Revisionsrapport - Revision af løn- og personaleområdet 2024

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ’Revisionsrapport – Revision af løn- og personaleområdet 2024’ tages til efterretning,
2. at Økonomiforvaltningens handleplaner, jf. bilag 2, godkendes,
3. at de øvrige forvaltningers handleplaner, jf. bilag 2, tages til efterretning.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommune i 2024 har kommunens revisor foretaget en revision af løndriften i Københavns Kommune. Revisionen er en del af den lovpligtige revision og indgår i kommunens eksterne revisors grundlag for påtegning af årsregnskabet.

Det er revisionens vurdering, at der generelt er etableret et kontrolmiljø, hvor automatiske og forebyggende kontroller sikrer, at fejl og mangler i al væsentlighed identificeres, og konstaterede fejl i høj grad rettes, inden vederlags- og lønudbetalingen sker.

Der afgives i rapporten en rød, en gul og to grønne revisionsbemærkninger. Bemærkningerne samt forvaltningernes handleplaner fremgår af løsningsafsnittet.

Løsning

Der er udarbejdet handleplaner til de røde og gule bemærkninger. Bemærkningerne og handleplanerne fremgår af bilag 2. Der skal ikke udarbejdes handleplaner til grønne bemærkninger, hvilket skyldes, at grønne bemærkninger gives for forhold, der ikke har givet anledning til omtale eller kun anses, som mindre væsentlige, og som derfor kun rapporteres til ledelsen, som opmærksomhedspunkter.

RØD – 4.4 Afregning til Feriefonden (Forvaltningerne)

Revisionen har konstateret fejl i grundlaget for Københavns Kommunes afregning til Feriefonden. Fejlene kan blandt andet henføres til ikke-indberettet ferie, fejl i håndteringen af ferie i forbindelse med fratrædelser, feriehindring, mv. I den forbindelse vurderer revisionen, at de tilrettelagte processer på området ikke er tilstrækkeligt effektive i forhold til at sikre mod fejl i håndteringen af medarbejdernes ferie.

For at imødekomme revisionsbemærkningen iværksættes der flere tværgående initiativer for at sikre, at ferieafregningen sker korrekt, herunder mere hjælp til lederne. Derudover er der planlagt en workshop for forvaltningerne, hvor formålet er at drøfte initiativer til korrekt registrering af ferie hos medarbejderne. Handleplanen forventes afsluttet i juni 2025.

GUL – 4.1 Arbejdsskade (Økonomiforvaltningen)

Revisionen har observeret, at processen for udbetaling af arbejdsskadeerstatninger ikke er formaliseret og ikke tilstrækkeligt dokumenteret. Derudover er den månedlige kontrol af stopdatoer ikke udført i perioden januar-august 2024. Revisionen henstiller, at ledelsestilsynet med kontrollerne skærpes.

Økonomiforvaltningen er ved at opdatere forretnings- og arbejdsgange for arbejdsskadeområdet. Disse forventes opdateret og implementeret senest ultimo marts 2025.

GRØN – 4.3 Sagsgennemgang (Økonomiforvaltningen)

Revisionen har konstateret enkelte fejl og mangler, som blandt andet manglende overholdelse af fristen for fremsendelse af ansættelsesbrev til medarbejder, indbetaling af pension til forkert pensionskasse og forkerte indtastninger af timer fra vagtplansskema til vagtplanssystemet.

GRØN – 4.2 VIP-kontrol (Økonomiforvaltningen)

VIP-kontrollen har vist, at der for medlemmer af Borgerrepræsentationen ikke var foretaget beskatning af fri telefon under orlov uden løn. Fejlene er blevet rettet, ligesom håndteringen af mobiltelefoner for medlemmerne af Borgerrepræsentationen er blevet ændret.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revideringen af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning.

Revisionsberetningen for regnskab 2024 sendes til kommunen senest den 1. juni 2025 og bliver forelagt for Økonomiudvalget til orientering under dagsordenspunktet ’Meddelelser fra overborgmesteren’ i juni 2025. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner til håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2024 i august 2025.

Søren Hartmann Hede      / Nicolai Kragh Petersen