"Book en plads" og justerede anvisningsregler

Udvalget skal tage stilling til ændringer i anvisningsreglerne som følge af implementeringen af bookingsystemet "book en plads".

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget som følge af implementeringen af ”book en plads” ændrer anvisningsreglerne på 0-5 års området således,

a. at bookingsystemet skal gælde for alle pladser på 0-5 års området, men at pladser som kræver dokumentation eller faglig visitation, reserveres i systemet og anvises efter nuværende anvisningspraksis

b. at forældre skal kunne booke plads fra 30 dage efter barnets fødsel

c. at overgangen mellem vuggestue og børnehave i systemet fastsættes til den 1. i den måned barnet fylder 2 år og 10 måneder

d. at overgangen til fritidsinstitution i systemet fastsættes til den 1. august, men at opstarten kan blive tidligere (april-juli), hvis der er plads i barnets kommende fritidsinstitution

e. at systemet automatisk reserverer plads til søskende, når søskendebarnet har et cpr-nummer

f. at søskendebørn, der ikke kan reserveres plads til i søskendeinstitutionen til behovsdatoen, skal have notifikationer om nye pladsåbninger før andre børn

Problemstilling

I april 2016 blev det med investeringscasen ”book en plads” besluttet, at Københavns Kommune skal afvikle det nuværende ventelistesystem på 0-5 års området og i stedet indføre et bookingsystem (BR 28.04.16). Bookingsystemet giver en gennemskuelig anvisning af pladser, mulighed for bedre kapacitetsstyring og borgerservice for forældrene. Systemet ændrer ikke antallet af pladser til rådighed, men ændrer Københavns Kommunes anvisningspraksis på 0-5 års området. De nuværende anvisningsregler blev besluttet af det tidligere Familie- og Arbejdsmarkedsudvalg d. 15. januar 2002.

Løsning

Beslutningen om at overgå til et bookingsystem forudsætter ikke nogle større ændringer af de nuværende anvisningsregler. Forvaltningen har derfor prioriteret at bibeholde den nuværende praksis, så mange steder som muligt. Overgangen til et bookingsystem vil imidlertid medføre en række forandringer sammenlignet med den nuværende praksis.

Beslutningen om at overgå til et bookingsystem udspringer først og fremmest af et ønske om at skabe transparens og en bedre borgerservice for forældre i deres valg af pasningstilbud. Med overgangen til et bookingsystem vil forældre fremover kun blive præsenteret for pasningstilbud, der matcher deres behovsdato. Bookingsystemet betyder, at ventelisterne afskaffes, og at der kan tages større søskendehensyn i anvisningen af pladser end i dag. Erfaringen fra andre kommuner, som har indført et bookingsystem er, at det samtidig giver en bedre mulighed for kapacitetsudnyttelse af kommunens pasningstilbud. For dagtilbuddene giver bookingsystemet mulighed for et tidligere indblik i fremtidig belægning, og dermed bedre mulighed for langsigtet økonomi- og ressourceplanlægning. Omvendt vil dagtilbuddenes muligheder for selvforvaltning blive mindsket, eksempelvis i forhold til selv at kunne bestemme indskrivningshastigheden af kommende børn. For uddybning af forskellene mellem det nuværende ventelistesystem og det kommende bookingsystem henvises til bilag 1 og FAQ i bilag 2.

I det nedenstående har forvaltningen udarbejdet en række anbefalinger til politisk drøftelse. Forvaltningen har prioriteret at bibeholde den nuværende praksis, så mange steder som muligt, og kun lagt op til en ændret praksis der, hvor det er et systemkrav.

Systemkravet er, at der tages stilling til tre fastsatte tidspunkter i systemet:

1. Tidspunkt for, hvornår forældrene kan booke en plads
2. Tidspunkt for, hvornår børn skal overgå fra vuggestue til børnehave
3. Tidspunkt for, hvornår børn skal overgå fra børnehave til fritidsinstitution

 

Typer af pladser

Det anbefales, at bookingsystemet skal gælde for alle pladser på 0-5 års området, men at pladser, som kræver særlig faglig visitation eller dokumentation, reserveres i systemet, og herefter følger den nuværende anvisningspraksis jf. punkt 1. a

I et bookingsystem kan alle pladser udbydes, men der vil fortsat være pladser, som kræver særlig visitering i forhold til børns specifikke behov. Disse pladser skal ikke frit kunne bookes af alle forældre, da pladserne er målrettet en specifik målgruppe af børn.  

I den nuværende anvisningspraksis bliver børn, som har sproglige og/ eller trivselsmæssige udfordringer, eller børn med betydelige og varige psykiske og fysiske handicap visiteret til en særlig plads efter en forudgående visitationsprocedure. Det anbefales, at denne praksis fastholdes, således den særlige indsats fortsat tilrettelægges i samarbejde og dialog mellem forvaltningen, forælder og det konkrete dagtilbud (jf. bilag 1 for uddybning af de forskellige pladstyper).  

I forhold til pladser med særlige dokumentationskrav, anbefales det, at pladserne først bliver vist i bookingsystemet, når forældre har dokumenteret deres behov. Hvis forældre fx kan dokumentere et behov for en plads på en engelsksproget stue, så vil forældrene, når dokumentationen er godkendt, få adgang til at booke en af de ledige pladser i de engelsksprogede stuer. Men pladserne i de engelsksprogede stuer vil ikke kunne fremsøges af forældre, som ikke har et dokumenteret behov.

Udvalget skal beslutte en praksis i forhold til pladser, som ikke er i fri booking for alle forældre, da de er reserveret til børn med specifikke behov. Det anbefales, at pladser for børn med særlige behov bibeholder den nuværende praksis, og at pladser, der kræver et dokumenteret behov, udelukkende kan bookes i systemet af forældre, når de har dokumenteret deres behov.

 

Hvor tidligt skal forældrene kunne booke en plads?

Det anbefales, at der åbnes op for booking af plads 30 dage efter barnets fødsel, jf. punkt 1. b

I dag har forældre mulighed for at skrive sig deres barn på venteliste, når barnet har et cpr-nummer, men barnets anciennitet på ventelisten starter først, når barnet er 4 måneder. I denne periode har forældrene mulighed for at besøge forskellige dagtilbud, uden at det har konsekvenser for deres placering på ventelisten. I et bookingsystem kan forældrene booke fra børnene har et CPR-nummer. Det er muligt selv at fastsætte det tidspunkt, hvor det ønskes, at forældrene skal have adgang.

Erfaringen fra andre kommuner, som har implementeret et bookingsystem er, at forældre ønsker adgang så tidligt som muligt. Jo tidligere man åbner op for booking, jo bedre forudsætninger giver man ligeledes institutionerne for at langtidsplanlægge. Omvendt kan en for tidlig adgang til bookingsystemet være en stressfaktor for nybagte forældre, ligesom at man risikerer, at forældre fortryder deres valg på et senere tidspunkt og ombooker. 

Det anbefales, at åbningen af bookingen sker 30 dage efter barnets fødsel, således at forældrene fortsat har mulighed for at besøge potentielle dagtilbud, har haft besøg af sundhedsplejen og modtaget materiale om, hvordan de kan booke plads i et dagtilbud. Åbner man for bookingen senere vil dagtilbuddene opleve en mindre forudsigelighed i planlægningen og styringen af deres kommende pladser. jf. bilag 1 for uddybning af konsekvenser ved tidspunkt for åbning af booking.

Udvalget skal træffe beslutning om, hvorvidt åbningen for booking af plads skal ske 30 dage efter barnets fødsel eller på et andet tidspunkt.

Overgang mellem vuggestue og børnehave

Det anbefales, at overgangen mellem vuggestue og børnehave sker, når barnet fylder 2 år og 10 måneder jf. punkt 1. c

I dag sker overgangen mellem vuggestue og børnehave i perioden mellem barnet er 2 år og 10 måneder og 3 år. Heraf flytter hovedparten før, de fylder 3 år. I et bookingsystem er det nødvendigt at definere faste overgange mellem pasningstyperne. Der skal være et fast tidspunkt for, hvornår vuggestue- og dagplejebørn overgår til børnehave, så den ledige plads kan bookes af et nyt barn.

Jo tidligere børn overgår til børnehavedelen, jo tidligere kommer der en ledig vuggestueplads, som kan bookes af et andet barn. Men jo tidligere en fast overgangsdato fastsættes, jo mere hensyn skal der også tages til den andel af vuggestuebørn, som ikke er klar til at overgå til børnehave, før de er fyldt 3 år. I dag håndteres de børn, som ikke er klar til at overgå til børnehave individuelt af Pladsanvisningen. Denne praksis vil fortsætte efter implementeringen af bookingsystemet, ligesom dagtilbuddenes nuværende pladsafregning med vuggestuetakst ind til barnet er 3 år, fastholdes.

Udvalget skal beslutte, om børnene skal skifte fra vuggestue til børnehave, når de er 2 år og 10 måneder som anbefalet, eller alternativt når de er enten 2 år og 11 måneder eller 3 år. En senere overgang end 2 år og 10 måneder vil medføre et anlægsbehov estimeret til yderligere 17 vuggestuegrupper ved overgang ved 2 år og 11 måneder, og 34 børnegrupper ved en overgang ved 3 år (jf. bilag 1).

 

Overgang fra børnehave til fritidsinstitution

Det anbefales, at overgangen til fritidsinstitution fastsættes som systemdato til den 1. august, men at opstarten kan sættes tidligere (april-juli), hvis der er plads i barnets kommende fritidsinstitution jf. punkt 1. d

I dag starter børnene i fritidsinstitution i perioden april-august, da ikke alle fritidsinstitutioner har mulighed for at indskrive børnene tidligere end i august. I et bookingsystem skal der være en fast dato, hvor børnene udmeldes af børnehave og starter i fritidsinstitution, så de ledige børnehavepladser kan bookes af andre børn. Med implementeringen af bookingsystemet anbefales det, at overgangen til fritidsinstitution sættes som systemdato den 1. august, men at opstarten kan sættes tidligere (april-juli), hvis der er plads i barnets kommende fritidsinstitution. 

For både dagtilbud og forældre er ovenstående lig den nuværende praksis, hvor forældre og dagtilbud først efter klassedannelsen (og den efterfølgende anvisning af de børn, som ønsker fritidsinstitution) ved, hvornår børnene i perioden fra den 1. april til den 1. august kan overgå til fritidsinstitution. Der vil også fremadrettet være mulighed for at planlægge med, at nogle områder overflytter alle børn tidligt til fritidsinstitution, så forældrene og dagtilbuddene ved dette i god tid.

 

Plads til søskende – ingen garanti, men større hensyn

Det anbefales, at systemet automatisk forsøger at reservere plads til søskende, når søskendebarnet har et cpr-nummer, og at søskendebørn får notifikationer om nye pladsåbninger i søskendeinstitutioner først, jf. punkt 1. e og 1.f 

I dag bliver søskende skrevet på venteliste med anciennitet på lige fod med alle andre. Med indførelsen af et bookingsystem vil plads til søskende i samme institution blive prioriteret højere end plads til andre børn. Når et søskendebarn har fået et cpr-nummer forsøger systemet straks at reservere plads til den nyfødte i den institution, som søskendebarnet går i. Forældre får besked om, at pladsen er reserveret, og at de kan booke den fra deres behovsdato.

Med indføringen af et bookingsystem er der ikke garanti for, at der kan tilbydes en plads i søskendeinstitutionen til behovsdatoen, da der i perioder vil være begrænsede antal pladser til rådighed. En egentlig garanti for plads til alle søskendebørn vil kræve en stor overkapacitet tilbageholdt til søskendebørn alene. Men systemet kan opsættes til, at de søskendebørn, der ikke kan reserveres plads til, kan få notifikationer før andre om pladsåbninger, der matcher deres behov. Det betyder, at når der opstår en ledig plads, så sendes en notifikation ud til alle forældre med søskendebørn, der matcher behovet. De forældre, der er hurtigst til at booke pladsen, får den. En konsekvens heraf vil være, at enebørn sjældent vil modtage notifikationer på pladsåbninger i institutionen, da den ledige plads sandsynligvis vil blive booket af et søskendebarn.

Udvalget skal beslutte, om søskendebørn, som systemet ikke kan reservere plads til i søskendeinstitutionen, skal have notifikationer om nye pladsåbninger først - og derved skabe større sandsynlighed for, at søskendebørn kan komme i samme institution. Alternativt skal alle forældre have notifikationer om kommende ledige pladser. 

Økonomi

Investeringscase ”Book en plads” (BR.28.04.2016)
Effektiviseringer (mio. kr.)	2,27
Investering (mio. kr.)	4,75

Den 28. april 2016 vedtog BR investeringscasen ”Book en Plads”. Af denne fremgik det, at anlægsinvesteringerne for bookingsystem beløber sig til 4,75 mio. kr. fordelt over årene frem til 2020. Eventuelle ændringer i forhold til businesscasen håndteres via den administrative ramme i Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Videre proces

Forvaltningen har udsendt et udbud på et nyt institutionssystem med bookingfunktion. Det forventes, at der indgås kontrakt med den vindende leverandør i oktober 2017. Bookingsystemet forventes implementeret i to tempi: først internt og dernæst eksternt.

Implementeringen internt i Pladsanvisningen og forældrebetaling forventes at ske i foråret 2018. I denne periode vil Pladsanvisningen flytte eksisterende børn over i det nye system. Pladsanvisningen vil gå i dialog med de forældre, hvor det er nødvendigt og sikre, at der ikke er børn, som har et akut pasningsbehov i overgangen mellem venteliste og bookingsystem.  Pladsanvisningen vil sørge for, at alle børn der er skrevet på en venteliste kan tilbydes en plads, men Pladsanvisningen kan ikke garantere alle, som har en opskrivning på venteliste en specifik plads. Dette modsvarer den nuværende praksis, hvor forældre, som ikke kan tilbydes plads til deres barn på behovsdatoen, rådgives til at skrive deres barn på garantiventelisten, hvor de er sikret en plads til deres barn senest to måneder efter opskrivningen.

Forældre og dagtilbud forventes at få adgang til systemet i august 2018. Det nye bookingsystem kommunikeres ud til alle de forskelligartede brugere, som skal benytte det kommende system, ligesom der tilrettelægges kurser i brugen af systemet inden den endelige implementering i august 2018.

Kommunikationen til forældre og kommende forældre vil blive målrettet, så flest mulige kommende forældre er bekendt med det nye system, det kan eksempelvis ske via Københavns Kommunes hjemmeside, diverse informationsmateriale, mødregruppemøder, INFO-team, KFO, bestyrelser, Pladsanvisningen, sundhedsplejen, jordmødre/fødselsforberedelse mv.

Hvis der sker uventede forsinkelser i projektet, så vil implementeringen som udgangspunkt blive skudt til det efterfølgende sommerryk (sommeren 2019), da det er det tidspunkt af året, hvor der er mindst pres på pasningsgarantien.

 

                        Tobias Børner Stax             /           Sti Andreas Garde                              

 

Indstillingens 1. at-punkt (punkt a) blev godkendt uden afstemning.

Enhedslisten stillede ændringsforslag vedr. indstillingens 1. at-punkt (punkt b) om at forældre skal kunne booke plads fra 60 dage efter barnets fødsel.

Ændringsforslaget blev godkendt efter afstemning med følgende resultat:

For stemte 8 medlemmer: A, B, F, O, V og Ø.

Imod stemte 1 medlem: C.

Ingen medlemmer undlod at stemme.

Enhedslisten stillede ændringsforslag vedr. indstillingens 1. at-punkt (punkt c) om at overgangen mellem vuggestue og børnehave i systemet fastsættes til den 1. i den måned barnet fylder 3 år.

Ændringsforslaget blev forkastet efter afstemning med følgende resultat:

For stemte 2 medlemmer: Ø.

Imod stemte 5 medlemmer: A, C, F, O og V.

2 medlemmer undlod at stemme: B.

Indstillingens 1. at-punkt (punkt c) blev herefter godkendt uden afstemning.

Indstillingens 1. at-punkt (punkt d) blev godkendt uden afstemning.

Indstillingens 1. at-punkt (punkt e) blev godkendt uden afstemning.

Indstillingens 1. at-punkt (punkt f) blev godkendt uden afstemning.

Udvalget bad forvaltningen om at vende tilbage såfremt der viser sig behov for at tage hånd om institutioner med tomme pladser som eventuel følge af det nye bookingsystem.

Udvalget bad om en orientering (status) vedr. det nye bookingsystem ét år efter implementeringen, bl.a. i forhold til muligheden for booking 60 dage efter barnets fødsel.

SF ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen: "For SF er det vigtigt at "book en plads" ikke begrænser muligheden for at sikre at daginstitutioner har en bæredygtig børnesammensætning socialt, sprogligt mm. For SF er det endvidere vigtigt, at forældrene  informeres grundigt om "book en plads" og at de tilbydes support til at booke plads på pladsanvisningen og i Borgerservice."

De Konservative ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen: "Vi ser frem til implementeringen af “book en plads”, som vil være et betydeligt løft af pladsanvisningen til daginstitutioner. Vi ser gerne, at det prioriteres, at det i systemet tillades, at forældrene kan booke en plads allerede ved barnets fødsel eller snarest derefter, således at forældrene får sikkerhed for en plads hurtigst muligt og kan komme videre med planlægningen af deres barsel, arbejdsliv etc.".