Særlig undersøgelse fra Intern Revision vedr. økonomistyring af ejendomsvedligehold

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions særlige undersøgelse vedr. økonomistyring af ejendomsvedligehold, jf. bilag 1, tages til efterretning.

Problemstilling

Undersøgelsens emne og formål

Intern Revision har i overensstemmelse med revisionsplanen foretaget en særlig undersøgelse rettet mod økonomistyring af ejendomsvedligehold i Københavns Ejendomme under Økonomiforvaltningen, jf. bilag 1.

Undersøgelsen er gennemført med henblik på at undersøge, hvorvidt økonomistyringen sikrer Københavns Kommunes ejendomsportefølje mod værditab og opbygning af yderligere vedligeholdelsesefterslæb. Herunder om kommunen er gået fra en ikke-planlagt vedligeholdelsesindsats til langsigtet styring baseret på objektive og ejendomsfaglige vurderinger samt om der er gennemsigtighed i hvilke prioriteringer, der ligger til grund for anvendelsen af midlerne til bygningsvedligehold.

Konklusioner og anbefalinger

Intern Revision konkluderer overordnet, at ”Styringsmodel for vedligehold”, der blev vedtaget med Budget 2018, skal evalueres, tilpasses og re-implementeres, samt at dette arbejde skal følges af direktionen i Økonomiforvaltningen.

Intern Revision vurderer, at grundlaget for at kunne ”sikre, at kommunen går fra en ikke-planlagt vedligeholdelsesindsats til langsigtet styring baseret på objektive og ejendomsfaglige vurderinger” i al væsentlighed er etableret med en synsmanual, der beskriver rammerne for bygningssyn. Her anbefales det, at synsmanualen opdateres således, at den fremover også omfatter tilsyn med tekniske installationer og energiforhold i kommunens bygninger.

Intern Revision konkluderer endvidere, at der er en ufuldstændig implementering af de aktiviteter, der er besluttet og anført i synsmanualen. Det betyder ifølge Intern Revision, at der ikke foreligger en dokumenteret behovsopgørelse, der understøtter den langsigtede planlægning af vedligehold af ejendomsporteføljen.

Intern Revision anbefaler, at der skabes en klar sammenhæng mellem de bevillingsmæssige rammer og de overordnede målsætninger for ejendomsvedligehold, samt at der bør etableres en løbende opgørelse af det samlede vedligeholdelsesefterslæb, så de politiske beslutningstagere løbende kan vurdere ”investeringsbehovet” som er nødvendigt for at nedbringe eller indhente dette.

Løsning

Økonomiforvaltningen vurderer, at Intern Revisions konklusioner og anbefalinger stemmer fint overens med det igangsatte arbejde med at evaluere den eksisterende styringsmodel for vedligehold. Evalueringen er igangsat, jf. hensigtserklæringen herom i Budgetaftale 2024, og vil efter planen blive forelagt Økonomiudvalget ultimo 2024. 

Økonomiforvaltningen er enig med Intern Revision i, at man løbende skal kunne opgøre det langsigtede vedligeholdelsesbehov, hvilket er en præmis for det igangværende evalueringsarbejde.

Økonomiforvaltningen er desuden enig i, at det ikke i tilstrækkelig grad er lykkes at indfri den politiske målsætning om at nedbringe forbruget af afhjælpende vedligehold for herved at hæve forbruget af planlagt vedligehold, selvom andelen af planlagt vedligehold er øget væsentligt med den udvidede budgetramme, der fulgte med vedtagelsen af styringsmodellen for vedligehold i 2018.

Økonomiforvaltningens uddybede bemærkninger til Intern Revisions konklusioner og delkonklusioner fremgår af bilag 2.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Den endelige evaluering af ”Styringsmodel for vedligehold” vil blive forelagt Økonomiudvalget ultimo 2024.