Særlig undersøgelse af Børne- og Ungdomsforvaltningens indtægtsbevillinger

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget tager Intern Revisions særlige undersøgelse af indtægtsbevillinger, jf. bilag 1, til efterretning.

Problemstilling

Intern Revision har i overensstemmelse med revisionsplanen undersøgt Børne- og Ungdomsforvaltningens indtægtsbevillinger på Undervisning og Dagtilbud, da forvaltningen i 2023 havde merindtægter for ca. 41,7 mio. kr. på bevillingerne. Rapporten blev forelagt for Børne- og Ungdomsudvalget den 14. august 2024 og er vedlagt som bilag 1.

Gennemgangen har vist, at budgetterne på bevillingerne Undervisning og Dagtilbud på nogle områder ikke er retvisende og dermed ikke giver tilstrækkelig indsigt i udviklingen for relevante indtægtstyper.

Børne- og Ungdomsforvaltningen har, på trods af at det ikke er i overensstemmelse med bevillingsreglerne, haft praksis for at nettobudgettere og administrativt opskrive indtægter og udgifter, samt omplaceringer af indtægtsbudgetter fra den ordinære drift til eksterne projekter uden politisk godkendelse.

Gennemgangen viser desuden, at der er opnået et økonomisk råderum i 2023 på ca. 79 mio. kr. i forhold til det godkendte budget, som ikke er forelagt Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, da udgifterne til økonomiske fripladser har været faldende set i forhold til indtægterne fra forældrebetalingen.

Med den særlige undersøgelse har Intern Revision samlet set anbefalet Børne- og Ungdomsforvaltningen at:

- Iagttage og efterleve lovgivningen og bevillingsreglerne fremover, herunder sikre, at budgettet understøtter at informationsopgaven opfyldes. Dette vil sige, at Børne- og Ungdomsforvaltningen skal sørge for, at nye indtægts- og udgiftsbevillinger skal overholdes hver for sig og nye indtægter og udgifter, som udvider ramme, skal forelægges for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

- Økonomiske fripladser og eksternt finansierede projekter lægges på selvstændige bevillinger, og at disse bevillinger holdes udenfor forvaltningens rammestyring.

Løsning

Børne- og Ungdomsforvaltningen har ikke udarbejdet en egentlig handleplan for håndtering af Intern Revisions bemærkninger. Forvaltningen har derfor heller ikke forelagt en handleplan til godkendelse for Børne- og Ungdomsudvalget.

Børne- og Ungdomsforvaltningen har udarbejdet tiltag i forlængelse af Intern Revisions anbefalinger, som de har forelagt Børne- og Ungdomsudvalget i et notat som bilag til en indstilling, der omhandler revisionsberetning 2023 vedr. årsregnskabet. Notatet er vedlagt som bilag 2.

Det fremgår af notatet, at Børne- og Ungdomsforvaltningen ikke er enige i Intern Revisions vurdering af, at det politiske niveau er blevet frataget muligheden for en økonomisk prioritering. Forvaltningen mener, at udvalget bliver forelagt muligheden for politisk prioritering med forelæggelse af regnskabsprognoserne.

I forhold til bemærkningerne fra Intern Revision, fremgår det af notatet, at Børne-og Ungdomsforvaltningen fremover vil sikre:

- at der bliver bruttobudgetteret på både indtægter og udgifter samt at der bliver foretaget den nødvendige oprydning i Kvantum.

- at der vil være et fokus på, at modtagelse af eksterne midler altid forelægges Borgerrepræsentationen, fx i sag om bevillingsmæssige ændringer.

- Herudover vil Børne- og Ungdomsforvaltningen gå i dialog med Økonomiforvaltningen med henblik på mulighederne for bedre styring af økonomien for økonomiske fripladser.

Økonomiforvaltningen er enige i ovenstående tiltag, som skal sikre, at økonomistyringen sker inden for Københavns Kommunes bevillingsregler.

Økonomiforvaltningen vurderer, at mangelfuld bruttobudgettering generelt medfører en lavere grad af gennemsigtighed i den reelle økonomiske udvikling og dermed kan forhindre en målrettet prioritering mellem områder. Forholdet har derimod ikke betydning for den samlede rammeoverholdelse under udvalget. 

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser i sig selv.

Videre proces

Økonomiforvaltningen følger Børne- og Ungdomsforvaltningens håndtering af indtægtsbevillingerne og orienterer Økonomiudvalget hvis relevant.