Evaluering af arbejdet med anbefalinger for hjemmearbejde i Københavns Kommune

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at evalueringen af arbejdet med de fire anbefalinger, jf. sagsfremstillingen, vedrørende bedre muligheder for hjemmearbejde for kommunens medarbejdere tages til efterretning. 

Problemstilling

På baggrund af et medlemsforslag besluttede Borgerrepræsentationen (BR) i september 2020, at der med udgangspunkt i en undersøgelse af hjemmearbejde i Københavns Kommune (KK) skulle fremlægges forslag til politisk behandling om at forbedre rammerne på de kommunale arbejdspladser for at tilvælge hjemmearbejdsdage.

På den baggrund gennemførte Arbejdsmiljø København (AMK) i november 2020 en undersøgelse af erfaringer med hjemmearbejde i KK. Med udgangspunkt i undersøgelsen udarbejdede Økonomiforvaltningen (ØKF) med input fra forvaltningerne et oplæg med følgende fire anbefalinger til BR, der har til formål at styrke mulighederne for hjemmearbejde for kommunens medarbejdere:

1. Formulering af tværgående KK-pejlemærker om hjemmearbejde
2. Udarbejdelse af forvaltningsspecifikke rammer for hjemmearbejde
3. Udvikling af diverse lederværktøjer, der skal understøtte hybrid- og distanceledelse
4. Oprettelse af et fællessite på KK-intra med inspirationsmateriale til ledere og medarbejdere om hjemmearbejde

BR godkendte oplægget med anbefalingerne den 4. marts 2021, jf. bilag 1 – der forinden blev drøftet i Det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) den 14. januar 2021 – og besluttede i samme omgang, at anbefalingerne skulle evalueres i 2023. Evalueringen følger nedenunder.

Løsning

Anbefaling 1 - Formulering af tværgående KK-pejlemærker for hjemmearbejde

På baggrund af AMKs undersøgelse blev det som det første anbefalet, at der udarbejdes fælles og tværgående pejlemærker, der beskriver de helt overordnede rammer for hjemmearbejde i KK.

Med input fra forvaltningerne udarbejdede ØKF et oplæg til seks tværgående pejlemærker for hjemmearbejde i KK, der blev drøftet og godkendt i CSO den 10. juni 2021:

1. Hjemmearbejde skal understøtte en effektiv løsning af kerneopgaven samtidig med, at det skal bidrage til, at KK er en attraktiv og moderne arbejdsplads
2. Hjemmearbejde skal altid være aftalt med den lokale leder
3. Hjemmearbejde kan ikke indgå som et egentligt ansættelsesvilkår, men skal ses som et supplement til det naturlige udgangspunkt for en ansættelse i KK, som er det løbende, fysiske fremmøde på tjenestestedet*
4. Hjemmearbejde skal ske under hensyntagen til Charter for arbejdsfællesskaber
5. Hjemmearbejde skal være i overensstemmelse med Arbejdstilsynets retningslinjer
6. Hjemmearbejde kan ikke ske fra udlandet**

*Rammeaftalen fastslår også, at hjemmearbejde kun kan finde sted i en del af den aftalte arbejdstid.

**Medarbejdere, som er bosat i Sverige og pendler til arbejdet i KK (”grænsegængere”) er undtaget hovedreglen om, at der ikke kan arbejdes hjemmefra i udlandet. Dog skal medarbejderne selv være opmærksomme på beskatningsregler m.v., hvis hjemmearbejdet får et omfang, der ændrer på dette.

Efterfølgende har forvaltningerne arbejdet med at forankre pejlemærkerne i egen organisation gennem bl.a. MED-systemet og ledelsesstrengen.

De seks tværgående pejlemærker har ligget til grund for – og er implementeret i - lokalaftalen om hjemmearbejde (indgået i november 2021), der er indgået mellem KK og en række af de faglige organisationer. Lokalaftalen skulle indgås iht. rammeaftale om tele- og hjemmearbejde (indgået mellem KL og Forhandlingsfællesskabet) og giver mulighed for, at der mellem den enkelte medarbejder og vedkommendes nærmeste leder kan aftales hjemmearbejde som supplement til fysisk fremmøde på tjenestestedet, hvis hjemmearbejdet er af ”fast tilbagevendende karakter”.

Pejlemærkerne udgør rammen for alt hjemmearbejde i KK, og der er i dag intet til hinder for, at medarbejdere i KK arbejder hjemmefra – også af ”fast tilbagevendende karakter” – såfremt det sker i overensstemmelse med pejlemærkerne.

Anbefaling 2 – Udarbejdelse af forvaltningsspecifikke rammer for hjemmearbejde

Det blev anbefalet, at KK-pejlemærkerne skulle følges op med konkrete rammer i den enkelte forvaltning ift., hvordan hjemmearbejde kan indtænkes i tilrettelæggelsen og udførelsen af forvaltningens kerneopgave. 

I forbindelse med Økonomiudvalgets behandling af anbefalingerne den 23. februar 2021 blev det over for BR anbefalet, at anbefaling nr. 2 skulle udgå. Dette godkendte BR den 4. marts 2021.

Anbefaling 3 – Udvikling af lederværktøjer, der skal understøtte hybrid- og distanceledelse

For at understøtte, at KKs ledere har kompetencerne til at udføre hybrid- og distanceledelse, blev det anbefalet, at der skulle (1) udvikles et virtuelt undervisningsforløb om bl.a. hybridledelse, og (2) gennemføres to seminarer om hybrid-ledelse. Det blev over for BR understreget, at de to aktiviteter krævede særskilt finansiering, og kun ville blive gennemført, hvis der politisk blev afsat midler til dem.

ØKF har udarbejdet budgetnotater om midler til gennemførelse af aktiviteterne ifm. overførselssagen (OFS) 2020/2021, forhandlingerne om budget 2023 og forhandlingerne om budget 2024. Der er ikke afsat budgetmidler til aktiviteterne.

Det kan oplyses, at der i forbindelse med KKs masterclass-program for ledere i KK blev afholdt en virtuel masterclass om hybridledelse i juni 2022. Masterclass’en blev optaget, og den er tilgængelig på ØKFs intranetside om masterclasses.

Forvaltningerne har i forbindelse med nærværende evaluering oplyst, at de ikke ser et behov for e-læringsmateriale vedr. hybrid- og distanceledelse, bl.a. fordi der i dag er en del tilgængeligt materiale om emnet.

Anbefaling 4 – Oprettelse af et fællessite på KK-intra med inspirationsmateriale til ledere og medarbejdere om hjemmearbejde

Det blev anbefalet, at der udarbejdes en fælles intranetside, der samler relevant information om hjemmearbejde ét sted. Der er udarbejdet en intranetside, der indeholder information om dels regler for hjemmearbejde i KK, og dels det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Der er bl.a. informeret om intranetsiden i nyhedsbrevet Kort & Godt, der tilgår alle ledere i KK.

CSO drøftede den 7. december 2023 nærværende evaluering og havde ingen bemærkninger til den. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces