Afbureaukratisering i Københavns Kommune medarbejderne i centrum

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 29. april 2008

 

 

J.nr. ØU 174/2008

 

3. Afbureaukratisering i Københavns Kommune medarbejderne i centrum

Denne indstilling indeholder en orientering om 19 igangværende og kommende afbureaukratiseringsindsatser, som målrettet går ud på at lette den administrative byrde for udvalgte faggrupper i kommunen. Der fremlægges også en status over de 16 afbureaukratiseringsforslag vedtaget på ØU den 4. september 2007.  

 

INDSTILLING OG Beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, 1.                  at de 13 igangsatte afbureaukratiseringsindsatserne over for de udvalgte faggrupper tages til efterretning, jf. indsatsgruppe 1 og bilag 1, 2.                  at Økonomiforvaltningens anbefaling om at bakke op om forvaltningernes planlagte 6 nye afbureaukratiseringsindsatser med henblik på at lette den administrative byrde for de udvalgte faggrupper godkendes, jf. indsatsgruppe 2 og bilag 1, 3.                  at Økonomiforvaltningens statusredegørelse om afbureaukratiseringsindsatsen i forvaltningerne, herunder de 16 indsatser (ØU 297/2007), tages til efterretning, jf. bilag 2.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 29. april 2008 De administrerende direktører overværede sagens forelæggelse.   1. og 3 at-punkt blev taget til efterretning. 2. at-punkt blev godkendt.

 

Problemstilling

Alt for mange af kommunens medarbejdere føler sig i hverdagen tynget af for stive regler og for mange krav om dokumentation og rapporteringer. De føler, at de bruger for meget tid på administration frem for at bruge tiden på det de egentligt brænder for – nærkontakten med borgerne eller glæden ved at bruge sin faglighed og gøre en forskel i hverdagen. Den administrative byrde mindsker arbejdsglæden, bidrager til et dårligt arbejdsklima og er medvirkende årsag til, at mange medarbejdere melder sig syge.

 

I Det vigtigste job i byen (ØU 297/2007) blev der sat fokus på medarbejdertrivsel og afbureaukratisering. På baggrund af en omfattende spørgeundersøgelse med med­ar­bej­dere og ledere, blev der identificerede 84 problemer med bureaukrati og 16 afbureau­kra­tiseringsforslag, som forvaltningerne pt. arbejder videre med. I forbindelse med en un­der­søgelse af sygefraværet inden for kontoradministration samt SOSU- og pædagog­området blev der ligeledes peget på det administrative pres på kerneydelsen, som en af årsagerne til det høje sygefravær, jf. ReD Associates analyse (2008)

 

Med udgangspunkt i ovenstående problemstilling, ønsker Økonomiforvaltningen at målrette afbureaukratiseringsindsatsen over for kommunens medarbejdere. Der peges på 19 konkrete igangsatte og planlagte indsatser, som alle har synlige og målbare effekter på den administrative byrde for udvalgte faggrupper i kommunen. Der gøres samtidigt status over de øvrige 16 afbureaukratiseringsindsatser.

 

Endvidere vil der i forlængelse af ReD Associates analyse om sygefraværet i Køben­havns Kommune, jf. ovenfor, blive igangsat en ny undersøgelse med konkrete forslag til, hvordan der kan fjernes regler og procedurer på arbejdspladserne, som skal sikre mere fokus på og tid til kerneopgaverne. Undersøgelsen forventes afsluttet i september 2008 og udarbejdes i samarbejde med personaleorganisationerne og fagforvaltningerne.

 

Der planlægges også foretaget målinger af effekterne af de gennemførte af­bu­re au­kratiseringsindsatser i kommunen. I forbindelse med TR-mødet i oktober 2008, vil forvaltningernes repræsentanter i HSU orientere om medarbejdernes oplevelse af afbureaukratiseringsindsatserne. I forbindelse med efterårets APV-undersøgelse for hele kommunen, overvejes det at inddrage 2 spørgsmål om afbureaukratisering.  

 

Løsning

Afbureaukratiseringsindsatser med fokus på udvalgte faggrupper

Økonomiforvaltningen har i indstillingen valgt at fokusere på 4 udvalgte faggrupper i kommunen, idet tidligere undersøgelser har vist, at netop disse faggruppers arbejde er præget af stigende krav om registreringer og dokumentation. De stigende dokumen­ta­tions­krav gør, at de administrative arbejdsopgaver fylder mere og mere i forhold til de mere borgerrettede serviceopgaver, hvilket medfører, at mange af medarbejderne i disse faggrupper oplever en forringet arbejdsglæde. Der er også tale om faggrupper som alle har stor berøringsflade med byens borgere, hvor den personlige kontakt er afgørende for oplevelsen af højt serviceniveau. Derfor er det af stor betydning for kommunens ser­vice­niveau, at de udpegede faggruppers dagligdage ikke præges af dårligt arbejds­klima og lav trivsel.

 

Det drejer sig om følgende faggrupper:

 

·        Sagsbehandlere i jobcentrene

·        Sagsbehandlere i socialcentrene 

·        SOSU assistenter og hjemmehjælpere

·        Pædagoger og ledere på daginstitutioner

·        lærer på skolerne

 

Indsatserne over for faggrupperne er blevet formuleret på baggrund af medarbejdernes oplevelser af konkrete bureaukratiproblemer, i forbindelse med en række spørge­under­søgelser og interviews foretaget i 2007. Indsatserne opdeles i 2 grupper. Indsatsgruppe 1 indeholder 13 initiativer som enten er blevet gennemført eller som er i gang med at blive gennemført. I indsatsgruppe 2 indgår 6 indsatser, som forvaltningerne har planer om at gennemføre. En mere udførlig beskrivelse af indsatserne findes i bilag 1. Nedenfor beskrives kun et udpluk fra hver faggruppe. 

 

Indsatsgruppe 1 – Afsluttede/igangværende indsatser 

 

SOSU assistenter og hjemmehjælpere

Medarbejdernes udsagn	Indsats	Status	Ansvar
Flere medarbejdere i kommunens ældrepleje har peget på, at BUM-modellen er administrativ tung og bureaukratisk. "Alt skal registreres og ofte flere steder… i stedet for at fokusere på at dokumentere, hvordan fru Jensen har haft det." (Omsorgsmedarbejder, Ambios, 2007)	SUF har igangsat følgende med henblik på at lette det administrative arbejde ved håndtering af BUM-modellen: - Vedtagelse af nyt koncept for kvalitetsstandarder med virkning den 1. januar 2008 som forventes at tilbyde en mere fleksibel tilrettelæggelse af hjælpen til borgerne. - Udvikling af en række faglige redskaber, herunder operationelle visitationskriterier.	Er igangsat pr. 1.01.08 som pilot-projekt	SUF

 

Sagsbehandlere i jobcentrene

Medarbejdernes udsagn	Indsats	Status	Ansvar
Sagsbehandlerne finder det problematisk, at der ofte er utilstrækkelig dialog mellem sagsbehandler og læge og hermed også mangel på forståelse for afgørelser	BIF har igangsat et projekt med henblik på at forbedre den digitale kommunikation mellem de ansvarlige sagsbehandlere og sundhedssektoren. Projektet gik ud på at gøre det muligt at indhente speciallægeerklæringer via særlige databaser.	Afsluttet	BIF

 

Sagsbehandlere i socialcentret

Medarbejdernes udsagn	Indsats	Status	Ansvar
Sagsbehandlerne har klaget over, at samar bejdet med Sundhedsplejen er i socialcentrene besværliggjort efter overgangen til ny forvaltningsstruktur. Det gælder specielt omkring udveksling af oplysninger om familier. Det skaber frustration i det daglige arbejde og er særdeles problematisk i situationer, hvor udveksling af informationer er vigtig for en tidlig indsats i en familie.	SOF og BUF arbejder løbende på at forbedre samarbejdet mellem forvaltningerne, specielt på familieområdet. - Der er nedsat lovpligtige §49 grupper i alle børnefamilieteams. De vil give god mulighed for et bedre samarbejde mellem de forskellige instanser med henblik på at koordinere en tidlig social indsats over for udsatte børn og deres familier. - BUF og SOF har igangsat et stort opkvalificeringsprojekt omkring de tværfaglige grupper med uddannelse, supervision mv., hvor det forventes, at effekten af projektet på tværs af forvaltningerne vil væres mere ensartede tværfaglige grupper.	Igangsat i 2007. Løbende forbedring	SOF i sam-arbejde med BUF

 

Pædagoger og ledere på daginstitutioner og lærer på skoler

Medarbejdernes udsagn	Indsats	Status	Ansvar
Mange institutions- og skoleledere oplever, at der er for dårlig administrativ support i forhold til de mange komplicerede administrative opgaver, de ikke har tilstrækkelig viden om. De har beklaget sig, at det går ud over den overordnede ledelses og det pædagogiske arbejde. "Hvordan kan man dokumentere omsorg, når man ikke er sammen med børnene, men i stedet sidder og dokumenterer det arbejde man burde udføre?" (Leder af daginstitution, Ambios, 2007)	Indsatsen omfatter en række tiltag inden følgende områder: -     Forenkle og forbedre skoler og institutioners oplevede budgetproces -     Forenkle og effektivisere håndtering af løn- og personaleopgaver -     Forbedre forvaltningens service og kommunikation -     Udvikle introduktionspakke til nye ledere -     Konkrete forbedringer af IT understøttelsen på kort sigt -     Entydig og klar varetagelse af skoler og institutioners administrative arbejde	I gang-sættes i 1. halvår 2008	BUF

 

Indsatsgruppe 2 – Planlagte indsatser

Sagsbehandleren i socialcentret

Medarbejdernes udsagn	Indsats	Status	Ansvar
Sagsbehandlerne har klaget over det forældede IT-system som er meget tidskrævende at betjene.	Bedre IT-understøttelse til sagsbehandlingen - Indførelse af ESDH til bedre dokumenthåndtering af borgerjournaler og nyt - IT-system til registrering af børnesager*	Forhandles ifbm. Budget 2009	SOF

* Indsatserne indgår som en del af SOF's forslag til investeringskataloget 2009 (besluttes endeligt i april2008

 

Økonomiforvaltningen vil løbende følge de 19 afbureaukratiseringsindsatser og for­ven­tes at aflægge status om kommunens samlede afbureaukratiseringsindsats til Økonomi­udvalget i efteråret 2008. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Social­forvalt­ningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen vil fremlægge en status på fremdriften i deres enkelte afbureaukratiseringsprojekter på næstkommende TR-møde, som forventes at finde sted i oktober 2008.

 

Økonomi

Afledte udgifter i forbindelse med gennemførelsen af ovenstående indsatser forventes dækket inden for forvaltningernes eksisterende budgetrammer. Økonomiforvaltningen skal i den forbindelse fremhæve, at Borgerrepræsentationen ved 2. behandling af budget 2008 vedtog hensigtserklæring 11, hvo det er en underliggende præmis, at gennem­førelsen af afbureaukratiseringsindsatserne ikke skulle medføre merudgifter. Såfremt der er tale om investeringer i nye IT-systemer, kan disse udgifter indgå i forvalt­nin­ger­nes forslag til investeringskataloget 2009, hvor de efterføl gende vil blive behandlet.

 

Videre proces

Økonomiudvalget vil blive forelagt ny status for arbejdet med afbureaukratisering i efteråret 2008.

 

Bilag

1.                  Beskrivelse af de 13 afsluttede/igangværende og 6 planlagte afbureaukratiseringsindsatser over for de 4 faggrupper

2.                  Status på de 16 afbureaukratiseringsindsatser

3.                  Status på forvaltningernes decentrale afbureaukratiseringsindsatser

 

 

         Claus Juhl                                        /Bjarne Winge