Implementering af Kvantum i BUF

Udvalget skal tage stilling til orienteringen om implementeringen af økonomisystemet Kvantum i BUF.

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget drøfter og tager orienteringen om Kvantum til efterretning

Problemstilling

Børne- og Ungdomsudvalget besluttede på sit møde den 1.2.17 på baggrund af et medlemsforslag fra Socialistisk Folkeparti, at forvaltningen skal fremlægge en grundig orientering om implementeringen af Kvantum i Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Implementeringen af Kvantum medfører en samlet effektivisering på 133,5 mio. kr. ved fuld indfasning i 2020, hvor af BUF skal realisere 23,6 mio. kr.

I BUF forventes effektiviseringen at skulle realiseres med 13,5 mio. kr. i centrale kontorer, hvoraf de 3,8 mio. kr. kan realiseres på systembesparelser, men den resterende effektivisering er lønmidler. På decentrale enheder skal realiseres 10,1 mio. kr., der primært skal realiseres gennem bedre indkøbsaftaler.

Der er endvidere en effektivisering knyttet til implementeringen af administrative arbejdsfællesskaber på 9,48 mio. kr. (løn). Denne effektivisering skal realiseres på skoler og klynger som lønmidler.

Forvaltningen orienterer i sagen kort om arbejdet med implementeringen af systemet og etableringen af administrative arbejdsfællesskaber, herunder konsekvenser for bl.a. institutioner og skoler. I baggrundsnotatet i bilag 1 er dette yderligere uddybet.

Løsning

Kvantum

Den 14.3.13 besluttede Borgerrepræsentationen at anskaffe et nyt økonomistyringssystem (Kvantum) i kommunen, der skal anvendes på tværs af kommunens forvaltninger.  Kvantum skal forenkle en række processer vedrørende skoler, klynger og bydækkende enheders indkøb, økonomistyring og projektstyring. 

Kvantum skal implementeres i BUF i perioden den 1. september 2017 til den 1. januar 2018.

Den 1. september 2017 implementeres indkøb, fakturering og regnskab for ledere (centrale og decentrale), administrative medarbejdere, administrative ledere og klyngeledere, skoleledere og ledere af bydækkende enheder samt indkøb for køkken og rengøring. I perioden den 1. oktober til den 1. november 2017 forventes det at indkøb for pædagoger, lærere, pædagogiske ledere etc. kan implementeres. Den 1. oktober 2017 implementeres budget centralt i BUF og den 1. december 2017 implementeres budget på decentrale enheder i BUF. 1. januar 2018 implementeres projektmodulet. Der vil være ca. 2.500 BUF brugere i kvantum, og det vil ikke være muligt at organisere en ordentlig uddannelse og support, hvis kvantum udrulles hos alle fra start, derfor er det valgt at implementere i flere faser.

Der er foretaget en risikoanalyse af implementeringen af Kvantum. Der vil således i 2017 kunne være udfordringer ift. skoler, klynger og bydækkende enheders økonomistyring, hvor fx økonomioverblik ikke er løbende tilgængeligt for enhederne i Kvantum, men eksempelvis månedligt udarbejdes af forvaltningen i regneark. Det skyldes, at forbrug ligger i Kvantum og budget fortsætter i BUF's eksisterende bevillingssystemer, der i dag anvendes til den lokale økonomistyring. For at imødekomme de forventede udfordringer, har BUF iværksat en tæt dialog med alle enheder om de forventede ændringer, som Kvantum vil medføre ift. roller, ansvar, kompetencer, support etc. i forbindelse med overgangen til Kvantum.

I slutningen af august og hele september vil de første brugere blive uddannet i indkøb, regnskab, faktura og regnskab. Uddannelsen er obligatorisk for alle medarbejdere, der skal autoriseres til Kvantum. Der er desuden fokus på en forstærket supportorganisation i forlængelse af implementeringen. Supportorganisationen vil være centralt organiseret med en entydig indgang og bestå af et telefonnummer, hvor alle kan ringe til, en fysisk adresse, hvor brugerne kan henvende sig og en hjemmeside med generel viden, vejledninger etc. Derudover vil der være workshops, netværksmøder og opsøgende support ude på de enkelte enheder eller i områderne.

Administrative arbejdsfællesskaber

Borgerrepræsentationen godkendte den 28.4.16 (BUU 9.3.16) en investeringscase til puljen for smarte investeringer i kernevelfærden om etablering af administrative arbejdsfællesskaber.  Målet med etableringen af administrative arbejdsfællesskaber er at frigøre faglige lederes tid fra administrative opgaver og reducere skoler og institutioners udgifter til administration gennem en bedre udnyttelse af specialistkompetencer på tværs af enheder.

De standardiserede og forenklede processer, der følger med implementeringen af Kvantum, er et væsentligt element i implementeringen af administrative arbejdsfællesskaber. Forenklingerne og standardiseringerne vil frigive mere tid til den faglige ledelsesopgave i klynger og på skoler m.fl. og give mulighed for at effektivisere supportopgaven fra forvaltningen og koncernenhederne.

Der er gennemført pilotforsøg med administrative arbejdsfællesskaber for klyngerne, der viser, at det vil være muligt at realisere den forventede effektivisering.  Der mangler erfaringer for skolerne, men der er iværksat tilsvarende pilotforsøg på skoleområdet, der skal bidrage til udvikling af en løsning, der kan realisere effektiviseringen på skoleområdet.

Etableringen af administrative arbejdsfællesskaber vil betyde, at der på en række skoler og klynger skal foretages ændringer i eksisterende administrative processer og vil betyde ændringer for det administrative personale, herunder nedlæggelse af stillinger. De medarbejdergrupper, som primært bliver berørt er administrative medarbejdere i klyngerne, administrative ledere på skolerne og skolesekretærer samt administrative medarbejdere i forvaltningen. De mest effektive processer skal implementeres på alle enheder, hvilket forudsætter en standardiseret rolle- og ansvarsfordeling på enhederne, der kan understøttes af de administrative arbejdsfællesskaber.

Inddragelse

Inddragelsen har strakt sig over en længere periode. Implementeringen er ved flere lejligheder drøftet i forvaltningens HovedMED, og der har været gennemført løbende møder om implementeringsopgaven for skoler og klynger. De faglige organisationer inddrages i en løbende dialog om implementeringen ligesom bestyrelser holdes orienteret. Hverken økonomistyringssystemet Kvantum eller arbejdsfællesskaberne vil ændre på det faglige serviceniveau i forhold til børn og forældre eller på forældre- og skolebestyrelsernes kompetencer, men opgave snittet mellem administrative medarbejdere og hhv klyngeleder, skoleleder og leder af bydækkende enheder vil ændre sig, således at der vil blive frigjort tid til mere faglig ledelse.

Økonomi

Fuldt indfaset i 2019 vil implementeringen af Kvantum medføre en årlig effektivisering på 23,6 mio. kr. i BUF. Borgerrepræsentationen godkendte den 28.4.16 (BUU 9.3.16) investeringscasen om etablering af administrative arbejdsfællesskaber. Fuldt indfaset i 2019 vil administrative fællesskaber medføre en årlig effektivisering på 9,48 mio. kr. i BUF.

Videre proces

Kvantum indføres i forvaltningen pr. 1.9.17. Forvaltningen vil give udvalget en status for implementeringen omkring årsskiftet 2017/18. Implementeringen af de administrative arbejdsfællesskaber vil indgå i sagen om udmøntning af Budget 2018 på mødet den 8.11.17.

Tobias Børner Stax                     /Sti Andreas Garde

Indstillingen blev drøftet og taget til efterretning.

F ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen, hvilket, A, B, O, V og Ø tilsluttede sig: "Vi støtter målet med oprettelsen af administrative arbejdsfællesskaber: "At frigøre skolelederes tid fra administrative opgaver til faglig/pædagogisk ledelse", men oprettelsen af administrative arbejdsfællesskaber må ikke indskrænke den enkelte skoles råderum for faglig/pædagogisk ledelse, personaleledelse og for, at den enkelte skole udvikler en pædagogisk profil i tæt samspil med det lokalområde, som skolen er en del af".