BIU-afrapportering om Unødigt Bureaukrati

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager afrapporteringen af ”Unødigt Bureaukrati” til efterretning.

Problemstilling

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkendte på mødet d. 2. maj 2016 følgende medlemsforslag fra Det Radikale Venstre:

”Det foreslås, at det pålægges Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen,

1. at udarbejde en liste over alle regler og krav til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens arbejde med ledige borgere, som er pålagt af enten staten eller af Københavns Kommune. Listen deles op i lovpligtige og ikke-lovpligtige krav.
2. at vurdere hvilke krav, som ikke skønnes hensigtsmæssige i forvaltningens arbejde med at få ledige i job og uddannelse, og som derfor ønskes ændret eller fjernet.

Af motivering fremgik, at det er forslagsstillernes ønske, at centralforvaltningen skal samarbejde med centrenes ledelse og medarbejdere samt med relevante fagforeninger og a-kasser om udvælgelse og vurdering af reglerne.”

Med bestillingen fulgte to protokolbemærkninger:

• Forvaltningen skal derudover også samarbejde med relevante erhvervsorganisationer
• Medarbejdere skal inddrages i undersøgelsen om unødigt bureaukrati

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har siden sommeren 2016 arbejdet for først at kortlægge uhensigtsmæssigheder i beskæftigelsesindsatsen, og herefter for at håndtere de identificerede uhensigtsmæssigheder.

Kortlægningen er vedhæftet som bilag 3, mens resultaterne fra håndteringen af uhensigtsmæssighederne er vedhæftet som bilag 4.

Herunder skitseres et overblik over projektets metodiske baggrund (1), kortlægningens resultater (2), samt resultater fra håndteringen af kortlægningens identificerede uhensigtsmæssigheder (3).

I efteråret 2016 påbegyndte forvaltningen dataindsamlingen. For at afdække de lovpligtige krav og regler i beskæftigelsesindsatsen, eller implementeringen af dem, der opleves som uhensigtsmæssige, blev det besluttet at støtte sig op ad to allerede udarbejdede analyser på området:  

• ”Forenkling af Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats” - En foranalyse som Deloitte Consulting har udarbejdet for Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (maj 2016)
•  ”Katalog over barrierer og uhensigtsmæssigheder på beskæftigelsesområdet,” som København, sammen med de fem andre største kommuner i Danmark, har udarbejdet (juni 2016).

Der er blevet afholdt en lang række interviews og fokusgrupper på forvaltningens jobcentre, beskæftigelsescentre, i Københavns Erhvervshus, i Ydelsesservice og i centralforvaltningen, hvorigennem medarbejdernes oplevelser af uhensigtsmæssigheder i beskæftigelsesindsatsen, er blevet afdækket.

Kortlægningens dataindsamling omfatter:

• 22 fokusgrupper og interviews med i alt ca. 80 medarbejdere/koordinatorer/afdelingschefer fra forvaltningens 9 centre (ca. 50 timers dataindsamling)
• Kvalitetssikring af ledelsesniveauer i centrene og centralforvaltningen
• Høring af arbejdsmarkedsparter, relevante erhvervsorganisationer og HovedMED  

Derudover har forvaltningen orienteret Københavns Rådgivende Beskæftigelsesråd om projektet på et møde i september 2016. Her fik medlemmerne mulighed for at kommentere projektet.

I foråret 2017 blev kortlægningens identificerede uhensigtsmæssigheder fordelt på centralforvaltningens fagkontorer, som siden har haft til opgave at håndtere dem.

Regeringen har d. 15. november 2017 fremlagt udspil til forenkling af beskæftigelsesindsatsen. Centralt i udspillet er forslag om:

• Færre og mere enkle proceskrav, fx i forhold til borgernes kontaktforløb
•  Flere ens regler på tværs af målgrupper 
• Flere digitale løsninger for virksomheder og borgere

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget har i november 2017 fået forelagt et orienteringsnotat vedr. udspillet. Notatet er her vedlagt som bilag 5.

Generelt er beskæftigelsesindsatsen kendetegnet af stor detailregulering fra statslig side. Sammen med de helt overordnede rammer for myndighedsudøvelse (forvaltningslov mv.) udgør de rammerne for tilrettelæggelsen af driften af Jobcenter København. I tilrettelæggelsen af driften suppleres de statslige krav af lokale politiske beslutninger samt administrative beslutninger, som kan være truffet på forskellige ledelsesniveauer. Tilsammen udgør det den hverdag, i hvilken den enkelte medarbejder agerer.

Herunder opsummeres:

1. Lovpligtige krav og regler
2. Lokale politiske beslutninger (ikke-lovpligtige krav og regler)
3. Identificerede uhensigtsmæssigheder i lovpligtige krav og regler
4. Identificerede uhensigtsmæssigheder i ikke-lovpligtige krav og regler

a. Lovpligtige krav og regler (se uddybning i afsnit 2.1 i bilag 3):

De lovgivningsmæssige rammer for jobcentrenes arbejde udgøres dels af en række overordnede love for myndighedsudøvelse, dels en række specifikke love på beskæftigelsesområdet. De overordnede rammer udgøres bl.a. af forvaltningsloven og offentlighedsloven, som hhv. sikrer borgeren den rette vejledning og åbenhed i den offentlige forvaltning. De specifikke lovgivningsmæssige krav og regler på beskæftigelsesområde kommer fra bl.a. ”Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats” (LAB) og ”Lov om aktiv socialindsats” (LAS).

Der er fx regler om:

• hvilke målgrupper der kan få hvilke ydelser. Der er 14 målgrupper i ”Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats”.
• det individuelle kontaktforløb, dvs. hvor, hvornår og hvor mange samtaler der skal holdes.
• tilbudsviften til ledige, dvs. hvornår, hvor ofte og hvilke beskæftigelsestilbud, den ledige har ret og pligt til at deltage i.
• rådighed, dvs. hvornår og hvordan jobcentret har pligt til at sanktionere borgeren ved manglende medvirken.
• krav til registrering af og indberetning om kommunens beskæftigelsesindsats, herunder hvilke lovpligtige planer der skal udarbejdes for den ledige, fx jobplan, uddannelsesplan, fastholdelsesplan for sygedagpengemodtagere mv.

Selvom der er tale om lovpligtige krav og regler, kan der naturligvis være legitime forskelle på, hvordan den enkelte kommune har implementeret og forvalter dem.

b. Lokale politiske beslutninger (se uddybning i afsnit 2.2 i bilag 3):

Udover lovpligtige krav og regler, træffes der lokale politiske beslutninger i Beskæftigelses- og Integrationsudvalget (BIU) og Borgerrepræsentationen (BR). Det skal understreges, at forvaltningen ikke dermed vurderer, at de enkelte beslutninger er uhensigtsmæssige, idet der ligger legitime politiske og saglige hensyn bag, men at de er medtaget som eksempler på ikke-lovpligtige krav og regler.

• Regler for befordringsgodtgørelse: Både BR og BIU har været involveret i beslutninger om befordringsgodtgørelse.  BR forkastede den 17. juni 2015 forvaltningens forslag om kun at yde godtgørelse for transport, hvis der er mere end 2 zoner mellem bopælen og mødestedet. Der skulle fortsat ydes godtgørelse for transport på mellem 3 og 24 km. BIU godkendte den 22. februar 2016, at dette blev ændret til en fast takst pr. dag. Lovgivningsmæssigt er forvaltningen kun forpligtet til at yde befordringsgodtgørelse til transport på mere end 24 km.
• Serviceniveau for rehabiliteringsområdet: BIU besluttede d. 7. oktober 2013 at fastsætte et servicemål på 8 uger for sager om førtidspension på det foreliggende grundlag, og et servicemål på maksimalt 23 uger i øvrige sager om førtidspension samt i sager om fleksjob og ressourceforløb. Dette blev ændret fra det tidligere servicemål på 20 uger i alle rehabiliteringssager, hvilket i praksis var vanskeligt at efterkomme. For at sikre, at sagsbehandlingen foregår så hurtigt som muligt, fastsatte BIU et rettidighedsmål på 90 pct. i de hurtigste sager. 

c. Uhensigtsmæssigheder i lovgivningen (se uddybning i afsnit 3 i bilag 3):

For at afdække de lovpligtige krav og regler i beskæftigelsesindsatsen, eller implementeringen af dem, der opleves som uhensigtsmæssige, er det besluttet at støtte sig op ad to allerede udarbejdede analyser på området (se indstillingens side 2).

Analyserne påpeger bl.a. følgende uhensigtsmæssigheder:

• Der skal søges i to love, for at få overblik over refusionsregler
•  Opgørelsesmetoden ift. forsørgelsesperioder er uensartet og gør loven kompleks. For nogle målgrupper modvirker den incitamentet til at tage midlertidige ansættelser
• Det er ikke altid meningsfyldt at afholde samtale med sygedagpengemodtageren hver 4 uge, som loven skriver
• Manglende mulighed for fritagelse af grupper, hvor samtale/mentor ikke vil have effekt
• Kommunernes muligheder for indberetning af data om borgerne til Det Fælles Data Grundlag (DFDG) er begrænsede i format og tidsperiode og påvirker derfor, hvordan kommunernes fagsystemer kan udformes

d. Uhensigtsmæssigheder i de ikke-lovpligtige krav og regler (se uddybning i afsnit 3.3.1.1 – 3.3.1.7 i bilag 3):

Lovgivningsmæssige krav og regler samt lokale politiske beslutninger udgør rammerne for forvaltningens arbejde med ledige borgere. Der kan dog være forskel på, hvordan beslutningerne administrativt implementeres i de forskellige kommuner. For at identificere de områder, hvor der på den baggrund er opstået unødigt bureaukrati i Jobcenter København, har forvaltningen, som nævnt foroven, foretaget en omfattende kvalitativ dataindsamling. Dataindsamlingens fulde liste over påpegede uhensigtsmæssigheder kan findes i bilag 3, kapitel 3.3.1.1 – 3.3.1.7. Herunder præsenteres et par eksempler:

• Arbejdet med blanketter er administrativt tungt, da mange blanketter kræver en manuel underskrift
• Overskrifter i journalerne er utilstrækkelige og udfordrer effektiv udsøgning i borgers sag

• Det nuværende kursistadministrationssystem (KAS), som anvendes til at dokumentere borgeres deltagelse i lovpligtige tilbud på beskæftigelsescentrene, opfylder ikke behovet for styring af hhv. tilbud, aktivering, undervisning og borgers fremmøde i beskæftigelsescentrene. 

Den samlede liste over påpegede uhensigtsmæssigheder blev i foråret 2017 fordelt blandt forvaltningens fagkontorer, som siden har haft til opgave at håndtere dem.

Herunder præsenteres et udvalg af eksempler på håndteringer (se bilag 4 for de samlede resultater):

1. Håndtering af uhensigtsmæssigheder i de lovpligtige krav og regler
2. Håndtering af uhensigtsmæssigheder i de ikke-lovpligtige krav og regler

a. Håndtering af uhensigtsmæssigheder i de lovpligtige krav og regler

Som udvalget blev orienteret om i foråret 2017, ser regeringen på, hvordan ”Lov om aktiv beskæftigelsesindsats” (LAB) kan forenkles. Landets kommuner blev i april 2017 opfordret til at komme med forslag til forenklinger. Forvaltningen har i den forbindelse meldt identificerede uhensigtsmæssigheder i lovgivningen ind. I samme forbindelse har forvaltningen også benyttet muligheden for at huske beskæftigelsesministeren på 6-by-samarbejdets katalog over barrierer og uhensigtsmæssigheder på beskæftigelsesområdet. Derudover har forvaltningen bidraget til KL’s arbejde med lovforenkling. Som nævnt foroven, har regeringen har netop offentliggjort deres udspil.  

 Herunder skitseres et par eksempler på medarbejdernes påpegede uhensigtsmæssigheder i lovgivningen:  

• Der skal ved lov foretages en opfølgning på borgere i fleksjob hvert 2½ år. Denne samtale giver ikke umiddelbart meget mening, da der er løbende kontakt, når arbejdsgiver har behov. Det anbefales imidlertid, at der laves en vurdering efter ½ år, da det typisk er et kritisk tidspunkt ift. fastholdelse.
•  Der opleves uhensigtsmæssigheder ved, at virksomhedsplaceringer skal være registreret på p-numre, frem for på virksomhed, da dette er administrativt tungt i en stor kommune, grundet volumen og flow.
• Der er forskellige erhvervsuddannelseslister for hver målgruppe, som medarbejderne i jobcentrene skal forholde sig til. Listerne bidrager til bedre mulighed for uddannelse for målgrupperne, men der er en risiko for, at mængden af lister og tilhørende krav på områdetkan gøre sagsbehandlingen kompleks og dermed øge risikoen for fejl og misforståelser. Derudover er den digitale tilgang til listerne uhensigtsmæssig (ulogisk og tung opbygning), hvilket også gør det svært at arbejde med listerne.    

b. Håndtering af uhensigtsmæssigheder i de ikke-lovpligtige krav og regler

I efteråret 2016 blev et nyt fagsystem, Fasit, implementeret i forvaltningen. Herigennem har forvaltningen haft mulighed for at håndtere en del af uhensigtsmæssighederne (se tabel 1). Den 1. september 2017 blev der implementeret en ny virksomhedsstrategi på tværs af forvaltningen: ”Flere ledige ud i virksomhederne”. Strategien, som har revideret de tidligere arbejdsgange og arbejdsdelinger på det virksomhedsrettede område, forholder sig til en del af medarbejdernes påpegede uhensigtsmæssigheder (se tabel 2). De inddragede erhvervsorganisationer og arbejdsmarkedsparter er generelt positive over for samarbejdet med Københavns Kommune. I tabel 3 skitseres et par af de uhensigtsmæssigheder, som de har påpeget, samt håndteringer. Se derudover tabel 4 for et par supplerende eksempler på håndteringer.

Tabel 1: Håndtering via implementering af det nye fagsystem

Tabel 2: Håndteringer på det virksomhedsrettede område

Tabel 3: Håndteringer af organisationernes påpegede uhensigtsmæssigheder

Tabel 4: Supplerende håndteringer

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

I forbindelse med drøftelserne om udvalgets budgetbidrag til budget 2018 (som blev drøftet i foråret 2017) blev forslaget ”Øget effektivitet gennem afbureaukratisering” forelagt Beskæftigelses- og Integrationsudvalget. Heri skønnede forvaltningen, at der på basis af kortlægningen af unødigt bureaukrati, er et varigt effektiviseringspotentiale på mindst 1,0 mio. kr. Forslaget blev ikke vedtaget af BIU. Det er fortsat forvaltningens vurdering, at der er et varigt effektiviseringspotentiale på 1,0 mio. kr. med implementeringen af ovenstående afbureaukratiseringstiltag.

Videre proces

For at orientere medarbejderne i forvaltningens centre om projektet, er der løbende blevet publiceret kommunikationsmateriale (artikler, video etc.) på forvaltningens intranet. Derudover har centerledelserne i sommer 2017, som tilbagemelding til deres medarbejdere, modtaget et oplæg om projektets foreløbige resultater. Projektets samlede resultater forventes at blive præsenteret for hele forvaltningen i foråret 2018.

Københavns Beskæftigelsesråd vil til mødet i foråret 2018 blive orienteret om projektets resultater. Tilsvarende vil HovedMED blive orienteret på møde i foråret 2018.

Indstillingen blev taget til efterretning.