B-sag: Revisionsberetning 2023 vedr. årsregnskabet

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU),

1. at forvaltningens bemærkninger og handleplaner til revisionsberetningen for 2023 godkendes.

Problemstilling

Regnskabet for 2023 blev godkendt af BUU på mødet den 11. marts 2024. Efter behandlingen i udvalgene er kommunens samlede regnskab blevet sendt til kommunens eksterne revisor, EY, for at blive gennemgået. Revisionens opgave er at vurdere, om regnskabet er retvisende, samt om der er nogle risici i forbindelse med regnskabsprocesserne i forvaltningen.

EY har nu fremlagt den samlede revisionsberetning for 2023, jf. bilag 2. BUU skal tage stilling til forvaltningens forslag til handleplaner, der skal løse de forhold, som er nævnt i revisionsbemærkningerne, jf. bilag 1.

EY har godkendt regnskabet uden forbehold og har i revisionsberetningen afgivet sine bemærkninger til regnskabet. Med beretningen har EY givet tre revisionsbemærkninger til kommunens regnskab. Bemærkningerne gives til områder, hvor de anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.

Der er tre bemærkninger, som BUF skal udarbejde handleplaner til. Bemærkningerne omhandler:

1. Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller, der - udover BUF - vedrører TMF, ØKF, KFF, SOF og SUF.
2. Ibrugtagningstilladelser på it-systemer, der vedrører alle forvaltninger.
3. Brugerstyring og ledelsestilsyn med brugerautorisationer, der vedrører alle forvaltninger.

Derudover har Intern Revision foretaget en undersøgelse med bemærkninger af forvaltningens håndtering af indtægtsbevillinger, jf. bilag 3, som BUF har udarbejdet handleplan for, jf. bilag 4.

Løsning

Med handleplanerne i bilag 1 forventes bemærkningerne håndteret til fremtidige beretninger. Herunder gennemgås revisionsbemærkningerne, der vedrører BUF, samt de handleplaner BUF har udarbejdet.

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

I lighed med tidligere år henstiller revisionen til, at der i de berørte forvaltninger fortsættes med at have ledelsesmæssigt fokus på effekten af de igangværende handleplaner fra 2022. Handleplanerne sigter mod at sikre korrekte udførelser og tilstrækkelig dokumentation af regnskabsmæssige registreringer.

På BUU-mødet den 28. februar 2024 godkendte udvalget forvaltningens handleplaner vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2023. Arbejdet med handleplanerne er sat i gang, og BUF har bl.a. indført månedlig kontrol af dankortkøb og udlæg, og kontrollerne bruges til dialog med bogføringsmedarbejdere for at rette eventuelle fejl. Der er også etableret en ny forretningsgang for udlæg, som inkluderer brug af forklæde og skærpede krav til tro- og loveerklæringer. Dette skal sikre færre fejl fremover.

Brugerstyring og ledelsestilsyn med brugerautorisationer

Det anbefales, at forvaltningerne gennemgår systemerne uden ibrugtagningsstatus og opdaterer oplysningerne i Fælleskommunal Informationssystem for Sikkerhed og Kontrol (FISKK). Det anbefales, at der udføres en sikkerhedsvurdering af de systemer, der blev taget i brug før 2018. De systemer, der ikke er godkendte, skal eskaleres i overensstemmelse med anskaffelses-cirkulæret, og der skal træffes nødvendige foranstaltninger, som f.eks. udfasning, da de udgør en sikkerhedsrisiko i henhold til kommunens regler.

BUF har ansat en medarbejder til opgaven, og alle ibrugtagningsstatus er gennemgået, dertil er oplysninger i FISKK opdateret.

Brugerstyring og ledelsestilsyn med brugerautorisationer, der vedrører alle forvaltninger

Det anbefales, at ledelsestilsynet for adgang til personoplysninger overholder kommunens regler, både for integrerede og eksterne systemer. Desuden bør alle systemer markeres korrekt ifølge FISKK, og adgangsstyringssystemer bør integreres i kommunens IGA-løsning, hvis muligt. En IGA-løsning (Identity Governance & Administration) automatiserer arbejdsprocesserne for styring af identiteter og håndhæver processer og politikker. Der bør lægges særlig vægt på at sikre strategiske mål og forretningsgevinster for systemer uden for IGA-løsningen. Det foreslås også at automatisere ledelsestilsynet for integrerede systemer og revidere kommunens governance-regler for at forbedre ressourceforbruget og brugeroplevelsen.

Forvaltningen har gennemført ledelsestilsyn i foråret 2024 og planlægger det næste tilsyn til efteråret 2024, jf. handleplanen. BUF følger planen og forventer, at arbejdet fortsætter gennem 2024 og ind i 2025. BUF arbejder løbende på at forbedre processen og dokumentationen af kontrollerne.

Håndtering af indtægtsbevillinger

Intern Revision har foretaget en særlig undersøgelse af økonomistyringen af indtægtsbevillinger i BUF. Intern Revision kritiserer forvaltningens håndtering af indtægtsbevillinger, som ikke i alle tilfælde er blevet korrekt budgetteret. Det drejer sig særligt om eksterne midler, og forvaltningen vil derfor fremover sikre, at alle eksterne midler inkluderes i bevillingsmæssige ændringer samt have fokus på budgettering af indtægter og udgifter hver for sig i KVANTUM.

Revisionen kritiserer derudover forvaltningens brug af nettobudgettering i økonomistyringen. Nettobudgettering betyder, at forvaltningen styrer efter det samlede resultat på hvert bevillingsområde i stedet for overholdelse af de enkelte indtægts- og udgiftsbudgetter. Et eksempel på det er, at flere indtægter fra forældrebetaling på dagtilbud kombineret med færre udgifter til fripladser bruges til at dække udgifterne til flere børn i dagtilbud. Et andet eksempel er, at flere indtægter fra salg af pladser i folkeskolen til andre kommuner kan bruges til at dække merudgifter forbundet med flere børn i de københavnske folkeskoler end budgetteret. Efter revisionens opfattelse kan nettobudgetteringen fratage det politiske niveau muligheden for økonomisk prioritering.

Forvaltningen vil fremover sikre, at der bliver budgetteret på henholdsvis bruttoindtægter og -udgifter, samt at afvigelser i forhold til budgetterede bruttoindtægter og -udgifter vil blive rapporteret i forbindelse med prognosesager samt, hvor der måtte vise sig behov herfor, enten blive håndteret ved de løbende sager om bevillingsmæssige ændringer mv. eller i særskilte sager.

Politisk handlerum

Der er mulighed for ikke at godkende ovenstående handleplaner og bede om ændringer heraf.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Den samlede handleplan for kommunen med alle forvaltningers bidrag fremlægges for Økonomiudvalget den 27. august 2024. Økonomiudvalget forelægges herefter opfølgning på handleplanen ultimo 2024.