Udvidelse af den politiske betjening i den nye samling
Udvidelse af den politiske betjening i den nye samling
Borgerrepræsentationen
DAGSORDEN
for Ordinært møde onsdag den 15. juni 2005
BR 361/05
Udvidelse af den politiske betjening i den nye samling
Udvidelse af den politiske betjening i den nye
samling
Indstilling om, at der udover det fælles læseværelse stilles et antal kontorlokaler til rådighed for medlemmerne på rådhuset. Lokalerne fordeles endeligt mellem partigrupperne ved valgperiodens start. Lokalerne tilvejebringes blandt andet ved, at der frigøres lokaler i forbindelse med etableringen af ejendomsenheden pr. 1. januar 2006. De fornødne omflytninger og eventuelle ombygningsarbejder påbegyndes den 1. august 2005, at medlemmerne deler en pulje af medarbejdere, der ansættes i Borgerrepræsentationens Sekretariat. Medarbejderne indgår i den almindelige betjening af Borgerrepræsentationens medlemmer generelt og af grupperne i særdeleshed. Herudover skal medlemssekretærerne indgå i en vagtordning, der sikrer at sekretariatet generelt bliver tunet til en mere fleksibel åbningstid (tilpasset den "politiske arbejdstid"), ligesom muligheden for at hente faglig bistand kan udbygges. Medarbejderne ansættes i samspil med de medlemmer, som de pågældende skal betjene. Ansættelsen, der sker for en 4-årig periode, finder sted straks efter kommunalvalget, at den nuværende forplejningsordning udbygges, at medlemmerne får fortrinsret til brug af mødelokalerne A, B, C og D efter kl. 16.00. Herudover undersøges om der kan etableres et par supplerende mindre mødelokaler til medlemmernes brug, at der sker en styrkelse af gruppeformandsforum, med henblik på at styrke dialogen mellem overborgmesteren/forvaltningen og gruppeformandskredsen. Næstformændene tilknyttes gruppeformandsforum, at IT-platformen for medlemmerne vedligeholdes og udbygges i takt med den almindelige IT-udvikling, at udgiften i 2006 finansieres i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2006, samt at udgifterne i 2005 afholdes af Økonomiudvalgets pulje til uforudsete udgifter.
(Økonomiudvalget)
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler at Borgerrepræsentationen beslutter pr. 1. januar 2006 (fra starten af den nye samling)
- At der udover det fælles læseværelse stilles et antal kontorlokaler til rådighed for medlemmerne på rådhuset. Lokalerne fordeles endeligt mellem partigrupperne ved valgperiodens start. Lokalerne tilvejebringes blandt andet ved, at der frigøres lokaler i forbindelse med etableringen af ejendomsenheden pr. 1. januar 2006. De fornødne omflytninger og eventuelle ombygningsarbejder påbegyndes den 1. august 2005.
- At medlemmerne deler en pulje af medarbejdere, der ansættes i Borgerrepræsentationens Sekretariat. Medarbejderne indgår i den almindelige betjening af Borgerrepræsentationens medlemmer generelt og af grupperne i særdeleshed. Herudover skal medlemssekretærerne indgå i en vagtordning, der sikrer at sekretariatet generelt bliver tunet til en mere fleksibel åbningstid (tilpasset den "politiske arbejdstid"), ligesom muligheden for at hente faglig bistand kan udbygges. Medarbejderne ansættes i samspil med de medlemmer, som de pågældende skal betjene. Ansættelsen, der sker for en 4-årig periode, finder sted straks efter kommunalvalget.
- At den nuværende forplejningsordning udbygges.
- At medlemmerne får fortrinsret til brug af mødelokalerne A, B, C og D efter kl. 16.00. Herudover undersøges om der kan etableres et par supplerende mindre mødelokaler til medlemmernes brug.
- At der sker en styrkelse af gruppeformandsforum, med henblik på at styrke dialogen mellem overborgmesteren/forvaltningen og gruppeformandskredsen. Næstformændene tilknyttes gruppeformandsforum.
- At IT-platformen for medlemmerne vedligeholdes og udbygges i takt med den almindelige IT-udvikling.
- At udgiften i 2006 finansieres i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2006.
- At udgifterne i 2005 afholdes af Økonomiudvalgets pulje til uforudsete udgifter.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 31. maj 2005
Anbefalet
RESUME
I forbindelse med Økonomiudvalgets temaforløb om ny struktur har der været bred enighed om, der er behov for at udvide betjeningen af det politiske niveau. Nærværende indstilling er udarbejdet på baggrund af de ønsker, som er fremsat af de politiske partier. Det indstilles, at der i den nye samling tilbydes sekretær og kontorbistand samt at adgangen til mødelokaler og forplejning i forbindelse med varetagelsen af hvervet som Borgerrepræsentant udvides. Endvidere foreslås det, at åbningstid og service i Borgerrepræsentationens Sekretariat tilpasses politiker nes faktiske behov.
SAGSBESKRIVELSE
På baggrund af
Strukturkommissionens betænkning (betænkning nr. 1434/2004) har regering og
Folketing igangsat et arbejde med en kommunalreform, der forventes i perioden
januar 2006 – januar 2007 at ændre kommunens opgaveportefølje væsentligt.
I denne forbindelse har
Økonomiudvalget igangsat et arbejde med at afdække reformens mulige
konsekvenser for forvaltnings- og styreform i Københavns Kommune, i det følgende
benævnt "Projekt Ny Struktur". Efter en
forundersøgelse (Muusmann-rapporten) har politikerne i vinteren 2004-2005
gennemført et forløb med en konsulentstyret interviewrunde, med henblik på at
afdække krav og ønsker til den fremtidige struktur politisk såvel som
administrativt. Resultatet heraf er dokumenteret i en rapport
(Lundgaard-rapporten), som er forelagt for Økonomiudvalget i foråret 2005.
I forbindelse med
drøftelserne er der fremsat ønsker om at udvide servicen til den politiske
betjening. Det er muligt, inden for rammen af den eksisterende lovgivning, at
udvide bistanden til medlemmer så længe følgende kriterier overholdes:
·
Bistanden har
relation til hvervet som BR-medlem.
·
Der ikke er tale
om partistøtte.
·
Der foreligger
konkret beslutning om at yde art og omfang af bistanden samt en bevilling
hertil fra Borgerrepræsentationen.
·
Ligebehandlingsmaksimen
overholdes.
·
Øvrige kommunale/forvaltningsretlige
regler overholdes.
Hidtidig praksis
Hidtil har medlemmerne haft
stillet læseværelset med maskinstue (kopimaskiner, computere, printere etc.)
til rådighed. Ligeledes stilles hjemmepc med inter- og intranetopkobling,
avisabonnement, taxa- og busbefordring, telefon, kursustilbud, faglig bistand
fra forvaltningen Her ud over har mødeværelser kunnet bookes, ligesom der inden
for rammen af det vedtagne forplejningscirkulære har kunnet bestilles kaffe,
the, sodavand, sandwiches og kager til møder i huset med kommunal relevans.
Borgerrepræsentationens Sekretariat
Sekretariatet varetager den
formelle del af den opgave, som normalt varetages i et borgmesterkontor i en
udvalgsstyret kommune. Borgerrepræsentationens Sekretariat har til opgave at sikre
almindelig drift og mødeforberedelse/afvikling for Borgerrepræsentationen,
Økonomiudvalget og § 17, stk. 4-udvalg nedsat under ØU og BR. En del af denne
opgave er at varetage
Sekretariatet er
medlemmernes indgang til den øvrige forvaltning, for så vidt der ikke er tale
om et fagudvalgsanliggende. I givet fald er det fagforvaltningens sekretariat,
der yder bistand til medlemmet. Under møderne i BR er der såvel kontormæssig
som juridisk rådgivning til rådighed for alle medlemmer, ligesom medlemmerne i
kontorets åbningstid som oftest kan få almindelig bistand straks ved henvendelsen.
I aften/weekender er der mulighed for at maile og kontakte chef og souschef pr.
mobiltelefon ved akut behov for rådgivning inden for sekretariatets felt.
Fagkontorer/fagforvaltninger,
der administrerer hvervsposter for kommunen foretager ligeledes mødeforberedelse
og løbende support af kommunens repræsentanter.
For at øge medlemmernes
mulighed for at anvende sekretariatet, foreslås at åbningstiden
udvides/omlægges, således at der er kvalificeret personale i sekretariatet, når
politikerne er i huset. En udvidet åbningstid bør, for at reducere
omkostningerne og reducere sårbarhed, samtænkes med en eventuel sekretærordning
for medlemmerne.
Forslag om serviceændring
Læseværelset
Istandsættelse af
medlemmernes læseværelse er iværksat. Der vil blive foretaget maling, pålægning
af nye gulve samt udskiftning af møblement og inventar. Læseværelsets funktion
ændres ikke. Værelset er udstyret med dagens aviser, fremlagte sager,
kaffeautomat samt med adgang til toilet og bad, og er forbeholdt medlemmerne af
BR.
Møde- og kontorlokaler
Medlemmerne har hidtil haft
mulighed for at b
estille mødelokaler m.v. i Borgerrepræsentationens Sekretariat
til hvervsrelaterede formål. Rådgivning/faglig og teknisk bistand har ligeledes
kunnet rekvireres til f.eks. foredrag, rundvisninger, faglige arrangementer.
Det foreslås, at mødelokaler A-D efter kl. 16.00 fortrinsvis kan anvendes af
Borgerrepræsentanterne. Samtidig undersøges om der kan etableres et par mindre
mødelokaler, som medlemmerne kan anvende i forbindelse med hvervsrelaterede
møder i dagtimerne.
Der har været fremsat ønske
om at partierne får stillet lokaler med kontorfaciliteter til rådighed på
Rådhuset. Principielt set kan partilokaler ikke stilles til rådighed, men
møde-, opholds- og kontorlokaler for medlemmerne i forbindelse med varetagelse
af hvervet som borgerrepræsentant vil kunne stilles til rådighed efter
beslutning i Borgerrepræsentationen. Faciliterne skal fordeles efter nogle af Borgerrepræsentationen
vedtagne retningslinier. Med indstillingen imødekommes det fremsatte ønske.
Medlemssekretærerne vil få
fast arbejdsplads i lokaler tilknyttet de medlemmer, som pågældende medarbejder
skal betjene.
Forplejning
Borgerrepræsentationen har
sidste forår vedtaget en indstilling om at der på nærmere beskrevne præmisser
ydes bistand til forplejning til medlemmernes hvervsrelaterede møder m.v. på
Rådhuset. Der har været stort træk på denne nye ordning, og ordningen har vist
sig at være unødig snæver fx fordi det i dag ikke er muligt at sammensætte sine
bestillinger til forplejning tilstrækkeligt fleksibelt.. Ordningen foreslås
ændret i overensstemmelse med vedlagte bilag om forplejning.
Sekretariatsbistand
Der har været fremsat
medlemsforslag (fra Enhedslisten) om at rette henvendelse til ministeriet med
henblik på at skabe mulighed for at medlemmerne skattefrit kunne modtage
tilskud til en sekretærordning. Der var ikke politisk opbakning til dette forslag.
En sådan ordning afvistes i 1980-betænkningen om kommunalpolitikeres arbejdsvilkår
under henvisning til, at kommunalpolitikere (i modsætning til Folketingsmedlemmer)
måtte være henvist til at trække på det kommunale administrative apparat, og
under henvisning til, at kravene til dokumentation og revision for korrekt
anvendelse af beløbet nok ville kunne pålægges en partigruppe (Folketinget),
men ikke hvert enkelt medlem (som kommunestyret bygger på).
Med henblik på at forbedre
borgerrepræsentanternes mulighed for at opnå bistand fra medarbejdere i BR´s
Sekretaritat - herunder også uden for normal kontortid - indebærer indstillingen,
at der ansættes et antal ekstra medarbejdere i Borgerrepræsentationens
Sekretariat. Det forudsættes, at de medlemmer, som den pågældende skal yde
service overfor indgår i ansættelsesforløbet, og at medarbejderne ansættes for
en periode, som løber parallelt med den kommunale funktionsperiode.
Ansættelsesproceduren afsluttes dermed umiddelbart efter afholdelsen af
kommunalvalget.
IT
Nærværende indstilling slår
fast, at medlemmernes IT-platform altid bør vedligeholdes på et rimeligt
niveau.
Gruppeformandskredsen
Der findes allerede i dag et
etableret system med gruppeformandskredsen, hvorigennem koordinering mellem
medlemmerne og forvaltningen/overborgmesteren (i hans egenskab af formand for
forsamlingen) i administrative anliggender finder sted. Formelt set har
gruppeformandsforum ingen kompetence, men gruppeformandsforum virker som tals-
og tillidsmænd mellem det enkelte medlem og formanden. Det anbefales, at der
sker en styrkelse af gruppeformandsforum, således at Borgerrepræsentationen
samlet set får en styrket dialog med overborgmesteren og forvaltningen ved at
næstformændene fremover deltager i gruppeformandsforum. Samtidig formaliseres
gruppeformandsforum med faste mødeplaner, åbne dagsordener og skriftlige
referater til alle borgerrepræsentanter og forvaltningsdirektører.
ØKONOMI
Udgiften i 2005 på
ca. 0,5 mio. kr. foreslås finansieret
fra kontoen til uforudsete udgifter. Bevillingen skal bruges til etablering af
kontorlokaler. Her ud over foreslås at øvrige udgifter (drift såvel som anlæg) finansieres i forbindelse med vedtagelsen af
Budget 2006.
Den afledte årlige drift af
medlemskontorerne forventes at kunne holdes inden for en ramme på ca. 700.000
kr.
Til sekretærbistand, under
forudsætning af at disse indgår i sekretariatets almindelige bemanding,
forventes en årlig driftsudgift på 3,5 mio. kr.
Forplejningsordningen (inkl. de
foreslåede muligheder for udvidelse) forventes at kunne holdes inden for en
ramme på 1 mio.kr. pr. år.
Styrkelse af Gruppeformandsforum
afholdes inden for den eksisterende ramme.
For så vidt angår sikring og
ajourføring af medlemmernes IT-platform, vil de nødvendige projekter løbende
blive forelagt.
MILJØVURDERING
Forslaget skal
have udarbejdet en egentlig miljøvurdering for så vidt angår ombygningsprojektet.
ANDRE KONSEKVENSER
Ansættelse af
et antal nye medlemssekretærer.
HØRING
Gruppeformandsforum har haft indstillingen til drøftelse.
BILAG
Bilag 1: Beskrivelse af den juridiske ramme.
Bilag 2: Forslag til revideret forplejningsordning
/