Forvaltningens tilsynsbesøg 2020

Resumé

Denne sag giver et overblik over resultatet af forvaltningens tilsyn med leverandører i beskæftigelsesindsatsen i 2020.

Samlet viser forvaltningens tilsyn med leverandørerne i beskæftigelsesindsatsen for 2020 et bedre resultat end for 2019.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager den årlige rapportering om forvaltningens tilsynsbesøg med leverandører i beskæftigelsesindsatsen til efterretning.

Problemstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen fører tilsyn med at interne og eksterne leverandører lever op til indgåede aftaler. Tilsynene gennemføres primært som fysiske tilsyn, hvor en stikprøve gennemgås. I 2020 har forvaltningen derudover foretaget fire databaserede tilsyn.

De fysiske tilsyn viser et fald i antallet af fejl sammenlignet med tidligere år. For de databaserede tilsyn er der ikke et sammenligningsgrundlag med tidligere år. De databaserede tilsyn har vist, at der er forskelle i leverandørernes registreringspraksis, og at den i nogle tilfælde har været utilstrækkelig, men at leverandørerne generelt har leveret de bestilte timer.

Resultaterne af tilsynene uddybes nedenfor.

Løsning

Fysiske tilsyn

Som udgangspunkt gennemføres fysiske tilsynsbesøg mindst én gang årligt ved hver leverandør. Der er i tilsynsåret 2020 gennemført 26 ordinære tilsynsbesøg hos interne og eksterne leverandører. Ved de fysiske tilsyn udtrækkes en stikprøve på 15 igangværende og 15 afsluttede borgerforløb, som gennemgås ved tilsynsbesøget.

Resultatet af de fysiske tilsyn er, at der er færre fejl i 2020 sammenlignet med resultatet af forvaltningens tilsyn for 2019. Det faldende fejlantal fortsætter en tendens, hvor der siden 2017 hvert år er konstateret færre fejl ved de fysiske tilsyn.

Konklusionen på tilsynsbesøgene i tilsynsåret 2020 er, at leverandørerne generelt lever op til de krav, forvaltningen stiller. Forvaltningen kontrollerer ved tilsynene:

• Om leverandøren kan dokumentere, at de bestilte timer er leveret.
• Om leverandøren sender progressionsrapporter rettidigt.
• Om leverandøren registrerer fremmøde korrekt.
• Om den fysiske indretning af leveringsadressen er tilfredsstillende.

Det kontrolpunkt, som har medført flest bemærkninger fra forvaltningen, er, om leverandøren kan dokumentere, at de leverer et forløb, der svarer til bestillingen fra jobcenteret. Det kontrolpunkt, som har givet anledning til næstflest bemærkninger fra forvaltningen, er kontrolpunktet om, hvorvidt leverandøren sender rapporter om borgeres progression rettidigt til jobcentret. Kontrolpunkterne om fremmøderegistrering og fysisk indretning har kun givet anledning til en enkelt bemærkning.

I bilag 1, tabel 1, fremgår det, under hvilke rammeaftaler forvaltningen har konstateret uregelmæssigheder, fordelt på 2 af de ovenstående 4 beskrevne kontrolpunkter, samt hvor mange fejl, der har været på hvert område.

Databaserede tilsyn

Forvaltningen har i 2020 testet brugen af databaserede tilsyn, hvor udvalgte leverandører leverer en større mængde data om deres aktivitet til forvaltningen, der på den baggrund gennemfører tilsyn. Under nedlukningen i 2020 blev modellen testet på 3 af forvaltningens større leverandører. Hos disse leverandører er der ikke gennemført fysiske tilsyn, men der har været afholdt tilsynsmøder med leverandørerne.

Forvaltningen har i de databaserede tilsyn blandt andet haft fokus på, om de registrerede aktiviteter var leveret i overensstemmelse med bestillingerne, samt om der var dobbeltregistreringer eller andet, der indikerede fejl. Gennemgangen viste, at leverandørerne ikke havde en konsistent registreringspraksis. Data fra gennemgangen er derfor ikke sammenlignelige, men gennemgangen viste, at leverandørerne generelt har leveret de bestilte timer.

De databaserede tilsyn er et godt supplement til de fysiske tilsyn, og forvaltningen vil fremover benytte metoden i større udstrækning. Forvaltningen har derfor udarbejdet fælles retningslinjer for registrering af data om borgernes aktiviteter. Formålet med retningslinjerne for udformning af datasæt er at sikre ensartede og gennemskuelige data om borgernes forløb. Retningslinjerne har været i høring hos de relevante leverandører og er nu tilknyttet nye kontrakter.

Bilag 1, tabel 2 og 3 giver en oversigt over de tilsyn, der er foretaget.

Forvaltningens reaktionsmuligheder

Når forvaltningen på baggrund af et tilsynsbesøg hos en leverandør bemærker forhold, der kræver opfølgning, har forvaltningen en række reaktionsmuligheder. Hvis tilsynet konstaterer manglende leverance, kan det føre til krav om tilbagebetaling. For tilsynsåret 2020 er der som nævnt fundet relativt få fejl, og der er på baggrund heraf kun rejst krav om tilbagebetaling af cirka 8.000 kroner ud af et disponeret budget på cirka 206 mio. kroner. I 2019 blev der rejst tilbagebetalingskrav for cirka 19.000 kroner og forvaltningens samlede indkøb hos leverandørerne på rammeaftalerne udgjorde 319 mio. kroner

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen forventer næste gang at rapportere om resultatet af forvaltningens tilsyn med leverandørerne i beskæftigelsesindsatsen i efteråret 2022.

Line Nørbæk / Jeppe Bøgh Andersen