Orientering om proces for arbejdet med en digitaliseringsstrategi i BIF

Resumé

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget (BIU) forelægges status på arbejdet med ny digitaliseringsstrategi for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF), herunder den videre proces for det digitale strategiarbejde.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager status på arbejdet med en digitaliseringsstrategi for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen til efterretning.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen tiltrådte den 1. februar 2024 den første samlede digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune for perioden 2024-2027, som er udarbejdet i dialog med forvaltningerne. Formålet med strategien er at sætte retning for kommunens arbejde med digitalisering, ligesom strategien igangsætter konkrete initiativer i 2024.

Som drøftet på BIU’s budgetseminar i marts 2024, påhviler det nu udvalget at rammesætte kommunens samlede digitaliseringsstrategi på beskæftigelses- og integrationsområdet. Efterfølgende skal udvalget tage stilling til mulige initiativer samt mulig proces for implementeringen heraf.

Forvaltningen igangsatte derfor en proces for arbejdet med BIF’s kommende strategi. Arbejdet har vist, at det er for tidligt at udarbejde en egentlig strategi nu, da det er afgørende, at strategien sikrer sammenhæng med den omfattende omlægning af beskæftigelsesindsatsen der i statsligt regi lægges op til i overensstemmelse med det aktuelle regeringsgrundlag. Omlægningen vil forventeligt betyde et statsligt krav om reduktioner af beskæftigelsesområdet på op imod 3 mia. kr. frem mod 2030 – hvoraf Københavns Kommunes andel forventes at blive over 300 mio. kr. Dette skal ses i forlængelse af finansieringen af Ret til tidlig pension og samlet set vil BIUs budgetramme dermed være reduceret med omkring 25 pct. frem mod 2030 alene fra de to besparelseskrav.

Hertil kommer de besparelseskrav, der er indeholdt i KKs egen effektiviseringsstrategi samt besparelseskravet på administrative besparelser på 3 mia. kr. på landsplan, svarende til omkring 220 mio. kr. i KK.

En øget digitalisering kan understøtte en delvis indfrielse af det forventede krav til effektiviseringer og besparelser. Digitaliseringsinitiativerne bliver derfor en central del af det samlede effektiviseringsarbejde i forvaltningen, der har til formål at indfri kravene til den kommende besparelse. Udvalget bliver i første omgang præsenteret for oplæg hertil i efteråret 2024.

Det konkrete indhold i den forventede kommende omlægning af beskæftigelsesområdet er ikke kendt på nuværende tidspunkt. BIF forudser, at de kommende anbefalinger fra ekspertgruppen om indretningen af fremtidens beskæftigelsesindsats, som forventes fremlagt ultimo juni, kommer til at danne grundlag for den efterfølgende udmøntning af rapportens konklusioner i en politisk aftale. Det er også forventningen, at dele af ekspertgruppens anbefalinger vil omhandle en digital understøttelse af beskæftigelsesindsatsen. Tidsplanen for en politisk aftale på beskæftigelsesområdet mellem Folketingets partier vides ikke, men formodes at blive indgået frem mod årsskiftet 2024/2025. Omfanget af den politiske proces i forlængelse af ekspertgruppens rapport er ikke kendt på nuværende tidspunkt.

Løsning

Proces for udarbejdelse af digitaliseringsstrategi i BIF

BIF har behov for at afvente den kommende politiske aftale for beskæftigelsesområdet, før der meningsfuldt kan udarbejdes en digitaliseringsstrategi for forvaltningen. Det er nødvendigt for at sikre, at strategien er i klar overensstemmelse med de forventede markante nationale ændringer af beskæftigelsesområdet, og hvad det konkret betyder af ændrede krav til forvaltningens arbejde.

Samtidig er det vigtigt, at BIF ikke taber momentum ift. at gribe mulighederne i at anvende digitalisering og udvikle digitale kompetencer i den daglige drift på trods af den store usikkerhed omkring ændringer af beskæftigelsesområdet. Det skal sikre, at det politiske besluttede fokus på digitalisering, som også den overordnede digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune medfører, fastholdes i BIF.

Af den årsag igangsætter BIF frem mod efteråret 2024 udarbejdelsen af en digitaliseringshandleplan.

Handleplanen vil indeholde:

• Seks strategiske fokusområder samt vision for digitaliseringsstrategien
• Den forventede videre tidsplan
• De konkrete innovations- og investeringscases, som indstilles til godkendelse ifm. Budget 2025
• •Øvrige konkrete digitaliseringsinitiativer, der kan iværksættes uagtet usikkerheden om ændringer af beskæftigelsesindsatsen

Digitaliseringshandleplanen forventes forelagt BIU på udvalgsmødet den 23. september 2024.

BIF udarbejder en egentlig digitaliseringsstrategi til politisk godkendelse i BIU snarest muligt efter den landspolitiske aftale for beskæftigelsesområdet er indgået. Strategien vil sætte samlet retning for digitalisering i BIF til og med 2027. Strategien vil også indeholde længerevarende indsatser og konkrete flerårige initiativer. Bilag 1 sammenfatter den beskrevne proces for digitaliseringsarbejdet i BIF.

Strategiske fokusområder for digitalisering i BIF

Forvaltningen har udarbejdet et første udkast til en rammesætning af strategiske fokusområder for digitaliseringsarbejdet i BIF. Det er sket ud fra:

• Afsæt i den overordnede digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune
• BIUs drøftelse af digitalisering i BIF på budgetseminaret i marts ift. forventninger, bekymringer og ambitionsniveau for digitalisering i BIF
• En inddragende proces af forvaltningens medarbejdere og ledere, som er blevet bedt om at komme med input og bidrag til, hvad en digitaliseringsstrategi i BIF bør favne, herunder hvilke potentialer og dilemmaer en øget digitalisering af forvaltningen og dens drift kan medføre.

På den samlede baggrund har forvaltningen udarbejdet et første bud på vision og seks overordnede strategiske fokusområder for arbejdet med kommunens samlede digitaliseringsstrategi i BIF-regi.

Forvaltningen vil fremlægge disse seks strategiske fokusområder i nærmere detaljer til udvalgets godkendelse i forbindelse med at digitaliseringshandleplanen fremlægges for udvalget.

Figur 1: Første udgave af vision og overordnede strategiske fokusområder for digitalisering i BIF

Økonomi

Indstillingen har ikke nogen økonomiske konsekvenser i sig selv.

Det bemærkes, at BIF fremlægger investerings- og innovationscases, som indeholder digitaliseringsinitiativer, i forbindelse med forhandlingerne om Budget 2025, hvor investeringspuljerne for 2024 udmøntes. Investerings- og innovationscasene fremgår af dagsordenspunkt [XX] under dagens møde den 17. juni.

Politisk handlerum

Den samlede digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune er vedtaget af Borgerrepræsentationen, mens det påhviler fagudvalgene at rammesætte og udmønte strategien konkret på fagudvalgets ressort. Således har Beskæftigelses- og Integrationsudvalget mulighed for at påvirke rammesætningen af strategien samt de tilhørende prioriterede initiativer, som efterfølgende peger mod den konkrete udmøntning af digitaliseringsstrategien.

Således kan udvalget med denne sag drøfte, om der er politiske ønsker eller forhold, som de foreløbige bud på 6 strategiske fokusområder i strategihuset bør tage højde for, og som skal indarbejdes i digitaliseringshandleplanen, når den fremlægges til udvalgets videre drøftelser. Fx med henblik på at justere indholdet i de strategiske fokusområder.

Herunder bemærkes det, at der på et senere tidspunkt kan blive behov for at justere tidsplanen for såvel handleplan som strategi set i lyset af usikkerheden omkring fremtidens beskæftigelsesindsats.

Videre proces

Den samlede digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune er vedtaget af Borgerrepræsentationen, mens det påhviler fagudvalgene at rammesætte og udmønte strategien konkret på fagudvalgets ressort. Således har Beskæftigelses- og Integrationsudvalget mulighed for at påvirke rammesætningen af strategien samt de tilhørende prioriterede initiativer, som efterfølgende peger mod den konkrete udmøntning af digitaliseringsstrategien.

Således kan udvalget med denne sag drøfte, om der er politiske ønsker eller forhold, som de foreløbige bud på 6 strategiske fokusområder i strategihuset bør tage højde for, og som skal indarbejdes i digitaliseringshandleplanen, når den fremlægges til udvalgets videre drøftelser. Fx med henblik på at justere indholdet i de strategiske fokusområder.

Herunder bemærkes det, at der på et senere tidspunkt kan blive behov for at justere tidsplanen for såvel handleplan som strategi set i lyset af usikkerheden omkring fremtidens beskæftigelsesindsats.

Henrik Lund / Signe Maria Christensen