Styrkelse af politiske handlemuligheder - opfølgning på Borgerrådgiverudvalgets temadag den 16. januar 2013, samt dato for halvdagsseminaret (udsat fra den 22. marts 2013)
Indstilling og beslutning
Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,
1. at Borgerrådgiverens opsamling på temadagen tages til efterretning,
2. at udvalget tager stilling til, om der skal afholdes en særskilt temadrøftelse om Borgerrådgiverens diskriminationsindsats efter sommerferien,
3. at Borgerrådgiverens forslag til procesplan godkendes, herunder at der findes en dato for en opfølgende (halv) temadag inden sommerferien 2013. Borgerrådgiveren foreslår datoerne tirsdag den 25. juni 2013 (formiddag), onsdag den 26. juni 2013 (enten formiddag eller eftermiddag) eller fredag den 28. juni 2013 (formiddag).
Problemstilling
Løsning
Temadagen havde fokus på, hvordan Borgerrådgiverens ressourcer hjælper flest mulige borgere, og hvordan udvalget tilrettelægger sit arbejde fremover.
En samlende overskrift for drøftelserne på Borgerrådgiverudvalgets temadag kunne være:
”Styrkelse af de politiske handlemuligheder for Borgerrådgiverudvalget” med undertemaerne
• Borgerrådgivervalget som en informeret aktør
• Konkrete løbende inputs fra Borgerrådgiveren
• Konkrete forslag
• Videre planlægning og overdragelse til det tiltrædende udvalg
Borgerrådgivervalget som en informeret aktør
Borgerrådgiverudvalget fremkom med ønsker om at kunne virke på et bedre grundlag og med en bedre fælles forståelse af udvalgets opgave. I forlængelse heraf fremkom forslag om, at udvalget formulerer fælles samlede forslag til videre politisk behandling.
Derudover efterlyste udvalget større viden om områder, hvor udvalget kan foretage politisk opfølgning på problemer, som afdækkes af Borgerrådgiveren og i forlængelse heraf et tættere samarbejde med Borgerrådgiveren på områder, hvor udvalget kan understøtte Borgerrådgiverens arbejde for bedre sagsbehandling og borgerbetjening i kommunen.
Mere konkret fremkom udvalget med ønsker om at fokusere på bedre digitalisering.
Det er Borgerrådgiverens opfattelse, at udvalgets behov må afdækkes nærmere, fordi det i forhold til de nævnte ønsker i nogen grad er uklart, hvilken information udvalget har behov for, og på hvilken måde denne information skal gives.
Borgerrådgiveren foreslår derfor, at Borgerrådgiveren tager initiativ til i samarbejde med udvalget at udvikle en form for tilbagemelding til udvalget, der sætter udvalget i stand til at gå videre med mere specifikke temaer. Der henvises til bilag 2 for en nærmere procesplan for arbejdet.
For så vidt angår ønsket om at fokusere på bedre digitalisering vil Borgerrådgiveren på udvalgsmødet den 17. maj 2013 fremlægge et oversigtsnotat, om hvilke behov digitaliseringen skal understøtte, til udvalgets orientering.
Konkrete mål for udvalgets arbejde blev desuden efterlyst. Som et eksempel blev nævnt, at udvalget arbejder for reduktion af fejl i sagsbehandlingen, f.eks. med en bestemt procentsats.
Borgerrådgiveren vil fremlægge et idékatalog til mulige mål for udvalgets arbejde ved det kommende halvdagsseminar, jf. nedenfor.
Konkrete løbende inputs fra Borgerrådgiveren
Borgerrådgiverudvalget fremkom med ønske om at modtage kvartalsvise gennemgange af sager og emner, der giver udvalget information med henblik på at kunne tage spørgsmål op politisk.
Det er Borgerrådgiverens opfattelse, at udvalgets behov må afdækkes nærmere, fordi det i forhold til det nævnte ønske i nogen grad er uklart, hvilken information udvalget har behov for, og på hvilken måde denne information skal gives.
Borgerrådgiveren foreslår derfor, at Borgerrådgiveren tager initiativ til i samarbejde med udvalget løbende at udvikle en form for tilbagemelding til udvalget, der sætter udvalget i stand til at gå videre med mere specifikke temaer. Der henvises til bilag 2 for en nærmere procesplan for arbejdet.
Udvalget efterlyste i den sammenhæng, at Borgerrådgiveren er behjælpelig med at afdække kulturelle, ledelsesmæssige eller organisatoriske forskelle, som giver ringere (forskellig) service i kommunen, samt at Borgerrådgiveren informerer udvalget om områder, hvor Borgerrådgiveren kender til efteruddannelsesbehov.
Borgerrådgiveren vil i almindelighed ikke have mulighed for på et rimeligt grundlag at vurdere årsagerne til forskellig service eller lav kvalitet i sagsbehandling og borgerbetjening, herunder efteruddannelsesbehov, kulturelle, ledelsesmæssige eller organisatoriske forskelle. En sådan vurdering kræver en særlig indsats i form af særlige undersøgelser, interviews og dataindsamling og i forbindelse hermed flere økonomiske og kompetencemæssige ressourcer end dem, Borgerrådgiveren aktuelt råder over samt eventuelt et udvidet mandat for Borgerrådgiveren.
Borgerrådgiveren foreslår derfor, at dette drøftes i forbindelse med forslaget nedenfor om det budgetforslag, som Borgerrådgiveren udarbejdede på anmodning fra DF i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2013.
Udvalget efterlyste desuden en effektvurdering af Borgerrådgiverens undervisningsvirksomhed og pegede på muligheden for, at Borgerrådgiveren brugte sine ressourcer til at lave praksisundersøgelser, f.eks. med udgangspunkt i forvaltningernes egne undersøgelser.
Borgerrådgiveren vil overveje, hvorledes Borgerrådgiveren fremadrettet kan vurdere effekten af sin undervisningsindsats og vil – ud over de elementer af praksisundersøgelser, som allerede ligger i egen driftplanen for 2013 – overveje, hvorledes egen driftundersøgelserne fremover kan gennemføres som praksisundersøgelser som skitseret af udvalget.
Konkrete forslag
Udvalget havde en række mere konkrete forslag, som fremkom på temadagen.
Udvalget bad herunder om en politisk handleplan for opfølgningen på Borgerrådgiverens Beretning 2012, som forventes fremlagt i maj 2013.
Borgerrådgiveren vil fremlægge en sådan handleplan i forbindelse med forelæggelsen af beretningen i maj måned 2013, herunder med inddragelse af den igangværende proces for opfølgning på Borgerrådgiverens Beretning 2011, som blev vedtaget af Borgerrepræsentationen den 20. juni 2012.
Det blev desuden foreslået, at udvalget drøftede det budgetforslag, som Borgerrådgiveren udarbejdede på anmodning fra DF i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2013.
Borgerrådgiveren vil fremlægge forslaget i forbindelse med behandlingen af budgetforslaget for 2014 på udvalgets møde den 17. maj 2013.
Det blev videre foreslået, at eventuelle udgifter til en studietur behandles sammen med budgetforslaget for det pågældende budgetår.
Borgerrådgiveren vil tage højde herfor i forbindelse med behandlingen af budgetforslaget for 2014 på udvalgets møde den 17. maj 2013.
Endelig blev der stillet spørgsmålstegn ved placeringen af diskriminationsopgaven hos Borgerrådgiveren (Styrket Diskriminationstilsyn samt Borgerrådgiverens Diskriminationshotline mv.).
Borgerrådgiveren foreslår, at udvalget tager stilling til, om der skal afholdes en særskilt temadrøftelse af dette emne efter sommerferien. En sådan temadrøftelse kunne tage udgangspunkt i den temadrøftelse, som udvalget havde den 11. marts 2011 om Borgerrådgiverens diskriminationsindsats. Der henvises til bilag 3.
Videre planlægning og overdragelse til det tiltrædende udvalg
Det blev under temadagen foreslået at afholde en opfølgende (halv) temadag inden sommerferien 2013 for at følge op på temadagen den 16. januar 2013.
Borgerrådgiveren vil tage initiativ til en sådan (halv) temadag på en dag, som udvalget fastsætter.
Borgerrådgiveren foreslår datoerne tirsdag den 25. juni 2013 (formiddag), onsdag den 26. juni 2013 (enten formiddag eller eftermiddag) eller fredag den 28. juni 2013 (formiddag). Den opfølgende temadag foreslås afholdt på Rådhuset.
Det blev desuden foreslået, at medlemmerne af det afgående Borgerrådgiverudvalg deltager i overdragelsen af udvalgets opgaver og funktion til det tiltrædende udvalg primo 2014.
Borgerrådgiveren vil forberede en indstilling herom på det nuværende udvalgs sidste møde, som afholdes i oktober 2013.
Det blev endeligt foreslået, at det første møde i det tiltrædende udvalg i 2014 afholdes som en temadag med henblik på, at udvalget kan foretage en planlægning af den kommende valgperiodes arbejde.
Borgerrådgiveren vil forelægge dette forslag for det tiltrædende udvalg i forbindelse med konstitueringen primo 2014 eller om muligt forud herfor.
Økonomi
Videre proces
Beslutning
Første at blev taget til efterretning.
For så vidt angår andet at blev det besluttet, at drøfte Borgerrådgiverens diskriminationsindsats på et udvidet møde i Borgerrådgiverudvalget den 30. august 2013.
For så vidt angår tredje at blev procesplanen godkendt, og det blev besluttet, at den videre politiske opfølgning på udvalgets seminar skal finde sted som en temadrøftelse på et udvidet møde i Borgerrådgiverudvalget den 30. august 2013.