Investeringsforslag til OFS 20-21

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget

1. at Børne- og Ungdomsudvalget godkender de investeringsforslag til overførselssagen, der fremgår af indstillingen

Problemstilling

Københavns Kommune har en samlet effektiviseringsudfordring på 274,3 mio. kr. i 2022. Børne- og Ungdomsudvalgets andel heraf er 115,4 mio. kr.

I budget 2021 blev der afsat en investeringspulje på i alt 450 mio. kr. med henblik på at understøtte effektiviseringskravene. Børne- og Ungdomsudvalget skal godkende forslagene til investeringsforslag nu, hvis de skal indgå i indfrielsen af effektiviseringskravene i budget 2022.

De foreslåede investeringer skal leve op til kravene i investeringspuljen til smarte investeringer, herunder krav om en maksimal tilbagebetalingstid på 6 år og en tæt kobling mellem investeringstiltagene og den opnåede effektivisering.

Løsning

Børne- og Ungdomsforvaltningen har udarbejdet 6 investeringsforslag. Hvis Børne- og Ungdomsudvalget godkender forslagene, bidrager de til at løse 5,7 mio. kr. af udfordringen i 2022, 9,8 mio.kr. i 2023 og 11,9 mio. kr. varigt ved fuld implementering. Samlet set anmodes der om 24,2 mio. kr. fra investeringspuljen. Forslagene er godkendt i forhold til investeringspuljens kriterier.

I det følgende er forslagene kort beskrevet. Der henvises til bilag 1-6 for yderligere uddybning.

1. Automatisk mailsortering og journalisering i Forældrebetaling og Pladsanvisning

Det foreslås, at investerer i automatisk mailsortering og journalisering i henholdsvis Forældrebetaling og Pladsanvisning i BUF.

Børne- og Ungdomsforvaltningen håndterer årligt ca. 20.000 henvendelser fra forældre i forbindelse med institutionspladser til børn. Håndteringen består bl.a. i fordeling og besvarelse af e-mails samt korrekt journalisering i fagsystemet KMD i2. Det foreslås at investere i ny teknologi (machine learning og RPA), så dele af processen automatiseres. Dermed sparer forvaltningen tid og får en mere ensartet journalisering.

Forslaget giver en besparelse på 0,1 mio. kr. i 2022 og varigt. Samlet ansøges der 0,6 mio. kr.  til implementeringsomkostninger, herunder organisatorisk implementering.

2. Automatisering af indhentning af børne- og straffeattester i Børne- og Ungdomsforvaltningen

Det foreslås at investere i teknologiske-automatiseringer i Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) i forhold til indhentning af børne- og straffeattester. Formålet med forslaget er at automatisere simple og gentagne arbejdsgange, hvorved sagsbehandlerne i AF skal bruge mindre tid på opgaverne og der dermed kan effektiviseres på de ressourcer, der bruges til at understøtte de decentrale ledere med løsning af mere komplicerede administrative opgaver.

Robotterne giver en besparelse på 0,4 mio. kr. i 2022 og varigt. Samlet ansøges der om 0,3 mio. kr. til udvikling og tilkobling af de to robotter samt organisatorisk implementering.

3. Investering i fælles lagerfaciliteter imellem BUF og KEID

Det foreslås at investere i indretningen og opstarten af et møbellager, som skal forbedre mulighederne for at genbruge møbler i Københavns Kommune. BUF og KEID oplever stor mangel på opbevaring af møbler. Når store flytteprojekter skal realiseres, er der ofte møbler i overskud, og det er sjældent muligt at finde nogen, der kan overtage møblerne med det samme. Et samlet internt møbellager vil gøre det lettere at få adgang til brugte møbler, da de ikke længere er lukket inde på separate lagre, som er svære at få adgang til.

Investering giver en besparelse på 0,3 mio. kr. i 2022 og varigt i BUF. Samlet ansøges der om 1,7 mio. kr. til projektledelse og implementeringsomkostninger.

4. Grønnere og billigere buspark i BUF

Det foreslås at investere i en omlægning af Børne- og Ungdomsforvaltningens vognpark, så den (1) på sigt omstilles til grønnere alternativer (som forventes også at være billigere i drift) og (2) tilpasses størrelsesmæssigt til det nuværende behov for fleksibel normering på daginstitutionsområdet og ensartes ift. institutionernes bevillinger til drift af busser.

Omlægningen giver en besparelse på 1 mio. kr. i 2022 stigende til 2,5 mio. kr. varigt. Samlet ansøges der om 2 mio. kr. til projektledelse af omlægningen.

5. Vandsparecase 4

Det foreslås at investere i berøringsfri armaturer til ca. 350 daginstitutioner, hvor der kan opnås et mindre vandforbrug. Det samlede behov er bestemt på baggrund af lignende forslag på københavnske institutioner. Det drejer sig om Vandsparecase 2 og 3, der berører ca. 400 institutioner, og som er i færd med at blive udført og forventes færdigmonteret ultimo 2021.

Investeringen giver en besparelse på 1,6 mio. kr. i 2022 stigende til 6,4 mio. kr. varigt. Samlet ansøges der om 17,6 mio. kr. til anlæg og projektledelse.

6. Effektivisering af indkøb af digitale læringsmidler

Det foreslås at investere i en centralisering af udbud og indkøb af digitale læringsmidler. Dette sker med henblik på at sikre et udbud af læringsmidler, der lever op til skolernes faglige krav samtidig med, at der sikres en væsentlig besparelse på priserne på læringsmidler gennem et centralt udbud.

Investeringen giver en besparelse på 0,8 mio. kr. i 2022 og 2,3 mio. kr. varigt. Samlet ansøges der om 2,0 mio. kr. til projektledelse i forbindelse med centraliseringen. 

Økonomi

De økonomiske konsekvenser af investeringsforslagene fremgår af tabel 1 og 2 nedenfor. Investeringerne forudsættes dækket af investeringspuljerne til smarte investeringer. Nettoeffektiviseringerne vil blive indarbejdet i Børne- og Ungdomsudvalgets budgetforslag 2022 og bliver brugt til at opfylde Børne- og Ungdomsudvalget forvaltningsspecifikke effektiviseringskrav til budget 2022 og frem.

Tabel 1: Effektiviseringer knyttet til 6 investeringsforslag i Børne- og Ungdomsforvaltningen

NB. I alt kolonnen viser de varige effektiviseringer i alt. De årlige effektiviseringer udtrykker de akkumulerede effektiviseringer og summes derfor ikke. 

Tabel 2: Investeringer knyttet til 7 investeringsforslag i Børne- og Ungdomsforvaltningen

*Forslaget er nyt og indgik ikke på BUUs budgetseminar 24. februar. Samtidigt er investeringsforslaget ’Automatisering af kontering og driftsposteringer i Børne-og Ungdomsforvaltningen’ taget ud, da det har vist sig at overlappe med et tværgående forslag, som behandles i OFS.

Videre proces

De forslag, som Børne- og Ungdomsudvalget vedtager, indgår i forhandlingerne om overførselssagen 2020-21 med henblik på udmøntning af midler fra investeringspuljerne til smarte investeringer til implementering af forslagene i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Afledte driftseffektiviseringer i 2022 og frem som følge af de godkendte forslag indarbejdes i Børne- og Ungdomsudvalgets budgetforslag 2022.

Det er muligt at ansøge om midler fra investeringspuljen 2 gange årligt. Næste ansøgningsrunde er i forbindelse med budgetforhandlingerne, og vedtagne forslag herfra kan hjælpe forvaltningerne med at indfri effektiviseringsmåltal fra 2023 og frem.

Tobias Børner Stax                                                                          Sti Andreas Garde