Indstilling om rammer for udbud af fælles forum mellem Jobcenter København, a-kasserne og de faglige organisationer

Resumé

I forbindelse med budgetaftalen for 2019 er der afsat midler til et fælles forum for de relevante medarbejdere i Jobcenter København, a-kasserne og de faglige organisationer. Der er afsat 0,5 mio. kr. årligt i perioden 2019-2020.

LO Hovedstaden driver i dag et tilsvarende forum (kaldet ”Samarbejdsportalen”) med støtte fra kommunen og er indstillet på at fortsætte. Kommunen skal imidlertid i henhold til udbudsreglerne sende opgaven i udbud.

I forbindelse med denne indstilling beder forvaltningen udvalget om at godkende rammerne for dette udbud.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at driften af det fælles forum sendes i udbud i overensstemmelse med de rammer, der beskrives i løsningsafsnittet.

Problemstilling

I perioden 2012-2014 gav det daværende Lokale Beskæftigelsesråd (LBR) støtte til den såkaldte Samarbejdsportal, som LO Hovedstaden driver. Siden LBR’erne blev nedlagt, har Københavns Kommune støttet driften af portalen med omkring 0,5 mio. kr. om året (uden moms). Det svarer til 0,625 mio. kr. med moms.

Samarbejdsportalen omfatter en hjemmeside, nyhedsbreve og temamøder om beskæftigelsesfaglige emner. Især det sidste er det, der efterspørges af medarbejderne i dag, ifølge LO Hovedstadens evaluering af Samarbejdsportalen. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget blev orienteret om resultatet af evalueringen via BIU-portalen i marts 2018 i notatet ”Orientering om evaluering af Samarbejdsportalen” (bilag 1).

Hidtil er tilskuddet givet som støtte til LO Hovedstaden efter de såkaldte ”de minimis-statsstøtteregler”, hvor en privat virksomhed maksimalt må få tildelt offentlig støtte på op til 200.000 euro over tre år, uden at det skal indberettes til eller godkendes af EU-kommissionen. Det svarer til knap 1,5 mio. kr. (inklusiv moms).

Borgerrepræsentationen har i perioden 2017-2018 støttet LO Hovedstaden med i alt 1.225 mio. kr. (inklusiv moms) til drift af Samarbejdsportalen og har i 2018 afsat yderligere 1,250 mio. kr. til driften af Samarbejdsportalen eller et tilsvarende forum i perioden 2019-2020 (bilag 2).

Københavns Kommune kan dog ikke fortsætte støtten til LO Hovedstaden i samme omfang som hidtil uden at overskride grænsen i statstøttereglerne, hvilket fremgår af figur 1.

Figur 1 – Mulighed for fremadrettet at støtte til LO Hovedstaden inden for statsstøttereglerne  

Opgaven med at drive Samarbejdsportalen eller et tilsvarende forum skal derfor konkurrenceudsættes, så der kan udvælges en leverandør til at drive forummet fremadrettet.

Forvaltningens forslag til rammer for et udbud af opgaven beskrives i løsningsafsnittet.

Løsning

1. Periode

Der er i budget 2019 bevilget midler til driften af et samarbejdsforum i to år. Forvaltningen foreslår, at det, der sendes i udbud, bliver en to-årig kontrakt med en ’option’ på forlængelse i to år. Det betyder, at kontrakten som udgangspunkt gælder i to år, men kan forlænges i to år uden nyt udbud, hvis der til sin tid er politisk ønske om at forlænge den økonomiske bevilling.

2. Gennemførsel af udbud som omvendt licitation

Da der er fastlagt et årligt budget for samarbejdsforummet på 0,5 mio. kr., vurderer forvaltningen, at det vil være mest hensigtsmæssigt at udbyde opgaven via en såkaldt omvendt licitation. I en omvendt licitation konkurrerer leverandørerne alene på, hvad de kan levere for den fastsatte kontraktsum på 0,5 mio. kr. årligt. Leverandørerne konkurrerer med andre ord ikke på pris, men udelukkende på deres opfyldelse af de kvalitative kriterier, som forvaltningen opstiller i forhold til at løse opgaven.

3. Rammer for samarbejdsforummet

LO Hovedstaden har etableret og stået for driften af samarbejdsforummet til og med 2018. Forummets medlemmer består af relevante medarbejdere i Jobcenter København, a-kasserne og de faglige organisationer, som skal tilmelde sig forummet via en hjemmeside. Der var 354 tilmeldte den 31.12.2017.

LO’s hovedaktiviteter i forbindelse med samarbejdsforummet består i driften af hjemmesiden www.samarbejdsportalen.dk, hvor der publiceres indlæg og artikler om bl.a. ledighed, sygemeldte, arbejdsfastholdelse mv. Derudover udsendes nyhedsbreve til forummets medlemmer og der afholdes årligt fire temamøder og en konference, hvor forummets medlemmer drøfter relevante emner.

I januar 2018 udarbejdede LO Hovedstaden en evaluering af samarbejdsforummet, som overordnet viser, at medlemmerne efterspørger flere møder og ikke så ofte bruger hjemmesiden. Det bekræftes også af relativt få daglige besøg på hjemmesiden

Forvaltningen anbefaler derfor, at opgaven, der udbydes, omhandler etablering og facilitering af netværk og videndeling på tværs af jobcentret, a-kasser og fagorganisationer via netværksmøder, konferencer og temadage mv. Leverandørerne får mulighed for at komme med forslag til, hvordan samarbejdsforummet kan understøttes digitalt, men der stilles ikke specifikke krav om hvordan.

Økonomi

Finansieringen af samarbejdsforummet er besluttet i regi af budgettet for 2019, hvor der er afsat 0,5. mio. kr. årligt i perioden 2019-2020.    

Videre proces