Investerings- og innovationsforslag til OFS 24/25

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender de tre vedlagte investeringsforslag samt innovationsforslaget.

Problemstilling

I Overførselssagen forhandles der om de budgetmidler, som kommunen ikke har nået at bruge i det forgangne år. Pengene fra Overførselssagen kan i udgangspunktet kun bruges i 2025.

Som led i effektiviseringsstrategien kan forvaltningerne ansøge om midler til smarte investeringer gennem investerings- og innovationspuljen. Midlerne gives til investeringer, hvor tilbagebetalingstiden som udgangspunkt maksimalt er seks år. De effektiviseringer, som forvaltningerne opnår ved en smartere opgaveløsning, kan indgå i forvaltningernes fremtidige effektiviseringsbidrag.

En del af puljemidlerne udmøntes i Overførselssagen 2024/2025, og den resterende del ved budgetforhandlingerne. Den samlede pulje er på 375 mio. kr. til investerings- og innovationsforslag med henblik på at understøtte udvalgenes indfrielse af effektiviseringsmåltallet. Investeringspuljen kan søges for at sikre, at den nødvendige omstilling i kommunen sker på baggrund af intelligente effektiviseringer frem for simple besparelser. Innovationspuljen bruges derimod til at modne fremtidige effektiviseringsforslag, hvor det på ansøgningstidspunktet ikke er muligt at beregne forslagets eksakte potentiale. Ved foranalyser vil det være muligt at søge om midler til mere bredt at afdække et forslags potentielle potentiale. Midler til foranalyser gives som lån, der skal tilbagebetales.

Løsning

Forvaltningen har tre investeringscases samt en innovationscase med til OFS 24/25.

Investeringscase: Digitalt samtykke

Borgere bliver i forskellige sammenhænge bedt om at give samtykke til en myndighed, for eksempel ved behandling af en sag eller ydelse af en service.

Dette gælder i høj grad i BIF, hvor der årligt er ca. 20.000 samtykker.

Samtykke fra borgere indhentes i dag i en overvejende manuel proces, hvor samtykkeskabelonen udprintes, underskrives fysisk for derefter at blive scannet ind, makuleret og journaliseret på borgerens sag.

En digitalisering af sådanne samtykker rummer mange muligheder for at fjerne bøvl og besværligheder, så der kan frigives tid til selve dialogen mellem medarbejder og den pågældende borger. Det vil betyde bedre service til borgerne og reduktion i den administrative tid, som der i dag bliver brugt på samtykker. Socialforvaltningen har ligeledes en investeringscase til OFS 24/25, hvor de søger om midler til digitalt samtykker.

Ansøges i 2025 om 1,2 mio. kr. i 2026 om 1,7 mio. kr.

Effektivisering i 2026 0,6 mio. kr., fra 2027 og varigt frem: 1,2 mio. kr.

Investeringscase: Selvbetjent vejledning til ledige københavnere

BIF har gennemført en foranalyse af muligheden for at etablere digital selvbetjent vejledning til ledige borgere, der peger på en række gevinster. Med udgangspunkt i foranalysen søger BIF nu om investeringsmidler til at gennemføre projektet.

Forslaget omhandler implementering af selvbetjent vejledning, der er en digital løsning målrettet ledige borgere, der gør, de selv kan forbedre sig på bl.a. deres rettigheder og pligter inden deres samtale med jobcentret.

Den tid, der frigives ved, at borgeren og sagsbehandleren har en målrettet dialog om rettigheder og pligter, kan benyttes til jobrettet dialog.

Forventningen er, at borgerens forberedelse og det ensartede udgangspunkt resulterer i en generelt forbedret dialog med mere konkret fokus på jobrettet dialog.

Der er i forslaget yderligere fokus på reduktion af dokumentation samt at sikre ens og opdateret uddannelse i rettigheder og pligter.

Ansøges i 2025 om 1,0 mio. kr., i 2026 om 1,9 mio. kr. og i 2027 om 0,5 mio. kr.

Effektivisering i 2026 0,4 mio. kr., fra 2027 og varigt frem 1,8 mio. kr.

Tværgående investeringscase: Optimering af affaldshåndtering i KK

I 2023 godkendte Borgerrepræsentationen (BR) Investeringsforslaget ’Optimering af affaldshåndtering i Børne- & Ungdomsforvaltningen’ (OFS 2022-2023). Investeringscasen indebærer, at KEJD på baggrund af en analyse på affaldsområdet optimerer henholdsvis tømmefrekvens samt antal og sammensætning af affaldscontainere på skoler og institutioner i kommunen.

KEJD vurderer, at der kan findes yderligere effektiviseringer på 0,5 mio. kr. årligt på ca. 250 ejendomme, der anvendes af de 7 forvaltninger.

Ansøge i 2025 om 0,9 mio. kr. og i 2026 om 0,9 mio. kr.

Samlet varige besparelse fra 2027 er 0,5 mio. kr. BIFs varige besparelse er 0,04 mio. kr.

Innovationsforslag: Analyse af indsamling, deling og anvendelse af data ml. SOF og BIF på bolig-hjemløseområdet

Forvaltningen har i samarbejde med Socialforvaltningen (SOF) udarbejdet et innovationsforslag, hvor forvaltningerne søger om midler til en foranalyse, som skal analysere mulighederne for indsamling, deling og anvendelse af data mellem forvaltningerne. Det er SOF, der står som afsender på foranalysen, men der ansøges om midler til begge forvaltninger.

IT-understøttelsen af beskæftigelsesindsatsen og socialindsatsen sker i dag ud fra en sektoropdelt lovgivning og infrastruktur og i mindre udstrækning ud fra borgerens tværgående- og helhedsorienterede hensyn. Dette betyder, at der i dag kun i meget begrænset omfang udveksles data og dokumenter mellem hhv. SOF og BIF. Der er heller ikke direkte snitfladeintegration ml. BIF’s fagsystemer og SOF’s fagsystemer eller bagvedliggende infrastruktur, som understøtter datadeling.

BIF og SOF ser et stort effektiviseringspotentiale i at få etableret en infrastruktur for datadeling ml. BIF og SOF, så den helhedsorienterede sagsbehandling styrkes, dobbeltindhentninger af oplysninger udgås, forvaltningernes ressourcer anvendes mere effektivt, og borgerne oplever en bedre og mere helhedsorienteret service fra forvaltningerne.

Der søges om 1,25 mio. kr. Socialforvaltningen søger om 0.5 mio. kr. og BIF om 0,5 mio. kr. til interne analyseressourcer. De sidste 0,25 mio. kr. til ekstern bistand eller udvikling af små proof of concepts, som er små versioner af et projekt, der viser idéens potentielle værdi og funktionalitet, vil blive ligeligt fordelt mellem SOF og BIF.

Økonomi

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Ændringer i økonomien afventer forhandlinger om Overførselssagen 2024/2025.

Politiske handlerum

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget har mulighed for at ønske ændringer i fremlagte investerings- og innovationsforslag.

Videre proces