Servicemål for sagsbehandlingstiden i sager til rehabiliteringsteam

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender følgende servicemål for sagsbehandlingstiden i Beskæftigelses - og Integrationsforvaltningen i sager, som forelægges rehabiliteringsteamet:   

2. at Beskæftigelses - og Integrationsudvalget godkender, at servicemålet kan evalueres løbende, men dog senest 1. juli 2014, således at det er muligt at inddrage erfaringer og statistik i den endelige fastsættelse af et servicemål.   

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har tidligere haft et servicemål for sagsbehandlingstiden i sager, om  afklaring af en borgers arbejdsevne til brug for vurdering af borgerens mulighed for at modtage revalidering, fleksjob eller førtidspension. Dette servicemål var 20 uger, hvilket i perioder i praksis viste sig vanskeligt at efterleve.

Med implementeringen af reformen på førtidspensions- og fleksjobområdet, skal der fastsættes et nyt servicemål, da der med reformen er indført lovkrav om afholdelse af møder i rehabiliteringsteam, som en del af sagsbehandlingen. Dette nye sagsbehandlingkrav har stor betydning for fastsættelse af det samlede servicemål, idet processen omkring møde i rehabiliteringsteamet tager ca. 4 uger. 

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget blev på BIU mødet den 24. juni 2013, præsenteret for forvaltningens overvejelser omkring fastsættelse af et nyt servicemål . På baggrund af blandt andet erfaringerne, fra behandling af- og forelæggelse af sager fra rehabiliteringsteamet, overvejede forvaltningen et servicemål på 25 uger. Udvalget ønskede i den forbindelse, en nærmere beskrivelse af hvilke sagstrin, der indgår i sagsbehandlingen for at kunne tage stilling til et nyt servicemål.

Nedenfor beskrives kort, hvordan sagsbehandlingen af sager, som skal forelægges rehabiliteringstemaet forløber, samt rammerne for et servicemål. Endvidere beskrives kort, den foreløbige statistik, for sager forelagt rehabiliteringsteamet.

Der henvises til bilag 1 for en oversigt over processen i et sagsforløb, og til bilag 2 for en nærmere beskrivelse af elementerne i sagsforløbet.

Fastsættelse af servicemål

Afgrænsning af sager.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen foreslår, at et nyt servicemål tager udgangspunkt i sager, som skal forelægges rehabiliteringsteamet. Det vil sige sager om fleksjob, ressourceforløb og førtidspension. I disse sager skal kommunen straks påbegynde en  forberedende rehabiliteringsplan, når det er klart, at sagen skal behandles på rehabiliteringsteamet. Kommunen skal således begynde på den forberedende rehabiliteringsplan, enten når borgeren ansøger om fleksjob, ressourceforløb eller førtidspension, eller når kommunen vurderer, at indsatsen til borgeren peger i denne retning.

I ganske få sager er Socialforvaltningen ansvarlig, for udarbejdelse af den forberedende rehabiliteringsplan. Disse sager vil ikke være omfattet, af et servicemål i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, selvom BIF bidrager til oplysning af sagen.

Revalideringssager indgår ikke i servicemålet, men er fortsat omfattet af den tidligere vedtagne sagsbehandlingsfrist på 4 måneder.

Afgrænsning af periode.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har i forbindelse med implementeringen af reformen på førtidspensions- og fleksjob området, drøftet mulighederne for ledelsesinformation, herunder opfølgning på sagsbehandlingstiden. Da IT understøttelsen i relation til reformen, ikke giver mulighed for levering af systemdata til belysning heraf, besluttede forvaltningen, at foretage udvalgte manuelle registreringer i KMD Opera. Disse registreringer er teknisk og praktisk blevet implementeret, pr. 1. juli 2013.

Det betyder, at et servicemål nu kan fastsættes med udgangspunkt i tidspunktet for påbegyndelse af den forberedende rehabiliteringsplan. Enten til tidspunktet for en afgørelse i sager, hvor Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har kompetence til at træffe afgørelse eller, i førtidspensionssager, til tidspunktet for rehabiliteringsteamets indstilling. I førtidspensionssager vil der, på denne måde, alene blive målt på den del af sagsbehandlingen, som Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har ansvaret for.

Oversigt over hovedelementerne i sagsbehandlingen, herunder angivelse af tidsforbrug fra påbegyndelse af den forberedende rehabiliteringsplan indtil møde i rehabiliteringsteamet eller afgørelse i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen

A. Rehabiliteringsplanens forberedende del
I denne del af sagsbehandlingen, indgår afholdelse af møde med borgeren, vejledning til borgeren, indhentelse af samtykkeerklæring, oplysninger fra læge og øvrige samarbejdspartnere, udarbejdelse af rehabiliteringsplanens forberedende del mv.

Sagsbehandlingstid for denne del af sagsbehandlingen, udgør dels 6 uger i sager om ansøgning om førtidspension på det foreliggende dokumentationsgrundlag. Dels 14 uger i øvrige sager om førtidspensionssager, samt i sager om fleksjob og ressourceforløb, medmindre der skal iværksættes et længerevarende afklarende/udviklende forløb.

B. Sagsbehandling i rehabiliteringsteamet
I denne del af sagsbehandlingen indgår screening af sager i regionen (alle sager, undtagen sager om førtidspension på det foreliggende grundlag), planlægning af møde i rehabiliteringsteamet, indkaldelse og udsendelse af akter til deltagerne i rehabiliteringsteam, herunder til borger og til sundhedskoordinator fra regionen – som sker med minimum 10 dages frist, samt afholdelse af mødet i rehabiliteringsteamet.

Sagsbehandlingstiden for denne del af sagsbehandlingen, udgør 2 uger i sager om ansøgning om førtidspension på det foreliggende dokumentationsgrundlag og 4 uger i øvrige sager om førtidspensionssager, samt sager om fleksjob og ressourceforløb.

C. Efter mødet i rehabiliteringsteamet
I denne del af sagsbehandlingen indgår journalisering fra mødet, indstilling om fleksjob, ressourceforløb og førtidspension, samt fremsendelse af partshøring til borgeren.

På baggrund af ovenstående kan det konkluderes, at sagsbehandlingstiden samlet set udgør, 2 uger i sager om førtidspension på det foreliggende grundlag og 23 uger i øvrige sager om førtidspensionssager, samt sager om fleksjob og ressourceforløb i hovedparten af sagerne.

Der vil være en mindre del af sagerne, som er meget komplekse eller hvor det er påkrævet med et afklarings/udviklingsforløb efter beskæftigelsesloven, for at kunne vurdere borgerens arbejdsevne i henhold til loven, hvilket kan medføre en længere sagsbehandlingstid. Forvaltningen forventer at sagsbehandlingstiden i disse sager maksimalt vil udgøre 52 uger.  

Statistik over sager forelagt rehabilteringsteamet

Fig. 1 viser en beregning af sagsbehandlingstid på baggrund af 150 afsluttede sager forelagt rehabiliteringsteamet i 2013. 

Den foreløbige statistik taler for, at der kan opnås en kortere sagsbehandlingstid end det foreslåede servicemål på 23 uger, i sager om fleksjob, ressourceforløb samt førtidspensionssager, som ikke behandles på det foreliggende dokumentationsgrundlag.

Det skal dog bemærkes, at sagerne i statistikken fortrinsvis er kategoriseret som lette/glatsager, fx grundet den sagsbehandling, som lå forud for reformen, eller at der kort før reformens ikrafttræden, var truffet en afgørelse om samme spørgsmål, hvorved sagen var godt belyst.

Konklussion
Sagsbehandlingstiden er sammensat af elementer, hvor Beskæftigelses - og Integrationsforvaltningen kan påvirke sagsbehandlingstiden, men også af aftaler fx på det lægelige område, hvor forvaltningen ikke har mulighed for at ændre de fastsatte frister.                                     

Forvaltningen foreslår derfor, at der fastsættes et service mål på 8 uger for sager om førtidspension på det foreliggende grundlag, og et servicemål på maksimalt 23 uger i øvrige sager om førtidspension, samt i sager om fleksjob og ressourceforløb. Begge mål fastsættes ud fra en sagsbehandlingstid i de 90 % hurtigste sager og afrapporteres i resultatstatus til udvalget. De sidste 10% af sagerne udgør særligt komplicerede sager, som fordrer indhentelse af mange oplysninger, herunder lægelige, afklaringsforløb af 3-6 måneders varighed for at kunne vurdere borgerens arbejdsevne. Det er forvaltningens forventning, at sagsbehandlingstiden i disse sager ikke overstiger 52 uger.

Forvaltningen foreslår endvidere, at servicemålene evalueres løbende og senest den 1. juli 2014, således at det er muligt at inddrage erfaringer og statistik i den endelige fastsættelse af et servicemål.

1. Processen for sager til rehabiliteringsteamet
2. Elementerne i sagforløbet (eftersendes)
3. Sagsbehandlingsfrister på revaliderings- og fleksjobområdet i Ålborg Kommune og Københavns Kommune

Morten Binder    /Jørn Levinsen