning om indgåelse af nyt lejemål for Københavns Borgerservice, samt deponering for lejemålet. Lejemålet støtter op om de synergier og effektiviseringer, der ligger bag samlingen af borgerservice i én koncern. INDSTILLING OG Beslutning Økonomiforvaltningen (ØKF) indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, at det tages til efterretning, at Københavns Borgerservice, i forbindelse med afslutningen af sammenlægningen af borgerservice, flytter dele af organisationen (stabsfunktionen og Backoffice) til et nyt samlet lejemål, samt at deponeringen til indgåelse af lejemålet på 70 mio. kr. p/l 2010 bortfalder ved, at der bevilliges et træk på lånerammen til Økonomiforvaltningen i 2010. Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7. december 2010 Indstillingen blev anbefalet. bilag