Handleplaner til løbende revision 2024 og status på handleplaner til årsrevisionen

Se alle bilag

Resumé

Kommunens eksterne revisor, EY, har i samarbejde med Intern Revision udarbejdet de tre vedlagte revisionsrapporter vedr. 2024. Rapporternes konklusioner indgår også i den endelige revision af regnskab 2024, som behandles i fagudvalg og økonomiudvalg i sommeren 2025.

Økonomiforvaltningen har efter normal procedure bedt om handleplaner for røde revisionsbemærkninger. Handleplanen skal, jf. Københavns Kommunes retningslinjer, godkendes af fagudvalget. Der er ingen revisionsbemærkninger særskilt til BIF, men alle forvaltninger er omfattet af revisionsbemærkning vedr. kommunens afregning til Feriefonden.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender udkast til handleplaner vedr. revisionen for 2024, jf. bilag 4.
at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager status på igangværende handleplaner fra tidligere år, jf. bilag 5, til efterretning.

Problemstilling

Når revisionen konstaterer, hvad de ud fra en revisionsmæssig betragtning vurderer som væsentlige fejl eller mangler, afgiver revisionen en revisionsbemærkning herom. ØKF beder derefter udvalgene om handleplaner for, hvordan der kan rettes op på de konstaterede mangler, herunder hvordan det undgås fremadrettet.

Vedr. revisionsrapporterne for den løbende revision 2024 er BIF blevet bedt om at udarbejde handleplaner i forhold til tre revisionsbemærkninger, der er rettet mod alle forvaltninger. Den ene bemærkning er ny og vedrører kommunens afregning til Feriefonden (løn- og personaleområdet), mens de to andre bemærkninger er videreførelse af tidligere bemærkninger på IT-området vedrørende ledelsestilsyn med brugerautorisationer og sikkerhedsvurdering af systemer.

Der findes igangværende handleplaner for de to bemærkninger på IT-området, og forvaltningen er derfor blot blevet bedt om en status på disse. Udover status på de igangværende handleplaner på IT-området skal BIF give status på en enkelt handleplan vedrørende tidligere revisionsbemærkning på regnskabsområdet. Det drejer sig om afstemning af tre balancekonti, der har poster, der er mere end 1 år gamle. De igangværende handleplaner er alle tidligere godkendt af Beskæftigelses- og Integrationsudvalget.

Udkast til handleplan vedr. afregning til Feriefonden er vedlagt som bilag 4. Status på handleplaner vedrørende tidligere revisionsbemærkninger, herunder ledelsestilsyn med brugerautorisationer, sikkerhedsvurdering af systemer og afstemning af tre balancekonti, er vedlagt som bilag 5.

Eftersom deadline for fremsendelse af handleplaner til Økonomiforvaltningen var den 13. januar 2025, er udkast til handleplanen oversendt til Økonomiforvaltningen med forbehold for udvalgets godkendelse.

Løsning

I det følgende redegøres for revisionsbemærkningen vedrørende afregning til Feriefonden. Revisionsbemærkningen omhandler fejl i grundlaget for kommunens afregning til Feriefonden, og henstiller til at KS i samarbejde med forvaltningerne tilrettelægger en mere effektiv proces ift. at sikre mod fejl i håndteringen af medarbejdernes ferie.

BIFs handleplan er at følge den udarbejdede opfølgningsplan fra Koncernservice, der indeholder følgende fokuspunkter:

særlig opmærksomhed på overførsel af ferie, når der er tale om feriehindring
at medarbejdere, der fratræder, får alt tilgodehavende ferie udbetalt
at de ledere, der har over kr. 10.000 i restferie, tager imod tilbuddet om at sparre med KS ift. fremtidig håndtering ift. restferie
rettidig godkendelse af indberettet ferie

I det følgende redegøres for status på BIFs igangværende handleplaner. Status på igangværende handleplaner på IT-området vedrørende ledelsestilsyn med brugerautorisationer og sikkerhedsvurdering af systemer er, at handleplanerne forventes afsluttet med udgangen af januar 2025. Handleplanen for afstemning af tre balancekonti forventes afsluttet, når regnskabet for 2024 lukker.

Økonomi

Indstillingen har ingen direkte økonomiske konsekvenser.

Politisk handlerum

Selve revisionsrapporten ligger fast, men udvalget skal med indstillingen her formelt set godkende forvaltningens handleplaner. Udvalget har mulighed for at vurdere, om forvaltningens handleplaner synes tilstrækkelige ift. at kunne rette op på forholdene, og dermed fremadrettet reducere risikoen for fejl. Hvis udvalget ikke finder handleplanen tilstrækkelig, kan udvalget bede forvaltningen om at revidere handleplanerne.