Revisionsrapporter om Risikobaseret ledelsestilsyn 2024

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions rapporter om Risikobaseret ledelsestilsyn for 2024, jf. bilag 1-7, og forvaltningernes tiltag tages til efterretning.

Problemstilling

Forretningscirkulære for ledelsestilsyn fastlægger, at forvaltningerne selv, på baggrund af dialogen med revision, beslutter, hvordan deres risikobaserede ledelsestilsyn tilrettelægges mest hensigtsmæssigt. Revisionen skal i forbindelse med årsregnskabet proaktivt rapportere til Økonomiudvalget om, hvorvidt det ledelsestilsyn på områder, der hører under kommunens kasse- og regnskabsvæsen, som foretages i forvaltningerne, er betryggende.

Forvaltningerne har udarbejdet ledelsestilsyn for 2024 efter det nye koncept, som blev udarbejdet og implementeret af Intern Revision i 2023. Konceptet er udarbejdet med afsæt i Standard for offentlig revision (SOR 6) og tager udgangspunkt i en række plantemaer. Et plantema (typisk finansielle processer) er en bestemt type af dispositioner, der er omfattet af et bestemt regelsæt, som ledelsen er ansvarlig for overholdes.

På baggrund af forvaltningernes udarbejdede ledelsestilsyn har Intern Revision udarbejdet en selvstændig rapport for hver forvaltning (bilag 1-7). Målet med undersøgelserne er at give et over- og indblik i forvaltningernes nuværende modenhed på væsentlige finansielle processer. Derudover skal undersøgelserne være med til at belyse konkrete indsatsområder, hvor der er eller på sigt kan være behov for at styrke modenheden og/eller complianceniveauet på konkrete områder.

Løsning

Forvaltningerne har udarbejdet handleplaner til de indsatsområder, der prioriteres i 2024. Handleplanerne er rettet mod de processer/aktiviteter, hvor forvaltningerne har vurderet, at modenhedsniveauet er lavere end forvaltningens mål, samt for processer/aktiviteter, hvor procesejer har tilkendegivet, at udarbejdede retningslinjer og interne kontroller ikke er implementeret eller efterleves i tilstrækkeligt omfang. Forvaltningernes indsatsområder er derfor ikke nødvendigvis kun rettet mod områder, hvor der er konstateret fejl. Indsatsområderne er i lige så høj grad rettet mod processer/aktiviteter, hvor forvaltningerne selv har vurderet, at der skal en indsats til for at sikre, at der forefindes betryggende procedurer, og at de overholdes, så risikoen for, at der opstår fejl, minimeres. Tiltagene fremgår af de enkelte forvaltningsrapporter.

Der er en række indsatsområder, der går på tværs af forvaltningerne, og de er:

Indkøbscompliance (alle forvaltninger med undtagelse af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen), hvor forvaltningerne blandt andet har fokus på at sikre, at indkøb hos leverandører, som har aktive indkøbsaftaler, sker således der kan opnås aftalecompliance i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik.

Tilskudsadministration (Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen samt Teknik- og Miljøforvaltningen), hvor der blandt andet er fokus på at udarbejde og implementere retningslinjer på området.

Registrering af let omsættelige aktiver (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen samt Teknik- og Miljøforvaltningen), hvor der udarbejdes arbejdsgange og anbefalinger for registrering af let omsættelige aktiver.

Over-/underskudsmodellen (OU-modellen) (Børne- og Ungdomsforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomiforvaltningen), hvor Økonomiforvaltningen på baggrund af en særlig undersøgelse udarbejdet af Intern Revision har udarbejdet forslag til ændrede bevillingsregler for styringen af OU-modellerne på anlægsområdet. De opdaterede bevillingsregler forventes endeligt vedtaget af Borgerrepræsentationen i oktober 2024, hvorefter de skal implementeres i forvaltningerne.

Afstemning og kvalitetssikring af balancekonti (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen samt Økonomiforvaltningen), hvor der blandt andet er fokus på at identificere, hvilke fejl, der opstår, og håndtere de afvigelser, der opstår.

Mellemkommunale takster/refusioner (Børne- og Ungdomsforvaltningen samt Sundheds- og Omsorgsforvaltningen), hvor der fokus på at udarbejde forvaltningsspecifikke forretningsgange og vejledninger til udregning af de mellemkommunale takster.

Indtægtsbevillinger (Børne- og Ungdomsforvaltningen samt Kultur- og Fritidsforvaltningen), hvor forvaltningerne blandt andet vil arbejde med en forbedret styring af indtægtsbevillingerne og gennemgå arbejdsgangene for budgettering af indtægterne.

Borgerrettede takster (Socialforvaltningen samt Sundheds- og Omsorgsforvaltningen), hvor det blandt andet skal sikres, at de opkrævede takster beregnes korrekt, samt at der udarbejdes forvaltningsspecifikke vejledninger.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningerne arbejder videre med ledelsestilsynet, som vil blive genbesøgt i forbindelse med den løbende revision 2024.

Søren Hartmann Hede           / Nicolai Kragh Petersen