Intern Revisions særlige undersøgelse af beregningsforudsætninger i budgetnotater - principper for årstimenorm, overhead og indfasning

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at opfølgning på Intern Revisions særlige undersøgelse af beregningsforudsætninger i budgetnotater, jf. bilag 1, tages til efterretning.

Problemstilling

Intern Revision har i en særlig undersøgelse vedr. beregningsforudsætninger undersøgt to budgetnotater fra budget 2023 i hver forvaltning i Københavns Kommune, i alt 14 budgetnotater.

Intern Revision konstaterer i undersøgelsen, at der er store variationer i den dokumentation, som forvaltningerne kan fremlægge, og i de beregningsforudsætninger, der anvendes. Derudover konstaterer Intern Revision, at forvaltningerne generelt har været optimistiske i forhold til indfasning af nye initiativer, som der blevet givet bevilling til i forbindelse med budgetaftale 2023.

Løsning

Økonomiforvaltningen foreslår følgende principper for henholdsvis årsværksnorm, overhead og indfasning.

Årstimenorm

Intern Revision konkluderer i den særlige undersøgelse, at opgavetiden, forvaltningerne anvender, ligger i spændet 1.036 timer til 1.680 timer og anbefaler, at et effektivt årsværk bør have en standardopgavetid på 1.250-1.450 timer. Økonomiforvaltningen har derudover undersøgt årstimenormer i Staten og i KL. 

Beregningen af den vejledende årstimenorm på tværs af forvaltningerne vil fremover tage udgangspunkt i det samlede antal arbejdstimer på et år (1.924 timer brutto), hvorefter ferie (185 timer) og helligdage (37 timer) fratrækkes. Dernæst fratrækkes sygefravær baseret på målbilledet for sygefravær i hele Københavns Kommune i 2022 samt betalt frokostpause, som er overenskomstbestemt. Hertil er der en række variable aktiviteter som kompetenceudvikling, interne møder, oplæring mv., som skal fratrækkes i varierende omfang, afhængig af bl.a. faggruppe. Når der tages højde for disse forhold (ferie, helligdage mv.), lander standardopgavetiden indenfor IR’s anbefalede interval (1.250-1.450 timer).

De administrative kredse i Københavns Kommune har drøftet beregningen af den vejledende årstimenorm for administrativt personale. De administrative kredse i Københavns Kommune vil arbejde videre med udarbejdelse og implementering af vejledende standard årstimenormer for større medarbejderkategorier (eksempelvis SOSU’er, sygeplejersker mv.), som går på tværs af kommunens forvaltninger for at sikre, at samme type medarbejder på tværs af forvaltningerne indregnes ens i budgetnotaterne. Opgørelsen af standardårstimenormen for de specifikke medarbejdergrupper kan afvige fra standardnormen som følge af de variable faktorer.

Årstimenormen for administrativt personale implementeres vejledende i budgetnotater fra overførselssagen 2023-2024. De øvrige årstimenormer implementeres i beregningsforudsætningerne for budgetnotater til forhandlingerne om budget 2025.

Såfremt forvaltningerne i beregningerne til et budgetnotat afviger fra standardårstimenormerne, vil dette fremadrettet skulle indgå med en kort årsagsforklaring i det tekniske afsnit i budgetnotatet.

Overhead

Økonomiforvaltningen arbejder med den model, hvor der som udgangspunkt udelukkende indarbejdes et direkte/ grundlæggende overhead i budgetnotater. Denne tilgang gør sig allerede gældende for investeringsforslag, hvilket er baseret på Intern Revisions revisionsrapport vedrørende investeringsforslag fra foråret 2019, som konkluderede, at overheadudgifterne kun bør indeholde direkte henførbare udgifter og ikke indirekte henførbare udgifter og udgifter til ledelse, som det tidligere var tilfældet.

Det grundlæggende overhead beregnes således ud fra et princip om, at det kun er udgifter, der direkte afhænger af medarbejderen, der medtages i overheadudgifterne. Dvs. om en udgift medtages i overheadberegningen afhænger af, om den kommer til, når en medarbejder bliver ansat, og bortfalder, når medarbejderens stilling ophører. Det bemærkes, at overheaden er standard for alle typer af medarbejdere.

De direkte udgifter (33,4 t. kr. 2024 p/l) inkluderer kontormøbler, kontorartikler, computer og tilbehør, IT og software, telefoni, medarbejdergoder (kompetenceudvikling og kantine), oprettelse og forsikring.

I særlige tilfælde, kan der ved behov indregnes indirekte udgifter til forbrugsudgifter (15 t. kr. 2024 p/l) og husleje (28,5 t. kr. 2024 p/l). Intern Revision beskriver i den særlige undersøgelse, at det bør bero på en konkret vurdering i den enkelte sag, hvorvidt indirekte udgifter indregnes. Fra overførselssagen 2023/2024 vil eventuelle overheadudgifter udover de direkte henførbare udgifter skulle tilføjes i det tekniske afsnit i budgetnotatet, således der skabes transparens vedrørende afvigelse fra udgangspunktet, om at der kun indregnes direkte overheadudgifter. Såfremt de faktiske udgifter til fx husleje kendes, indskrives dette i budgetnotatet.

Implementering

Det bemærkes, at videreførelser af bevillinger (bevillingsudløb) sker på baggrund af beregningsgrundlaget i den eksisterende bevilling, korrigeret for pris- og lønfremskrivning. Ovenstående principper gælder derfor for nye initiativer.

Indfasning

Økonomiforvaltningen vil i skabelonen for budgetnotater indarbejde, at der for budgetnotater vedr. initiativer på service fremover skal fremgå indfasningsdato og forventning til, hvornår initiativet er fuldt indfaset med henblik på at sikre, at forvaltningerne har taget stilling til forventet indfasning og at skabe gennemsigtighed om indfasning.

Økonomi

Sagen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

De administrative kredse i Københavns Kommune vil arbejde videre med udarbejdelse og implementering af vejledende standard for årstimenorm, som implementeres i budgetnotater til forhandlingerne om budget 2025.

Principper for standardårstimenormen, indfasning og overhead implementeres i budgetnotatskabelon og vejledning til budgetnotatskabelonen, således at forvaltningerne kan tage højde for tilpasningerne i beregningerne af udgifter i budgetnotater fra forhandlingerne om overførselssagen 2023-2024 og budget 2025.

Søren Hartmann Hede   / Nicolai Kragh Petersen