Indstilling om besvarelse af særberetning til Borgerrepræsentationen om Kø-benhavns Kommunes generelle økonomistyring

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 28. februar 2006

 

 

 

J.nr.             ØU 64/2006

 

 

16.                Indstilling om besvarelse af særberetning til Borgerrepræsentationen om Kø-benhavns Kommunes generelle økonomistyring

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget

·        Tager revisionsberetningen til efterretning, hvorefter besvarelsen eftersendes til Revisionsdirektoratet.

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har den 27. oktober 2005 afgivet sin særberetning om generelle økonomistyring i Københavns Kommune.

 

Direktoratet har ved fremsendelsen af revisionsberetningen til Økonomiudvalget udbedt sig udvalgets kommentarer til beretningen.

 

Som led i undersøgelsen har økonomiforvaltningen tidligere afgivet kommentarer til revisionens udkast til rapport. Kommentarerne vedlægges som bilag.

 

Udover de tidligere kommentarer, der fortsat har relevans i forhold til opfølgningen på rapporten, hæfter økonomiforvaltningen sig særligt ved de kommentarer, der er kommet fra de øvrige forvaltninger, der kan ses under sagsbeskrivelsen.

 

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har den 27. oktober 2005 afgivet sin særberetning om generelle økonomistyring i Københavns Kommune.

 

Direktoratet har ved fremsendelsen af revisionsberetningen til Økonomiudvalget udbedt sig udvalgets kommentarer til særberetningen.

 

o       Økonomiforvaltningens kommentar:

 

Som led i undersøgelsen har økonomiforvaltningen tidligere afgivet kommentarer til revisionens udkast til rapport. Kommentarerne vedlægges som bilag.

 

Økonomiforvaltningen finder det meget positivt, at Revisionen har valgt at sætte fokus på kommunens økonomistyring. Særberetningen indeholder mange gode konstruktive forslag til forbedring af økonomistyringen, der både er handlingsorienteret og kan fungere som afsæt for projekter, der kan involvere forvaltningerne mere i udviklingen af økonomistyringen. Økonomiforvaltningen ser det endvidere som meget positivt, at Revisionsdirektoratet gerne vil deltage i arbejdet med at forbedre økonomistyringen og derigennem stiller sin viden til rådighed.

 

Økonomiforvaltningen ser det endvidere som en styrke i særberetningen, at der både er fokus på koncernniveau og forvaltningsniveau samt at der lægges op til, at økonomistyringen også skal styrkes på decentralt niveau, hvor revisionen gerne ser, at Økonomiforvaltningen indtager en mere aktiv rolle i koordinering og udvikling af styringen. En rolle som Økonomiforvaltningen vil søge at løfte.

 

I rapporten fremhæves, at København har et godt udgangspunkt for udvikling af økonomistyringen i og med, at styringen allerede kan karakteriseres som værende tilfredsstillende. Målet må dog være, at kommunens økonomistyring skal være blandt de bedste i Danmark. Det stiller dels krav om en fortsat udvikling af økonomistyringen på alle niveauer og kommunens økonomisystem, dels stiller krav til kommunens evne til at være dagsordensættende inden for udvikling og anvendelse af nye styringsværktøjer. En udfordring som Økonomiforvaltningen gerne ser løftet i et tæt samarbejde med forvaltningerne og Revisionen.

 

Udover de tidligere kommentarer, der fortsat har relevans i forhold til opfølgningen på rapporten, hæfter Økonomiforvaltningen sig særligt ved de kommentarer, der er kommet fra de øvrige forvaltninger.

 

Forvaltningernes kommentarer viser, at der særligt er følgende behov for fælles handling og initiativ på nedenstående punkter, i forhold til at forbedre økonomistyringen:

 

·        At der sker en yderligere understøttelse af økonomistyring specielt i relation til IT-understøttelse. Målet er bl.a. at understøtte den nye budgetmodel med bedre registreringer og sikre et fælles grundlag for ledelsesinformation, der kan udbygges af de enkelte forvaltninger efter eget behov. Økonomiforvaltningen står gerne i spidsen for dette arbejde, som ønsket af flere forvaltninger.

Det skal dog bemærkes, at der på side 6 i rapporten fremhæves en opbygning af den nye budgetmodel nedefra, således at den overordnede rapportering til Borgerrepræsentationen er en aggregering, der kan nedbrydes efter behov. (Et lignende synspunkt fra en forvaltning gengives på s. 102). Økonomiforvaltningen skal hertil bemærke, at en aggregering af så vidtgående art forudsætter et større registreringsarbejde i kommunen samt investering i IT-løsninger, som sikrer at data kan registreres på tværs i kommunen. Et system af denne art vil endvidere forudsætte løbende opdatering og ajourføring.

 

·        At der i samarbejde med forvaltningerne udarbejdes en tidsplan og ramme for hvordan økonomistyringen i kommunen kan forbedres på centralt og decentralt niveau, herunder hvilke typer af institutioner, der bør leve op til forskellige økonomistyringsniveauer, jf. revisionens anbefalinger om at hæve økonomistyringsniveauet fra niveau 3 (aktivitetsstyring) til niveau 4 (Balanceret resultatstyring)

 

·        At den ny budgetmodel videreudvikles, således at der sikres en balance mellem efterspørgselsstyring og mål- og resultatstyringen samt at økonomistyringen i modellen også videreudvikles. For så vidt angår mål- og resultatstyring, skal Økonomiforvaltningen bemærke, at den nye budgetmodel opererer med politisk fastsat serviceniveau via fokus på enhedspris og målgrupper, og at modellen således væsentligt grad erstatter den tidligere mål- og resultatstyring. Der skal dog fortsat fokuseres på mål og resultater i budgettet. Fagudvalgene skal endvidere som del af videreudviklingen af modellen aflevere en redegørelse om økonomistyringen. Redegørelsen skal indgå i budgetbidrag for 2007. Økonomiforvaltningen vil endvidere som del af videreudviklingen af modellen fremsætte forslag til hvordan udvalgenes økonomi efterreguleres ifht. den leverede aktivitet.

 

·        At de allerede igangsatte initiativer med at skabe en fælles kontoplan for kommunen bør intensiveres, således at der i første omgang etableres en fælles kontoplan for administration.

 

En forudsætning for, at der kan ske et samlet løft i styringskompetencer på alle niveauer i kommunen er, at alle kommunens forvaltninger forpligter sig til at indgå aktivt i projekterne bl.a. ved at stille kompetencer og ressourcer til rådighed for projekterne. Økonomiforvaltningen vil i projekterne stille sig til rådighed som leder af de enkelte projekter.

 

Økonomiforvaltningen vil på baggrund af særberetningen og forvaltningernes kommentarer tage initiativ til, at der igangsættes et eller flere tværgående projekter med deltagelse af alle forvaltninger i kommunen med det mål at udvikle kommunens økonomistyring. Projekterne vil blive defineret i 1. halvår 2006. Økonomiforvaltningen forventer, at en mere aktiv involvering af forvaltningerne i de konkrete projekter vil finde sted fra 2. halvår 2006 og frem.

 

Økonomiforvaltningen vil som en naturlig del af arbejdet med at forbedre økonomistyringen løbende inddrage Økonomiudvalget. Dette vil dels ske i form af en løbende status på de initiativer, der igangsættes, dels i forbindelse med opstarten af større projekter, hvor forudsætningen for succes er, at kommunens forvaltninger aktivt deltager i de projekter, der igangsættes.

 

Flere forvaltninger nævner i deres høringssvar, at tidspunkterne for økonomiopfølgningen bør revurderes. På de baggrund har Økonomiforvaltningen ændret tidspunkterne for budgetopfølgningen i 2006.

 

o       Specifikke bemærkninger

 

Revisionsdirektoratet anfører s. 5 en oplistning af synspunkter, som Revisionsdirektoratet finder væsentlige at inddrage i arbejdet med kommunens fremtidige økonomistyring, herunder tilpasning og videreudvikling af den nye budgetmodel og dens sammenhæng med forvaltningernes fordeling af budgetmidler mm. På s. 97-98 vurderer Revisionsdirektoratet endvidere, at den nye budgetmodel mest har fokus rettet mod priser og mængder, og at der kræves mere mål- og resultatstyring.

Økonomiforvaltningen skal hertil bemærke, at budgetmodellen i overensstemmelse med de hidtidige politiske beslutninger alene omfatter den overordnede budgettildeling fra Økonomiudvalget til fagudvalgene.

Det fremgår af s. 5 samt s. 57, at direktoratet finder, at der bør udarbejdes en fælles begrebsramme (ordbog) for Københavns Kommunes økonomistyring.

Økonomiforvaltningen skal bemærke, at det som udgangspunkt er hensigtsmæssigt med et fælles begrebsapparat. Omkostningerne ved at indarbejde et fælles begrebsapparat bør dog sammenholdes med de evt. gevinster heraf. Økonomiforvaltningen har i tidligere forsøg på ensretning af begreberne omkring målsætningsarbejde erfaret, at nogle forvaltninger har formidlet egne begreber til fx en lang række decentrale medarbejder via kurser mv. over længere tid. På den baggrund er det Økonomiforvaltningens opfattelse, at der ikke bør igangsættes et generelt arbejde med udformning af fælles ordbog. På områder hvor ensretning af begreber vurderes nødvendigt af hensyn til løsningen af en opgave, er det noget, som der løbende arbejdes på i den konkrete sammenhæng. Det kan fx nævnes, at der via skabeloner allerede finder en vis ensretning sted i budgetpublikationerne.

Derudover gengiver Revisionsdirektoratet en række synspunkter fra forvaltningerne i særberetningen. Nedenfor resumeres kort nogle få af disse synspunkter, suppleret med Økonomiforvaltningens bemærkninger:

På s. 36 fremføres synspunkter om at der mangler en specificering af den pris- og lønfremskrivning, der sker i beregningen af udvalgets budgetramme, og at fokus og skabeloner til budgetindberetningen ændres i hver budgetlægning (lignende synspunkt fremhæves igen s. 101). Økonomiforvaltningen bemærker hertil, at fokus og skabeloner primært ændres som følge af politiske beslutninger, og at budgetlægningen, herunder beregningsgrundlag og skabeloner, drøftes med forvaltningerne dels i det daglige arbejde, dels på fx workshops og på interne kurser for forvaltningernes økonomi-medarbejdere, som Økonomiforvaltningen afholder.

På s. 86 fremføres et synspunkt om at det er vanskeligt at få ændret de mere eller mindre tilfældige nøgletal, der er i budgetmaterialet m.m. Økonomiforvaltningen skal hertil bemærke, at der, på baggrund af politiske beslutninger, indgår en række udvalgte nøgletal samt 6-by nøgletal i budgetpublikationen.

 

 

ØKONOMI

-

 

MILJØVURDERING

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

-

 

BILAG

·        Bemærkninger til undersøgelse om kommunens generelle økonomistyring, ØKF, Administrationssekretariatet, 7. okt. 2005.

 

 

 

Bjarne Winge

                                            /

Helge Vagn Jacobsen