Statusrapport pr. juli 2008 om genopretningen af BUFs økonomi - FÆLLESINDSTILLING ØKF, BUF

2. Statusrapport pr. juli 2008 om genopretningen af BUFs økonomi - FÆLLESINDSTILLING ØKF, BUF (2008-111310) Månedlig statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets (BUU) økonomi til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget, jf. BR 678/06. INDSTILLING OG Beslutning Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget beslutter, at tage statusrapporten pr. juli til efterretning. at tage til efterretning, at der er tilfredsstillende fremdrift på 3 af 5 områder at afrapporteringen fremover vil ske kvartalsvis at der gennemføres en fornyet vurdering af niveauet i den decentrale økonomistyring på tilsvarende præmisser som det første gennemførte servicetjek. Problemstilling Borgerrepræsentationen godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) den 14. december 2006, herunder at Økonomiudvalget skal have en månedlig statusrapport. Statusrapporten fra juli 2008 gives her. Løsning Genopretningsplanen (økonomistyring) I denne status har Deloitte rapporteret på følgende tidligere projekter: Statuskonti Køb/salg Puljer Gældshåndtering Udarbejdelse af forretningsgange Herudover afrapporteres på temaet budgetopfølgning i denne statusrapport. Det er Deloittes samlede vurdering, at der overvejende er tilfredsstillende fremgang, da der er tilfredsstillende fremdrift på 3 af 5 områder. På denne baggrund anbefales det, at man overgår til kvartalsvis afrapportering. De områder, hvor Deloitte vurderer, der ikke er tilfredsstillende fremdrift er statusposter (tidligere indsatsområde 27 i genopretningsplanen) samt Puljestyring (tidligere indsatsområde 9 i genopretningsplanen). Deloitte vil senere følge op på følgende emner. ?Status for tildeling af refusioner til institutioner, herunder omfanget af udeståender?, ?Status for udbredelse af økonomistyringsværktøj til fritidshjem og klubber samt skoler?, ?Gældsproblematik på skoler og andre institutioner?, ?Særligt tema vedrørende Budgetopfølgning - Decentral økonomistyring?, samt ?Udarbejdelse af forretningsgange?. Børne- og Ungdomsforvaltningen og Deloitte anbefaler endvidere, at det besluttes at gennemføre en fornyet vurdering af niveauet i den decentrale økonomistyring på tilsvarende præmisser som det første gennemførte servicetjek, vil det være muligt at vurdere, om der er sket en udvikling i niveauet i økonomistyringen som følge af de igangsatte tiltag. Deloitte vurderer herudover, at BUF med fordel kan arbejde med at gøre opfølgning og rapportering på indsatsområder mere operationel i form af fremlæggelse af konkrete mål og tidsplaner for den fremadrettede indsats. Kommentarer vedrørende statusposter Siden genopretningsplanens start har statusposterne i BUF været i fokus. Dette skyldes, at det viste sig, at der var et ganske betydeligt antal uafstemte eller forkert afstemte konti i forvaltningen. Der er på denne baggrund igangsat en række aktiviteter Det er Deloittes vurdering, at der fortsat findes mange fejl (senest 29,2 %) i de udførte ledelseskontroller, og der kan derfor være tvivl om, hvorvidt opgaven omkring afstemning af statuskonti i BUF set under et vil udvise et tilfredsstillende resultat ved udgangen af 2008. Deloitte vil følge op på dette område igen, når resultatet af næste ledelseskontrol pr. 30.09.2008 foreligger. Samlet set vurderer Deloitte, at fremdriften på området er mindre tilfredsstillende. BUF er enig i, at kvaliteten af afstemningerne endnu ikke er tilfredsstillende og har derfor planlagt månedlig kontrol året ud. Kommentarer vedrørende betaling til og fra andre kommuner Deloitte finder det overordnet set utilfredsstillende, at oprydningen for 2007 endnu ikke er færdiggjort, men det er Deloittes opfattelse, at der i forhold til den forrige rapportering har været fremdrift både angående oprydning for 2007 og angående den organisatoriske udvikling i afdelingen. Det er endvidere Deloittes opfattelse, at det nu er ansat et fast team til at varetage driftsopgaverne. Da der samlet set fortsat udestår en del i forhold til færdiggørelse af oprydningen vedrørende tidligere år, vedrørende prognoseopgaven, samt vedrørende størrelsen af det økonomiske udkomme af oprydningen, vil Deloitte følge op på området i forbindelse med kommende rapporteringer. Kommentarer vedrørende puljestyring Puljebegrebet anvendes i BUF i dag som fællesbetegnelse for en lang række forskellige typer af midler, som ikke fra starten af året er indbudgetteret i centrale og decentrale enheders normale budgetter. BUF oplyser, at BUF gennem de senere år har reduceret betydeligt i antallet af puljer og er igang med en effektivisering af hele puljestyringen. Deloitte anerkender, at forvaltningen har gjort en betydelig indsats for at forbedre styring og opfølgning på puljeområdet. Den brede anvendelse af puljer som styringsmæssigt redskab giver dog efter Deloittes vurdering anledning til uklarhed, og Deloitte anbefaler: At alle puljemidler, som disponeres centralt, ophører med at blive håndteret som puljer og i stedet budgetteres som almindelige budgetposter i de kontorer, som i praksis har ansvaret. Tilsvarende gælder for de dele af puljerne, som vedrører udgifter på distriktsniveauet, som ikke skal udmeldes til institutionerne, f.eks. aflønning af støttepædagoger, som er ansat i distriktet Særligt tema Budgetopfølgning - Prognosemetodik i forbindelse med budgetopfølgningen. Deloitte blev bedt om at opnå et bedre kendskab til metodeapparat, værktøjer og udviklingsstade for prognosemetodikken i Børne- og Ungdomsforvaltningen og give en vurdering af prognosemetodikkens udviklingsstade, og dens forudsætninger. Det er Deloittes vurdering, at der med fordel kan arbejdes med præsentationsformen af prognoserne ud fra et væsentlighedsniveau i forhold til hvilke informationer der er nødvendige, samt at man følger en konsekvent ensartet rapporteringsform, således at det bliver muligt at følge og forstå ændringer fra den ene prognose til den næste. Herudover er det Deloittes vurdering, at selve styringskulturen i forvaltningen bør revurderes. Der anvendes således to grundlæggende forskellige styreformer i forvaltningen, som efter Deloittes vurdering giver væsentlige problemer i forhold til budgetopfølgning og prognoser: Økonomisk decentralisering og et pose-penge princip, hvor økonomien styres decentralt af de enkelte institutionsledere, der har det fulde budgetansvar, og selvstændigt kan omdisponere såvel indenfor deres ramme, som imellem løn og øvrig drift, baseret på tillid til, at de enkelte ledere i forvaltningens serviceproducerende enheder selv kan udmønte forvaltningens mål indenfor den givne økonomiske ramme. Puljestyring, hvor de økonomiske midler styres fra centrale kontorer og distrikter, hvor pengene er øremærket til specifikke formål, og til anvendelse inden for en på forhånd defineret ramme, der understøttes af løbende dokumentation af gennemførte aktiviteter. Det er Deloittes opfattelse, at der er tale om to meget forskellige måder at tildele budgetmidler på, og for den enkelte institution medfører dette usikkerhed i forhold til budgettets egentlige størrelse, ikke mindst ved den hidtidige praksis for håndteringen af puljer. Samtidig er det Deloittes indtryk, at der er betydelig usikkerhed forbundet med den løbende tilbagemelding af forbrug på puljer der administreres på distrikts / kontor niveau. Videre proces Denne indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget d. 17. september og i Økonomiudvalget d. 23. september. I forbindelse med sidste afrapportering blev det aftalt, at hvis rapporten for juli måned viser tilfredsstillende fremdrift, vil man herefter overgå til afrapportering hver 3. måned. Det forslås følgelig, at næste afrapportering vil ske på Børne- og Ungdomsudvalget d. 26.11.2008 og Økonomiudvalget d. 02.12.2008. Else Sommer Claus Juhl bilag 1. Deloittes afrapportering pr. juli 2008 2. Børne- og Ungdomsforvaltningens fremsendte statusrapportering til Deloitte 3. Børne- og Ungdomsforvaltnings kommentarer til afrapporteringen Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning den 17.09.2008 Indstillingen blev godkendt, idet udvalget desuden besluttede, at Deloitte og forvaltningen inden for en måned fremlægger klare mål for fremdriften i de kommende rapporteringer, at Deloitte og BUF i de månedlige statusmøder vurderer om der er problemer, som er af så alvorlig en karakter, at der skal sættes en sag på dagsordenen i udvalget samt at der månedligt resten af året foretages kontrol af statusposter.