Aflæggelse af Socialforvaltningens afsluttede anlægsregnskaber fra tidligere år
Før Borgerrepræsentationen kan tage stilling til en indstilling, skal Økonomiudvalgets erklæring om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, økonomiske forhold eller almindelige administrative forhold, indhentes, jf. Københavns Kommunes styrelsesvedtægt § 12, stk. 5.
I nærværende indstilling, skal Økonomiudvalget således alene tage stilling til den foreslåede erklæring i afsnittet "Indstilling".
Alle forvaltninger skal udarbejde anlægsregnskaber for alle anlægsprojekter afsluttet i tidligere år. Der har været et efterslæb i Københavns Kommune i forhold til godkendelse af aflæggelse af anlægsregnskaber, hvorfor der med denne sag fremlægges regnskab for en række ældre anlægsprojekter. Kravet omhandler alle projekter, der har forbrug konteret i det nuværende økonomisystem (Kvantum).
Tidligere beslutninger
Socialudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,
- at de udarbejdede anlægsregnskaber i bilag 1 godkendes.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Socialudvalgets budgetramme.
Problemstilling
I henhold til Indenrigsministeriets cirkulære om budget- og regnskabssystemet for kommuner er kommunerne forpligtiget til at aflægge særskilt anlægsregnskab for alle anlægsprojekter med et budget over 2 mio. kr., mens regnskaber for projekter på under 2 mio. kr. aflægges i forbindelse med årsregnskabet. Denne indstilling indeholder alle projekter uanset beløbets størrelse, hvor der ikke i tidligere år er aflagt regnskab.
Der har i Københavns Kommune ikke været tilstrækkelig fokus på at aflægge anlægsregnskaber efter afslutning af projekterne. I forbindelse med årsregnskabet for 2019 blev der i revisionsbemærkningerne henstillet til, at Økonomiforvaltningen sammen med fagforvaltningerne designer og implementerer en fælles administrativ forretningsgang, der beskriver regler, aktiviteter, roller og ansvar i forbindelse med regnskabsføring af anlægsarbejder i Københavns Kommune. Regelsættet skal sikre, at alle anlægsregnskaber fremover aflægges rettidigt og i overensstemmelse med registreringerne i kommunens regnskabssystem.
Som opfølgning på revisionsbemærkningerne blev der udarbejdet en fællesadministrativ forretningsgang med tidsfrister for aflæggelse af regnskaber. I forlængelse af denne forretningsgang blev alle forvaltninger opfordret til at få afsluttet projekter og aflagt udestående anlægsregnskaber for de projekter, der var aktive ved ibrugtagning af økonomisystemet Kvantum i 2017, i løbet af 2021. Fra 2022 vil Intern Revision medtage efterlevelse af forretningsgangen for anlægsregnskaber i revisionsrapporterne om ledelsestilsyn i forvaltningerne.
Socialforvaltningen (SOF) har i alt 28 anlægsprojekter, der ikke er aflagt regnskab for i henhold til Indenrigsministeriets cirkulære. Med denne indstilling fremlægges der anlægsregnskaber for 21 af de 28 projekter. De sidste syv anlægsregnskaber aflægges på Socialudvalgets møde den 24. november 2021.
Med denne indstilling, samt indstilling til Socialudvalgets møde den 24. november, vil der være aflagt regnskab for alle afsluttede anlægsprojekter i henhold til den nye forretningsgang. Fremover vil Socialforvaltningen aflægge anlægsregnskaber rettidig.
Løsning
Der søges i denne indstilling om godkendelse af i alt 21 anlægsregnskaber for afsluttede anlægsprojekter på Socialforvaltningens anlægsbudget. Det skal bemærkes, at anlægsregnskaberne for byggeprojekter kun omfatter den del, som Socialudvalget har modtaget budget til. Dette indebærer, at Socialforvaltningen som udgangspunkt aflægger regnskab for montering af byggerierne, mens Byggeri København aflægger regnskab for selve opførelsen af bygningen.
Som det fremgår af tabel 1, udgør det samlede budget for de 21 projekter 33,0 mio. kr. Projekterne udviser samlet set et mindreforbrug på 2,9 mio. kr.
Tabel 1: Oversigt over budget og afvigelser
Note: Negative beløb er lig med merforbrug.
I forbindelse med flytningen af Møllehuset til Mozarts Plads blev der afsat 1 mio. kr. til velfærdsteknologi. Dette viste sig at være et langt højere budget, end der var behov for. Mindreforbruget udgør ca. 0,6 mio. kr. svarende til 22 % af budgettet.
SOF 157 9 boliger på Nansensgade 57
Projektet omhandler en opførelse af ni boliger til sindslidende i Nansensgade 57. Der blev brugt færre monteringsmidler end planlagt. Endvidere var der budgetteret med, at Socialforvaltningen skulle indbetale til parkeringsfonden som kompensation for, at der ikke blev oprettet parkeringspladser i forbindelse med etablering af botilbuddet. Teknik- og Miljøforvaltningen afstod kravet om indbetaling til fonden, hvorfor projektet realiserede et mindreforbrug svarende til 0,5 mio. kr. Samlet set udviser projektet et mindreforbrug på ca. 1,1 mio. kr. svarende til 61 % af budgettet.
SOF159 Omlægning af Halmtorvet
I forbindelse med etableringen af stofindtagelsesrummet på Halmtorvet blev det besluttet at området skulle forskønnes. En del af planen var at anvende midler på nabobygningerne til stofindtagelsesrummet. Imidlertid var det juridisk ikke muligt, da anvendelse af kommunale midler på privat ejendom er i strid med kommunalfuldmagten. Dermed udviser projektet et mindreforbrug på ca. 0,9 mio. kr. svarende til 54 % af budgettet.
SOF 187 Fra sygefravær til kernevelfærd
Projektet var et treårigt projekt og havde til formål, at effektivisere driften og forbedre opgaveløsningen gennem arbejde med medarbejdernes sikkerhed, trivsel, arbejdsmiljø og fremmøde. Det var ikke muligt at nå at udnytte hele budgettet inden projektets afslutning. Mindreforbruget udgør ca. 0,2 mio. kr. svarende til 10 % af budgettet.
SOF 211 Citizen 2015- Digitalpost
Projektet har øget anvendelse af digital post og skabte en centralisering af ansvar for håndtering af ind- og udgående fysisk post, samt en konsolidering af leverandørkontrakter på området. Desuden blev der givet midler til kompetenceudvikling af medarbejdere og implementering af støtte til borgeren, som havde vanskeligt ved at anvende digital post. Projektet var et tværgående projektet, hvoraf noget af budgettet blev tildelt Socialforvaltningen til implementeringsaktiviteter. Projektet blev gennemført som forudsat, men havde en mindre slutregning end budgetteret. Mindreforbruget udgør 25 t. kr. svarende til 4 % af budgettet.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. Det samlede mindreforbrug på de 21 anlægsprojekter på i alt 2,9 mio. kr. er tilbageført til kassen i forbindelse med årsregnskaberne.
Videre proces
Hvis sagen godkendes af Socialudvalget skal den forelægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen inden udgangen af 2021.
Mikkel Boje /Anders Johannes Kristensen
Oversigt over politisk behandling
Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,
- at de udarbejdede anlægsregnskaber i bilag 1 godkendes.
Socialudvalgets beslutning i mødet den 7. oktober 2021
Indstillingen blev godkendt.
Kontorchef Anders Johannes Kristensen deltog under punktets behandling.
Beslutning
Dagsordenspunkt 25: Aflæggelse af Socialforvaltningens afsluttede anlægsregnskaber fra tidligere år (2021-0256328)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. november 2021
Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen uden afstemning.