Kommunikationsplan vedr. kriseberedskab

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 25. april 2006

 

 

 

J.nr.             ØU 124/2006

 

 

12.                Kommunikationsplan vedr. kriseberedskab

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler at:

·        at godkende kommunikationsplanen for beredskabet, således at den som selvstændig plan træder i kraft pr. 27. april 2006.

·        at implementeringsplanen godkendes, så kommunikationsplanen optimeres og koordineres med den samlede beredskabsplan.

 

RESUME

Som en del af beredskabsplanen for Københavns Kommune er der udarbejdet en kommunikationsplan. Den skal sikre information til byens indbyggere, og andre der opholder sig i byen, hvis der indtræffer en hændelse fx en større ulykke eller terror. Planen skal desuden sikre en sammenhængende informationsindsats fra kommunen og andre myndigheder.

Kommunikationsplanen skal understøtte arbejdet i den administrative stab og Kriseledelsen. Den udmøntes via en kommunikationsfunktion, som håndterer kommunikationen til målgrupperne via pressekontakt, hjemmesiden og i en telefonfunktion.

Kommunikationsplanen indgår som en del af den samlede beredskabsplan, der ligger klar i udkast den 31. juli 2006. Herefter forelægges den samlede beredskabsplan for kommunens beredskabskommission, beredskabsstyrelsen og endelig økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen ultimo oktober/primo november.

Det anbefales, at kommunikationsplanen som selvstændig plan træder i kraft med omgående virkning.

Der vil være behov for implementering og øvelser, hvor planen testes og forbedres. Her er det væsentligt at sikre en klar rolle- og ansvarsfordeling. Desuden er der fra forvaltningerne udtrykt ønske om at anvende kommunikationsplanen som udgangspunkt for at styrke den tværgående kommunikation ved mindre hændelser, hvor flere forvaltninger er involveret, men hvor kriseledelsen og den administrative stab ikke er aktiveret.

 

SAGSBESKRIVELSE

Kommunikationsplanen skal sikre, at Københavns Kommune er i stand til at håndtere kommunikationen med københavnerne, pressen og medarbejderne, hvis der indtræffer en hændelse, hvor den administrative stab og evt. kommunens kriseledelse aktiveres.

Kommunikationen opererer med en kommunikationsfunktion, som varetager

·        Pressekontakt i relation til hændelsen.

·        Telefonfunktion hvor borgerne kan få information om hændelsen.

·        En særlig hjemmeside med informationer om hændelsen.

 

Entydig udmelding

Der lægges i planen op til, at kommunikationen centraliseres i krisesituationer for at sikre, at kommunen melder entydigt ud om hændelsen.

Koordinering af informationer fra kommunen og andre myndigheder foregår via den Administrative stab, hvor alle forvaltninger er repræsenteret. Her fastlægges, hvilke myndigheder, samarbejdspartere m.fl. det er relevant at samarbejde med.

Kommunikationsfunktionen må kun viderebringe informationer, som er godkendt af lederen af kommunikationsfunktionen.

Kun medarbejdere, som har politisk eller administrativt ansvar i relation til hændelsen, eller som har et beredskabsmæssigt ansvar i forhold til hændelsen, må udtale sig til pressen.

Andre medarbejdere i Københavns Kommune kan ikke udtale sig til pressen om hændelsen.

Kommunikationsfunktionen suppleres efter behov med medarbejdere fra fagforvaltningerne, som indgår i bemandingslister. Det skal sikres, at bemandingen kan opretholdes, og at rette kvalifikationer er til stede, når kommunikationsopgaven skal løses.

 

Målgrupper for kommunikationsindsatsen

Kommunikationsplanen retter sig mod københavnere, gæster i byen, medarbejdere og pressen. Der er lagt vægt på at anvende kanaler, der gør det muligt at nå flest mulig mennesker på kortest mulig tid.

For særlige målgrupper som handicappede og fremmedsprogede arbejdes der med handicapbrugervenlige it-løsninger og kortfattede oversættelser til engelsk på nettet.

Der arbejdes p.t. på at etablere en SMS-løsning, som er velegnet for døve, og som hørende også kan have gavn af.

 

Implementering og optimering af kommunikationsplanen

Der vedlægges en implementeringsplan med forslag til aktiviteter, der skal sikre, at kommunikationsplanen optimeres i forhold til den samledes beredskabsplan, og at medarbejderne klædes på til at håndtere opgaven.

Information og Kommunikation, Økonomiforvaltningen, har ansvaret for implementeringen. Det sker i samarbejde med Brandvæsnet, de øvrige forvaltninger og relevante samarbejdspartnere i beredskabet.

 

ØKONOMI

Telefonfunktion

Økonomiforvaltningen anbefaler, at der oprettes 7 ekstra pladser i telefonfunktionen. det indebærer, at der skal anskaffes IT-udstyr, pc'er med netadgang og telefoner.

Anskaffelsesprisen anslås til kr. 105.000.

Det forudsættes, at udgiften til anskaffelse og etablering af 7 telefonpladser med opkobling til pc'er og telefoner afholdes inden for Økonomiforvaltningens ramme.

 

Web funktion

Økonomiforvaltningen anbefaler, at serverkapaciteten fordobles, for at sikre mulighed for et større antal samtidige brugere. Dermed er kommunen samtidigt bedre sikret mod nedbrud.

Prisen for en fordobling af servicekapaciteten anslås til kr. 200.000.

Der er behov for få programmeret nogle særlige skabeloner til krisesiderne på kk.dk, for at sikre maksimal tilgængelighed. Prisen anslås til kr. 110.000.

Hertil kommer løbende vedligeholdelse af udstyret.

 

Det forudsættes, at indkøb af ekstra servere og programmering afholdes inden for Økonomiforvaltningens ramme.

 

MILJØVURDERING

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

Kommunikationsplanen er udarbejdet af en arbejdsgruppe bestående af kommunikationschefer fra alle forvaltninger, samt repræsentanter fra Københavns Brandvæsen og den sociale døgnvagt.

 

BILAG

·        Kommunikationsplan for Københavns Kommunes beredskab (Fortrolig)

·        Implementeringsplan for kommunikationsplanen

·        Eksempler på actioncards

·        Beskrivelse af beredskabsrammen i Økonomiforvaltningen (Fortrolig)

 

 

Claus Juhl

/ Bjarne Winge