Revisionsberetning for 2015 vedrørende årsregnskabet
Indstilling
Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,
1. at udvalget tager Deloittes bemærkninger og anbefalinger til efterretning
2. at udvalget godkender forvaltningens bemærkninger og handlingsplaner til de konkrete punkter
Problemstilling
Regnskabet for 2015 blev behandlet i Børne- og Ungdomsudvalget den 6. april 2016. Efter behandlingen i udvalget er regnskabet blevet sendt til kommunens eksterne revisor Deloitte for at blive gennemgået. Deloittes opgave er at vurdere, om regnskabet er retvisende, og om der er nogle risici i forbindelse med regnskabsprocesserne i forvaltningen. Deloitte har nu fremlagt den samlede revisionsberetning for 2015, jf. bilag 1.
Løsning
Deloitte har som kommunens eksterne revisor godkendt regnskabet uden forbehold. Deloitte har i revisionsberetningen afgivet sine bemærkninger til regnskabet. Bemærkningerne gives til områder, hvor Deloitte anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Som følge heraf skal forvaltningerne på alle områder, der påpeges i revisionsbemærkningerne, iværksætte handlingsplaner, der skal løse forholdene.
Deloitte har tre revisionsbemærkninger inden for Børne- og Ungdomsforvaltningens område:
Lønadministration
Revisionen rejser kritik ift. administrationssystemet LARA, som benyttes af Ungdomsskolen og TRIO som benyttes af skolerne, hvor løn administreres uden den kontrol, som normalt finder sted i Koncernservice. BUF er – i dialog med Intern Revision og Koncernservice - i fuld gang med at sikre funktionsadskillelse og etablere kontrolmekanismer, hvorved der ændres på indberetningen af løn, så der fremover skal to personer indover lønindberetninger. Dette skal sikre, at løn kan anvises på betryggende vis via LARA- og TRIO-systemerne. Der har ikke hidtil været en systematisk kontrol af funktionsadskillelsen, men det bemærkes, at hverken forvaltningen eller intern revision har konstateret misbrug eller forsøg på misbrug, og at muligheden for at indberette egen løn har forudsat et indgående kendskab til lønsystemet og lønkodernes tilknytning til lønklasserne.
Børneattester
Revisionen kritiserer manglende systematisk kontrol af dokumentation (særligt børne- og straffeattester) ved ansættelser.
Forvaltningen har i samarbejde med KS nu udarbejdet en ny kontrolprocedure, som er iværksat fra august 2016, så der fremadrettet hurtigere følges op i ledelsesstrengen på eventuelt manglende børneattester, og så KS sætter sagsbehandling på stand-by for ansættelser, hvor der ikke er medsendt børne- og straffeattester.
Forvaltningen har bedt Intern Revision (IR) vurdere kontrolprocessen, og IR tager den nye proces til efterretning og vil i forbindelse med revision af lønområdet i efteråret 2016, påse hvorvidt den nye proces er implementeret og er effektiv i forhold til at sikre, at ingen medarbejdere, der tidligere er straffet for overgreb på børn, ansættes i børnerettede funktioner i BUF.
Forvaltningen redegør i bilag 2 nærmere for omfanget af manglende børneattester samt opfølgningen herpå.
Bogføring
I forbindelse med gennemgang af indkøbsområdet rejser Revisionen generel kritik af, at bogføring i kommunen ikke i alle tilfælde er i overensstemmelse med god bogføringsskik, idet konteringsteksten ikke altid er tilstrækkelig sigende, og posteringer ikke altid er dokumenteret med et bilag.
Generelt arbejder BUF på at øge den administrative kvalitet såvel sammen med Koncernservice i projekterne ”administrative standarder” og BUF-taskforce som internt i BUF med programmet ”God Administration i BUF”. Af forretningsgangene på området fremgår allerede, at konteringer skal ske med en sigende konteringstekst. BUF vil nu indskærpe kravet om kontering med relevant tekst og bilag og hermed fremme implementeringen af forretningsgangene. Implementering af forretningsgangene på økonomiområdet vil tillige modne enhederne til de ændringer, som kommer med implementeringen af det nye økonomisystem Kvantum. Implementeringen vil ske ved information via Ugepakken, Netværksmøder og i forbindelse med økonomikonsulenternes besøg på skoler og institutioner.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Efter udvalgenes behandling af handlingsplanerne som følge af årsregnskabsrevisionen fremlægges den samlede handlingsplan for Økonomiudvalget d. 16. august. Behandlingen i Økonomiudvalget sker med forbehold for godkendelse i de enkelte fagudvalg. Besvarelsen oversendes herefter til Revisionsudvalget, der udarbejder den endelige revisionsbetænkning, hvorefter regnskabet kan endeligt godkendes af Borgerrepræsentationen.
Tobias Børner Stax /Sti Andreas Garde
Beslutning
Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning.
Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt.