Fremtidig rengøring på Ottiliavej

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. rengøringsopgaven løses af Børne- og Ungdomsforvaltningens (BUF) rengøringssektion, som i dag løser opgaven på de 6 centre, der skal flytte sammen på Ottiliavej

2. rengøringsopgaven sendes i eksternt udbud med mulighed for internt kontrolbud fra BUF og/eller KEID.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

2. at godkende, at rengøringsopgaven sendes i eksternt udbud med mulighed for internt kontrolbud fra BUF og/eller KEID.

Problemstilling

Omkring den 1. april 2019 flytter 6 job- og beskæftigelsescentre fra 8 forskellige adresser sammen i nyrenoverede bygninger på Ottiliavej. Flytningen betyder, at der skal indgås en ny kontrakt om rengøringsopgaven.

Det er i dag Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion, der står for rengøringen på de berørte centre. Der er en fælles rammeaftale med individuelle kontrakter for hver enkelt adresse. Der rengøres et samlet areal på ca. 39.000 kvm, og den årlige omkostning udgør ca. 7,7 mio. kr.

Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion er sammen med KEID de interne rengøringsleverandører i Københavns Kommune.

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har nedsat en intern arbejdsgruppe – bestående af medarbejdere fra de berørte centre med indsigt i rengøringsområdet – for at få input til den fremtidige løsning af rengøringsopgaven på Ottiliavej.

På baggrund af drøftelserne i arbejdsgruppen præsenteres to modeller for den fremtidige løsning af rengøringsopgaven på Ottiliavej:

1. Der indgås en ny kontrakt med Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion, som derved bibeholder rengøringsopgaven

2.  Rengøringsopgaven sendes i eksternt udbud, med mulighed for internt kontrolbud fra BUF og/eller KEID (anbefalet model).

Af hensyn til at få løst opgaven bedst og billigst anbefaler forvaltningen, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget vælger modellen med et eksternt udbud. De to modeller beskrives i det følgende, og fordele og ulemper opsummeres nedenfor i tabel 1.

Ad 1) Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion beholder rengøringsopgaven

De 6 centre, der flytter sammen på Ottiliavej, har alle Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion som nuværende leverandør af rengøringsopgaven. I denne model opsiges de nuværende kontrakter, og der indgås en ny samlet kontrakt med Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion om rengøringen på Ottiliavej.

Ved at indgå samlet aftale med Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion forventes en årlig besparelse på ca. 2,2 mio. kr. Besparelsen kommer dels fra, at det areal, der skal gøres rent på Ottiliavej, er ca. 6.000 kvm. mindre, end det areal, der p.t. rengøres på centrene, dels fra en mere rengøringsvenlig indretning samt mere rengøringsvenlige materialer på Ottiliavej.

Centrene er tilfredse med den måde, hvorpå Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion løser opgaven i dag. Centrene oplever en høj grad af fleksibilitet i opgaveløsningen og oplever, at Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringsmedarbejdere føler sig ansvarlige for at holde en god rengøringsstandard i bygningerne. På enkelte centre er oplevelsen dog også, at rengøringsopgaven muligvis kan løses mere effektivt.

Ad 2) Rengøringsopgaven sendes i eksternt udbud

Sendes rengøringsopgaven i eksternt udbud, vil opgaven have et omfang, hvor der skal udarbejdes et EU-udbud. Dette kan ske i en form, hvor BUF og KEID inviteres til at give et kontrolbud, som så kan sammenlignes med de private leverandørers tilbud.

Udbud og Drift i KS vurderer, at private leverandører vil være ca. 20 % billigere end Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion. Dette skyldes overordnet set, at private leverandører er i en konkurrencesituation og således er udsat for et konstant pres for at reducere omkostningerne. Konkret kan de private leverandørers lavere pris – sammenlignet med Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion - forklares med forskelle i overenskomsterne med rengøringspersonalet samt i normen for det antal kvadratmeter en medarbejder skal rengøre pr. time[1].

Ved at sende rengøringsopgaven i udbud forventes en samlet årlig besparelse på 3,3 mio. kr., hvilket er 1,1 mio. kr. mere, svarende til ovennævnte 20 %, end hvis rengøringsopgaven fortsat varetages af Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion.

Der stilles ofte spørgsmålstegn ved, hvorvidt en privat leverandørs lavere pris vil resultere i en ringere ydelse og/eller dårligere arbejdsforhold for medarbejderne.

For så vidt angår kvaliteten af ydelsen har Kultur- og Fritidsforvaltningen gjort sig konkrete erfaringer, idet rengøringsopgaven siden 2012 har været udført af private leverandører. Kultur- og Fritidsforvaltningen har gode erfaringer hermed og har oplevet både en professionalisering af opgaveløsningen og en prisreduktion. De gode erfaringer bekræftes af, at Kultur- og Fritids-forvaltningen valgte at fortsætte med en stort set uændret model, da rengøringsopgaven blev genudbudt i 2016.

I forhold til medarbejdernes arbejdsforhold er det svært at sige entydigt, om arbejdsforholdene er dårligere hos en privat leverandør, sammenlignet med hos en kommunal arbejdsgiver. Der findes nemlig ikke nogen rigtigt gode danske studier på området. De studier, der trods alt findes, viser et blandet billede med en overvægt af undersøgelser, der peger på, at der kan være nogle negative effekter for medarbejdere, som berøres af udlicitering, og som skal virksomhedsoverdrages fra en kommunal til en privat arbejdsgiver.

Såfremt det besluttes at sende rengøringsopgaven i et eksternt udbud, vil Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen invitere Børne- og Ungdomsforvaltningens og Københavns Ejendommes rengøringssektion til at komme med et kontrolbud. Dette for at sikre, at rengøringsopgaven kun overdrages til en privat leverandør, såfremt den private leverandørs tilbud vurderes at være bedre og/eller billigere end en intern opgaveløsning.

Tabel 1: Opsummering af fordele og ulemper ved hhv. intern og ekstern leverandør

Økonomi

En fælles model for rengøring af bygningerne på Ottiliavej forventes at medføre en økonomisk effektivisering ift. den nuværende omkostning på 7,7 mio. kr. til rengøring på de 6 centre, der flytter sammen. Fortsættes med Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion, forventes en effektivisering på ca. 2,2 mio. kr. Den effektivisering er en del af den vedtagne business case ved Ottiliavej, som blev politisk vedtaget i forbindelse med overførselssagen 2017/18, og som dermed allerede indgår i forvaltningens effektiviseringer fra 2019 og frem.

Vælges en ekstern leverandør - på baggrund af et udbud – forventes en yderligere effektivisering på ca. 1,1 mio. kr., hvilket vil bidrage til at indfri kommende års effektiviseringskrav på Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets område.

Videre proces

Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion beholder rengøringsopgaven

Beslutter Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, at forvaltningen skal indgå en samlet aftale med Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion om løsning af rengøringsopgaven på Ottiliavej, vil Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen foranstalte dette.

Rengøringsopgaven sendes i eksternt udbud

Beslutter Beskæftigelses- og Integrationsudvalget at sende rengøringsopgaven i et eksternt udbud, skal beslutningen – fordi den omfatter udlicitering af opgaver der i dag løses internt - forelægges

• Det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) til høring

• Borgerrepræsentationen til endelig godkendelse (forventeligt på mødet d. 21. juni).

Såfremt forslaget tiltrædes i Borgerrepræsentationen, vil Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen igangsætte et EU-udbud af rengøringsopgaven på Ottiliavej.

Personalemæssige konsekvenser

Uanset om det besluttes, at Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion skal beholde rengøringsopgaven, eller om det besluttes at sende rengøringsopgaven i et eksternt udbud, vil det få personalemæssige konsekvenser for medarbejdere i Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion. Årsagen er, at selve rengøringsopgaven reduceres som følge af flytningen.

Høringsskrivelser fra HovedMED i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen samt Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens svar vedlægges som bilag.

Michael Baunsgaard Schreiber / Jeppe Bøgh Andersen