Vedtagelse af Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2023-26

Københavns Kommunes nuværende indkøbspolitik udløber med udgangen af 2022. Der skal derfor vedtages en ny indkøbspolitik for 2023-26. Indkøbspolitikken sætter retningen for Københavns Kommunes arbejde med indkøb gennem fem værdier med en række tilhørende indsatsområder.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

Københavns Kommunes indkøbspolitik fornys hvert fjerde år og sætter retningen for kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser. Indkøbspolitikken 2023-26 beskriver de indsatser og områder, som kommunen vil sætte fokus på og arbejde med i de kommende fire år. Indkøbspolitikken fortsætter Københavns Kommunes mangeårige indsats for økonomisk, miljømæssig og socialt bæredygtige indkøb.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet Københavns Kommunes indkøbspolitik for 2023-26 (bilag 1). Indkøbspolitikken indeholder fem grundlæggende værdier, som kommunens indkøb skal pejle efter. De fem værdier er ligestillede, og indeholder hver en række indsatsområder:

Københavns Kommunes indkøbspolitik 2023-26 sætter den overordnede ramme for, hvordan der købes ind i kommunen. Borgerrepræsentationen beslutter hertil løbende nye mål og værktøjer, samtidig med at der fra det administrative plan løbende iværksættes nye initiativer for at imødekomme de ambitioner, som kommunen har på indkøbsområdet. I bilag 2 fremgår en oversigt over, hvornår kendte, nye indsatser fra indkøbspolitikken forventes at blive lagt til politisk behandling. Der vil løbende, i den periode indkøbspolitikken er gældende, blive arbejdet med implementering af indsatsområderne beskrevet i politikken.

Det administrative arbejde med indkøbspolitikken

Forud for udarbejdelsen af indkøbspolitikken har Økonomiforvaltningen afholdt møder med eksterne interessenter med henblik på at indhente input. Der er indhentet input fra Dansk Industri, Dansk Erhverv, SMV Danmark, Plastindustrien, Miljømærkning Danmark, Danmarks Grønne Tænketank Concito, Oxfam IBIS, Dansk Initiativ for Etisk Handel, Center for Offentlig-Privat Innovation og Kooperativt København. Herefter er forvaltningernes indkøbs- og udbudsfaglige medarbejdere inddraget blandt andet med en workshop i februar 2022. Efterfølgende blev der foretaget en administrativ høring af et konkret udkast i alle forvaltninger i maj 2022.

Høring i de politiske fagudvalg

Økonomiudvalget sendte udkast til indkøbspolitikken i høring i de politiske fagudvalg i juni 2022. Her var der generelt opbakning til indkøbspolitikken, og udvalgene har kvitteret for, at indkøbspolitikken sætter en ambitiøs retning for kommunens indkøb. Høringssvarene og håndteringen af disse gennemgås tematisk nedenfor, mens en komplet oversigt fremgår af bilag 3.

På baggrund af høringssvarene er der blandt andet sket følgende justeringer i indkøbspolitikken:

• Effektiv indkøbsorganisation: Der er tilføjet et nyt indsatsområde om slutbrugerinddragelse.
• Reduktion af klimaaftryk fra indkøb: De forskellige virkemidler der pt. er under udarbejdelse, er tilføjet dvs. klimaafgifter, skyggepriser, mindstekrav i udbud, interne forbrugsbegrænsninger og pulje til reduktion af klimaaftrykket i indkøb.
• Ansvarlige arbejdsvilkår: Det er tilføjet, at Københavns Kommune vil undersøge muligheden for at stille krav om ansættelse af mennesker med handicap, fortsætte arbejdet for ansvarlige skatteforhold og sætte fokus på ansvarlige arbejdsvilkår, når kommunen anvender fleksibel arbejdskraft.
• Miljømæssig bæredygtighed: Der er tilføjet flere aspekter vedrørende bæredygtighedsbegrebet og et nyt indsatsområde om at øge kompetencer blandt indkøbere i forhold til at foretage bæredygtige indkøb.
• Partnerskaber og innovation: Det er tilføjet, at Københavns Kommune vil understøtte, at socialøkonomiske virksomheder kan byde ind på kommunens opgaver, når det er muligt.
• Der er tilføjet et appendiks om principper for ansvar og organisering af arbejdet med indkøb i Københavns Kommune.

Der er desuden siden sidste udkast foretaget en gennemskrivning af indkøbspolitikken og udarbejdet en oversigt over gældende beslutninger vedrørende indkøbsområdet (bilag 4).

Forslag om konkrete målsætninger for indkøbspolitikken

Indkøbspolitikken beskriver den overordnede ramme for indkøb i Københavns Kommune. Der vil blive formuleret konkrete mål, når politikken skal implementeres.

Nogle høringssvar stiller forslag om konkrete målsætninger til aftalecompliance på indkøb. Med den gældende indkøbspolitik blev der vedtaget et måltal for indkøbsordrecompliance gradvist stigende mod 95 pct. I 2021 blev aftalecompliance implementeret i Københavns Kommune, og der pågår fortsat et arbejde på tværs af forvaltninger med at fastsætte et passende niveau for måltal for aftalecompliance. Økonomiudvalget vil blive forelagt en sag med mål for aftalecompliance primo 2023.

Økonomiforvaltningen vil desuden i 2023 efter inddragelse af forvaltningerne lægge en sag til Økonomiudvalget med oplæg til mål for indkøb af miljømærkede produkter.

Derudover vil Økonomiforvaltningen i 2023 lægge en sag til Økonomiudvalget omkring strategiske partnerskaber. Her vil Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne afdække potentialerne for indgåelse af offentlige-private partnerskaber (OPP’er) og offentlige-private innovationsfællesskaber (OPI’er) med private virksomheder. I sagen kan der fastlægges et mål på eksempelvis indgåelse af to til tre større OPP’er eller OPI’er om året.

Økonomiudvalget vil blive orienteret om status på indkøbspolitikken én gang årligt fra 2024. I den forbindelse kan der afdækkes potentialer for samt fastsættes nye mål for indkøbsområdet.

Koordinering med Københavns Kommunes øvrige grønne politikker og strategier

Høringen har givet anledning til at det fremgår tydeligere, at indkøbspolitikken er koordineret med Københavns Kommunes øvrige grønne politikker og strategier for eksempel Mad- og Måltidsstrategien og Klimaplan 2035. Koordineringen skal sikre, at de forskellige strategier understøtter hinanden, og bidrage til at Københavns Kommunes ambitioner opnås. Hertil kan det nævnes, at Borgerrepræsentationen har vedtaget et pejlemærke for arbejdet med at forberede Klimaplan 2035 om at kommunen skal halvere klimaaftrykket fra indkøb frem mod 2030.

CO2-afgifter og skyggepriser

Parallelt med arbejdet med indkøbspolitikken er der fremsat en række medlemsforslag i Borgerrepræsentationen om reduktion af klimaaftryk fra kommunens indkøb. Økonomiforvaltningen er ved at udarbejde en model for anvendelse af CO2-afgifter og skyggepriser i udbud, som forventes forelagt til politisk behandling i marts 2023. Indkøbspolitikken tager højde for dette arbejde.

Øvrige bemærkninger fra fagudvalgene

I nogle af høringssvarene bemærkes det, at flere og højere krav til kommunens indkøb kan betyde øgede omkostninger, og at dette ikke må resultere i et ringere serviceniveau for borgerne. Økonomiforvaltningen er opmærksom på, at eksisterende og kommende mål og krav skal kunne håndteres inden for forvaltningernes ramme. Der skal derfor foretages en vurdering i de enkelte udbud.

Nogle høringssvar foreslår, at der vedtages en mere fleksibel proces til de tilfælde, hvor Københavns Kommune ikke ønsker at tiltræde en aftale fra Staten og Kommunernes Indkøbsfællesskab (SKI), hvis aftalen ikke kan leve op til kommunens ønsker og krav. Økonomiudvalget besluttede den 24. september 2013, at Københavns Kommune som udgangspunkt skal tilslutte sig alle forpligtende SKI-aftaler, og at processen for eventuelle afvigelser herfra er, at der skal godkendes sag om afvigelsen i fagudvalg og slutteligt i Økonomiudvalget.

Det fremgår af indkøbspolitikken, at Københavns Kommune fortsat vil prioritere samarbejdet om de forpligtende indkøbsaftaler i SKI, samt prioritere deltagelse i arbejdsgrupperne, hvor det er muligt at påvirke indkøbsaftalerne i en retning, så de stemmer overens med Københavns Kommunes krav, bl.a. til social og miljømæssig bæredygtighed. Det anses for hensigtsmæssigt at bibeholde samarbejdet med SKI og bidrage til det fællesoffentlige samarbejde på indkøbsområdet. Fagudvalg og Økonomiudvalget vil derfor fortsat få forelagt en sag til godkendelse i de tilfælde, hvor det ønskes ikke at tiltræde en forpligtende SKI-aftale.

Såfremt Borgerrepræsentationen vedtager indkøbspolitikken, vil den træde i kraft den 1. januar 2023. Økonomiforvaltningen vil herefter påbegynde den administrative implementering af indkøbspolitikken 2023-26 i samarbejde med forvaltningerne. Dette arbejde vil blandt andet omfatte fastsættelse af indsatser og konkrete mål på tværs af forvaltninger og kategoristyringsansvar. 

Søren Hartmann Hede                      /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 6: Vedtagelse af Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2023-26 (2022-0295341)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 22. november 2022

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.