Tillidsdagsorden og afskaffelse af krav

Der skal tages stilling til det videre arbejde med Københavns Kommunes tillidsdagsorden – herunder udarbejdelse af kodeks.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler,

    1. at Borgerrepræsentationen godkender det af Økonomiforvaltningen udarbejdede forslag til kodeks, jf. bilag 1.

    2. at Borgerrepræsentationen godkender de i bilag 3 beskrevne forslag til afskaffelse af krav.

For at imødegå de udfordringer som Københavns Kommune står overfor i fremtiden er der behov for at nytænke måden hvorpå kommunen styres, ledes og organiseres. Tillidsdagsordenen er et centralt element i den proces.

Formålet med tillidsdagsordenen er at sikre mere tid til kvalitet i kommunens kerneydelser og øge arbejdsglæden gennem mere fokus på tillid, faglighed og afskaffelse af uhensigtsmæssige arbejdsgange. Derfor arbejder Københavns Kommune på at fjerne en række styringskrav, der fjerner fokus fra kerneopgaverne, da det i sidste ende ikke er systemer, men mennesker og deres faglighed, der yder den borgernære og daglige service.

På Økonomiudvalgsseminaret i januar blev i alt ni punkter fordelt på tre spor gennemgået. Af disse adresseres Kodeks, Afskaffelse af krav og Bedre Ledelsesrum (datastrømme) i denne indstilling. De resterende punkter samt en status herpå fremgår af bilag 5.      

Forankringsprocessen foreslås indledt med en drøftelse mellem Økonomiudvalget og CSO, hvor man drøfter det af Økonomiforvaltningen udarbejdede forslag til kodeks, der skal guide det politiske og det øverste embedsniveau i deres styring og ledergerning i det tillidsbaserede perspektiv. På baggrund af drøftelsen vil Økonomiforvaltningen forelægge kodekset for Økonomiudvalget til godkendelse og efterfølgende tiltrædelse af Borgerrepræsentationen.

Parallelt hermed drøfter fagudvalgene indholdet af pejlemærker, afgrænsningen af tillidsrummet, forenkling af planer og strategier samt afskaffelse af krav og regler.

Økonomiudvalgets rolle:

Kodeks

På baggrund af de indledende drøftelser på tillidskonferencen d. 6. november 2012 samt drøftelser på Økonomiudvalgsseminaret i januar 2013 har Økonomiforvaltningen udarbejdet vedlagte forslag til et kodeks, der skal guide det politiske og det øverste embedsniveau i deres styring og ledergerning i det tillidsbaserede perspektiv. På baggrund af en drøftelse i CSO og Økonomiudvalget forelægges kodeks for Økonomiudvalget til endelig godkendelse og efterfølgende tiltrædelse af Borgerrepræsentationen.

Det foreslås desuden, at kodekset løbende drøftes i kredsen af adm. direktører i løbet af foråret under nedenstående overskrifter.

• Politikerne sætter rammerne
• Forvaltningerne eksekverer

Økonomiforvaltningens forslag til kodeks fremgår af bilag 1.

Forenkling af planer og strategier

Struktursekretariatet analyserer kommunens strategier og planer med henblik på at styrke dels den politiske styring, dels den decentrale leders overblik og handlerum.

De foreløbige resultater viser, at der er behov for forenkling. Der er 197 planer og strategier i Københavns Kommune, lidt over halvdelen påvirker opgaveløsningen på decentralt niveau, og for lidt over halvdelen ligger en del af ansvaret for implementering i andre forvaltninger. Samtidig anvendes mange forskellige begreber, og hierarkiet og sammenhængene er uklare. Det er ligeledes uklart, hvordan og i hvilken grad de enkelte strategier forankres centralt samt implementeres og oversættes til det decentrale niveau.

På den baggrund udarbejder Struktursekretariatet en række analyser, som alle har til formål at danne grundlag for forenkling af området. Analyserne vil primært fokusere på de tværgående planer og strategier, men også planer og strategier inden for geografisk afgrænsede områder (fx bydele) og øvrige planer og strategier vil være i fokus. De centrale analyseområder er bl.a.:

• Forslag til områder, der kan forenkles. Analysen vil tage udgangspunkt i tematiserede værdikæder, der viser styringsrelationen på udvalgte områder (fx sikker by, planområdet og planer og strategier i en bydel). Formålet er at forenkle og skabe gennemsigtighed.
• Fælles styringspraksis til implementering på tværs af forvaltninger og til det decentrale niveau. Der skal udarbejdes en praksis, så der i udviklingen af en plan eller strategi tages stilling til en række faktorer, som skal sikre god og enkel implementering. Formålet er at sikre, at vigtige planer og strategier forankres i organisationen.
• Analyse med fokus på institutionslederen. Der skabes overblik over, hvilke planer og strategier, som rammer eksempelvis en skoleleder, daginstitutionsleder, plejehjemsleder og leder af en døgninstitution for handicappede. Formålet er at forenkle og sikre tid til kerneopgaven.

Analyserne danner grundlag for drøftelser og beslutninger om forenkling af planer og strategier i både Økonomiudvalget og fagudvalgene. Fagudvalgenes drøftelser vil primært vedrøre planer og strategier, som berører deres eget område.

Datastrømme

Økonomiforvaltningen vil, som en del af arbejdet med tillidsdagsordenen og forenklingsarbejdet, tage kontakt til Koncernservice med henblik på at få udarbejdet en liste over datastrømme, herunder økonomirapporter, for at skabe fokus på at reducere dette antal i muligt omfang samtidigt med at det sikres, at kvaliteten og relevansen øges for det tilbageværende antals vedkommende.

Afskaffelse af krav og regler

Siden august 2011 har Økonomiforvaltningen arbejdet på at fjerne en række styringskrav, der fjerner fokus fra kerneopgaverne, herunder ved afskaffelse af krav om indberetninger for kommunens institutioner og arbejdspladser. I løbet af 2012 blev 103 unikke krav udvalgt til videre bearbejdning ud af et muligt potentiale på i alt 232 indmeldte krav.

I bilag 3 er listet en række krav, som foreslås afskaffet:

Seks af de indmeldte krav kan ved Økonomiudvalgets godkendes af nærværende indstilling videresendes til Borgerrepræsentationen til afskaffelse.

Tre yderligere krav indstilles ligeledes til afskaffelse:

1. Krav om indberetning af etniske tilhørsforhold (det bemærkes, at afrapporteringen fremover varetages af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i forbindelse med inklusionsredegørelsen)
2. Krav om opgørelse over forbrug på konsulenter
3. Krav om miljøcertificering (kan indgå i de tværgående effektiviseringer i budget 2014. Teknik- og Miljøforvaltningens bemærkninger til afskaffelse af krav om miljøcertificering fremgår af bilag 4)

Fagudvalgenes rolle:

På baggrund af kodeks drøfter fagudvalgene, hvorledes kodeks oversættes i en forvaltningskontekst. Ligeledes drøfter fagudvalgene, hvorledes tillidsdagsordenen konkret forankres i forvaltningen, og kan i forbindelse hermed tage udgangspunkt i følgende emner:

Pejlemærker

Det er topledelsen rolle at udfylde de rammer politikerne har fastsat – og i tillidsdagsordens perspektiv betyder dette at de skal sætte fokus på faglige pejlemærker og effektmål i stedet for administrative procesmål.

Pejlemærkerne fastlægges i fagudvalgene.

Fastlæggelse af tillidsrummet

Der knytter sig endvidere forskellige ufravigelige krav til forskellige faglige kerneydelser. Derfor skal topledelsen tilpasse tillidsrummet i forhold til typen af opgaver, så myndighedskrav, lovgivning og økonomiske rammer bliver overholdt, mens der samtidig gives plads til faglig kvalitet i kerneopgaverne

Fastlæggelse af tillidsrummet sker i fagudvalget.

Forenkling af planer og strategier

De enkelte fagudvalg drøfter indenfor deres respektive område hvilke overordnede strategier, planer og politikker, der skal bestå ud fra devisen ”Hvad der ikke kan forsvares – skal ikke bevares”.

Økonomiforvaltningen udarbejder på baggrund af Økonomiudvalgets og fagudvalgenes drøftelse (jf. nærmere ovenfor) en samlet positivliste, som efter høring i fagudvalgene, forelægges for Borgerrepræsentationen.

Afskaffelse af krav og regler

I fortsættelse af allerede igangsatte initiativer til afskaffelse af krav og regler, jf. nærmere bilag 2, anmodes med denne indstilling om en fornyet opgørelse over kommunale krav og regler, som med fordel kan afskaffes.

Udfordringsretten gennemføres af regeringen i fællesskab med KL og Danske Regioner, jf. nærmere bilag 2. Med denne indstilling anmodes forvaltningerne desuden om, at igangsætte en ny proces hvor det undersøges hvilke statslige regler, som kommunen ønsker at blive fritaget for. Den endelige ansøgning vil blive behandlet af Borgerrepræsentationen inden den sendes til staten, jævnfør tidsplanen i bilag 2.

Såfremt indstillingen godkendes vil Økonomiforvaltningen igangsætte de foreslåede tiltag. Herunder vil der på de respektive forvaltningers direktionsmøder blive fremlagt notater, der mere detaljeret adresserer de beskrevne tiltag.

Claus Juhl                                                 /Bjarne Winge

Dagsordenspunkt 2: Tillidsdagsorden og afskaffelse af krav

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 30. april 2013

Økonomiudvalget havde på baggrund af temadrøftelsen med CSO en række bemærkninger til kodekset, som Økonomiforvaltningen indarbejder i kodekset frem mod Borgerrepræsentationens behandling af sagen.

Indstillingen blev disse bemærkninger anbefalet uden afstemning.