Oplæg om forvaltningens tilsyn med leverandører i beskæftigelsesindsatsen

Resumé

Denne sag giver et overblik over, hvordan Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen fører tilsyn med leverandørerne i beskæftigelsesindsatsen. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget præsenteres for forvaltningens tilsynskoncept, og hvilke kontrolpunkter der indgår i tilsynsbesøgene. Der gives endvidere en introduktion til, hvordan forvaltningen i dag inddrager brugerperspektivet i tilsynet med leverandører.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager oplægget om forvaltningens tilsyn med leverandører i beskæftigelsesindsatsen til efterretning.

Problemstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen fører tilsyn med forvaltningens leverandører i beskæftigelsesindsatsen. Det sker gennem årlige, uanmeldte tilsynsbesøg hos eksterne og interne leverandører. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget modtager årligt status på forvaltningens tilsyn med leverandører i beskæftigelsesindsatsen, senest på udvalgets møde i maj 2018.

På Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets møde d. 13. august 2018 blev det besluttet, at forvaltningen på udvalgsmødet d. 24. september 2018 skal holde et oplæg for udvalget om forvaltningens nuværende koncept for tilsynsbesøg hos leverandører i beskæftigelsesindsatsen, herunder hvordan borgerperspektivet inddrages ifm. tilsynsbesøg.

Løsning

Tilsynskoncept og risikovurdering

I praksis gennemføres et tilsynsbesøg ved, at forvaltningen foretager et uanmeldt besøg hos leverandøren, hvor kontrolpunkterne gennemgås. Det sker i dialog med ledelsen på leverandørens leveringsadresse. I tilsynsbesøget indgår sagsgennemgang af leverandørens dokumentation i konkrete borgerforløb ved opslag i leverandørens registreringssystem. Der gennemgås som udgangspunkt 15 afsluttede og 15 igangværende borgerforløb ved ordinære tilsynsbesøg. Endelig indgår også en rundvisning på leveringsadressen, for at forvaltningen kan kontrollere adgangsforhold og fysiske rammer. 

Alle ni overordnede kontrolpunkter i tilsynskonceptet vedrører forhold, der har betydning for borgernes oplevelser i forløb hos leverandørerne. Kontrolpunkterne afdækker eksempelvis:

• om borger får de timer, som borger er blevet stillet i udsigt (punkt 1)

• om informations- og undervisningsmateriale er aktuelt og tilpasset målgruppen (punkt 5)

• om der er adgang for kørestolsbrugere på leveringsadressen (punkt 7)

• om undervisningslokaler er indrettet og dimensioneret til formålet (punkt 8).

Spørgsmålet om, hvorvidt leverandøren leverer forløb i overensstemmelse med det, Københavns Kommune bestiller, afdækkes primært gennem kontrolpunkt 1. Kontrolpunktet er imidlertid også centralt for borgers retssikkerhed, da borger har krav på at få stillet de timer til rådighed hos leverandøren, der fremgår af borgers plan.

Forvaltningen har en klar procedure for, hvordan der følges op på konstateringer af timedifferencer. Opfølgningen sker dels ved, at forvaltningen rejser tilbagebetalingskrav, svarende til de konstaterede differencer. Det sker, uanset om differencens omfang udgør en meget lille del af de timer, der er bestilt og gennemgået hos leverandøren. Denne procedure er udmeldt til leverandørerne.

Dels indeholder forvaltningens tilsynskoncept objektive kriterier for, hvilket niveau af uoverensstemmelser ift. timeleverancer der udløser et opfølgende tilsynsbesøg hos en leverandør. Der gennemføres et opfølgende tilsynsbesøg, såfremt differencerne udgør mindst 25 pct. af de bestilte timer i stikprøven, eller der er differencer i mindst en tredjedel af de gennemgåede forløb. Såfremt fejlniveauet også ved det opfølgende besøg ligger for højt, kan der afholdes opfølgningsmøder med deltagelse af forvaltningens direktion. Denne procedure er ligeledes udmeldt til leverandørerne. Modellen er illustreret i nedenstående figur 1.

Figur 1: Eskalationsmodel for opfølgning ved konstatering af timedifferencer hos leverandør

 

For øvrige kontrolpunkter gennemfører forvaltningen ligeledes opfølgende besøg, såfremt det vurderes, at der er risiko for, at de konstaterede udfordringer hos leverandøren er af systematisk karakter.

For leverandører, hvor resultatet af det ordinære tilsynsbesøg gør det nødvendigt at gennemføre et opfølgende tilsynsbesøg, gennemføres dette inden for højst et halvt år. Ved opfølgende tilsynsbesøg gennemgås dobbelt så mange stikprøver på konkrete borgerforløb, som ved ordinære tilsynsbesøg.

Forvaltningen har udarbejdet en vejledning til leverandørerne i beskæftigelsesindsatsen, der beskriver indholdet i tilsynsbesøg mere detaljeret. Vejledningen udgør bilag 2 til denne indstilling.

 

Hvad konstaterer forvaltningen hos leverandørerne ifm. tilsynsbesøg?

I både 2016 og 2017 har særligt ét kontrolpunkt i tilsynskonceptet resulteret i konstateringer fra forvaltningen ved en høj andel af forvaltningens tilsynsbesøg. Det drejer sig om kontrolpunkt 1: leverandørernes dokumentation af, at der har været planlagt et forløb for borger, der i timetal og kvalitet stemmer overens med det, jobcentret har bestilt hos leverandøren.

I lidt over halvdelen af de tilsynsbesøg, forvaltningen har gennemført i både 2016 og 2017, er der konstateret timedifferencer (dvs. difference mellem det antal timer, der er bestilt af jobcentret, og de timer, der kan konstateres planlagt for borger i leverandørens eget registreringssystem), i mindst ét af de femten afsluttede borgerforløb, der er gennemgået.

Der er dog tale om betydelig variation i omfanget af konstaterede differencer, når der ses på tværs af tilsynsbesøgene. For en del af besøgene dækker konstateringer vedrørende kontrolpunktet over mindre timedifferencer, der typisk vil have tilfældig karakter. Det kan eksempelvis være fejlregistreringer fra enkelte medarbejdere hos leverandøren på enkelte dage i borgers forløb. Det centrale for forvaltningen er at sikre, at der følges ensartet og systematisk op på konstaterede differencer og videre at sikre, at evt. systematiske uoverensstemmelser hos en leverandør opdages.

Figur 2 nedenfor illustrerer, i hvor stor en andel af hhv. ordinære og opfølgende tilsynsbesøg i 2016 og 2017, forvaltningen har konstateret timedifferencer af et omfang, hvor det har været nødvendigt at gå videre til hhv. trin 2 eller 3 i eskalationsmodellen (figur 1).

Figur 2: Andel af forvaltningens tilsynsbesøg hvor der er konstateret timedifferencer, fordelt på reaktionsniveau

 

Figur 2 viser, at der i 2017 var en lidt lavere andel af de tilsynsbesøg, hvor der blev konstateret timedifferencer, der udløste et opfølgende besøg, end i 2016. Videre illustrerer figuren også, at det i 2017 var nødvendigt at indkalde én leverandør til opfølgningsmøde på baggrund af de differencer, der blev konstateret under et opfølgende besøg.

  

Brugerinddragelse

Brugeroplevelser spiller en rolle ifm. tilsynsbesøg. De indgår dels ved, at borgers retssikkerhed har været et centralt hensyn i den risikovurdering, der danner grund for tilsynskonceptet.

Dels indgår borgerperspektivet også, ved at forvaltningen allerede i dag gennemfører brugertilfredshedsmålinger med forløb hos leverandører. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget modtager årligt en status på forvaltningens brugertilfredshedsmålinger, senest i december 2017.

Brugertilfredshedsundersøgelser er således en kilde til information om borgernes oplevelser i tilbuddet, der kan være med til at informere tilrettelæggelsen og gennemførelsen af tilsynsbesøg. Dette i lighed med andre informationskanaler, som fx klager og løbende resultatmålinger.

Forvaltningen kan gennem disse informationskanaler modtage indikationer af problematiske forhold hos en leverandør. Såfremt de problematiske forhold vurderes potentielt at have systematisk karakter, vil det betyde et skærpet fokus på disse forhold ifm. næstkommende tilsynsbesøg hos leverandøren.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Udvalget vil modtage den næste årlige status på forvaltningens tilsynsbesøg i 2019.

 

Michael Baunsgaard Schreiber / Jeppe Bøgh Andersen

 

Indstillingen blev udskudt til næste udvalgsmøde.