Opfølgning på medlemsforslag om mere transparens i Københavns Kommunes arbejde

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at Økonomiforvaltningen implementerer Borgerrepræsentationens beslutning om øget transparens vedr. materiale til politikere ved følgende tiltag:

1. fremlæggermappen til Borgerrepræsentationens møder gøres offentlig (med forbehold for fortroligt materiale), jf. bilag 1.
2. notater fra Økonomiforvaltningen udsendt pr mail til Økonomiudvalget publiceres under dagsordenspunktet ”Meddelelser fra overborgmesteren” i forbindelse med publiceringen af protokol fra mødet (med forbehold for fortroligt materiale), jf. bilag 1.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

2. at alle forvaltningernes forslag til håndtering af offentliggørelse af notater til politikere godkendes, jf. bilag 1,

3. at forslag til offentliggørelse af pressemeddelelser godkendes,

4. at det godkendes, at der ikke arbejdes videre med at offentliggøre svar på alle aktindsigtsanmodninger til pressen, jf. afsnittet Løsning samt bilag 3,

5. at det godkendes, at der ikke arbejdes videre med udviklingen af søgefunktionen på kk.dk, jf. afsnittet Løsning,

6. at det godkendes, at medlemsforslaget af den 3. marts 2022 stillet af Enhedslisten, Det Konservative Folkeparti og Alternativet, jf. bilag 4, hermed er håndteret.

Problemstilling

Enhedslisten, Det Konservative Folkeparti og Alternativet har den 3. marts 2022 fremsat medlemsforslag for Borgerrepræsentationen om mere transparens i Københavns Kommunes arbejde.

Medlemsforslaget pålægger Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger at udarbejde et forslag til politisk behandling om, hvordan man kan sikre mere transparens i kommunens arbejde ved at gøre de notater, som forvaltningerne sender til politikerne, pressemeddelelser og aktindsigtsbesvarelser til pressen, tilgængelige for offentligheden på kommunens hjemmeside.

Derudover efterspørges der også en bedre søgefunktion på kommunens hjemmeside.

Løsning

Notater til politikerne

Efter styrelsesloven er der alene en forpligtigelse til at gøre dagsordener og beslutningsprotokollerne for møder i kommunalbestyrelsen, Økonomiudvalget og de stående udvalgene offentlige. Der er således ikke en pligt til at offentliggøre øvrigt materiale fra forvaltningen til politikerne, f.eks. materiale fra sagerne på dagsordenen, eller øvrige notater og orienteringer, som sendes til politikerne.

I Københavns Kommune offentliggøres efter fast praksis, udover dagsordener og beslutningsprotokoller, nedenstående materiale. Oversigten nedenfor er med forbehold for fortroligt materiale, der ikke offentliggøres.

1. alt sagsmateriale der er knyttet til dagsordenen i Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg.

    

2. svar på spørgsmål der er stillet til et dagsordenspunkt der aktuelt er på dagsordenen til et møde i udvalg/Borgerrepræsentationen. Svaret anses for at være en del af sagsoplysningen og tilknyttes til det dagsordenspunkt, hvortil spørgsmålet er stillet.

    

3. svar på spørgsmål stillet af et medlem af Borgerrepræsentationen, i medfør af forretningsordenen for Borgerrepræsentationen (politikerspørgsmål).

    

4. Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg har som fast punkt på dagsordener orienteringer fra borgmesteren/forvaltningen til udvalget. Notater og orienteringer offentliggøres her i varierende grad.

Forvaltningerne har i bilag 1 beskrevet, hvorledes det foreslås at implementere Borgerrepræsentationens beslutning om øget transparens.

• Teknik- og Miljøforvaltningen, Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har foreslået, at beslutningen implementeres i disse forvaltninger således, at de orienteringer, der tidligere er blevet delt i en portal-løsning, der kun er tilgængelig for en snæver kreds, fremover tillige vil blive lagt på kk.dk.
• Økonomiforvaltningen, Kultur-og Fritidsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har valgt en løsning, hvor de løbende orienteringer, der bliver udsendt pr mail mellem udvalgsmøderne tillige vil blive lagt på kk.dk i forbindelse med næstkommende udvalgsmøde.

Se bilag 1 for uddybende vedr. hver forvaltning.

Under Økonomiudvalgets behandling af indstillingen den 9. januar 2024 blev der efterspurgt et skematisk overblik over praksis i de forskellige forvaltninger for så vidt angår offentliggørelse af materiale og der blev efterspurgt mest muligt ensartethed mellem forvaltningerne. Denne oversigt er i bilag 2. Arbejdet med øget transparens har været forankret i Sekretariatschefskredsen og det er lykkes at skabe en høj grad af ensartethed i praksis mellem de 7 forvaltninger.

Pressemeddelelser

I dag lægger de fleste forvaltninger deres pressemeddelelser (PM’er) på Via Ritzau, som er en abonnementstjeneste til formidling af PM’er rettet mod redaktioner og journalister. Nogle forvaltninger lægger samtidig PM’er i nyhedsmodel på forsiden af kk.dk, så borgere og andre interesserede nemt kan få overblik og adgang til at læse.

Økonomiforvaltningen anbefaler at oprette en side på kk.dk, som udelukkende indeholder pressemeddelelser. Siden bliver en underside til det eksisterende presserum på kk.dk, hvor man i dag alene kan finde kontaktoplysninger på forvaltningernes presseenheder.

I presserummet bliver det muligt at sortere på dato, forvaltning og nyhedskategori (fx socialt udsatte, trafik). Forvaltningerne kan derudover fortsat lægge deres PM’ere på ViaRitzau.

Optimering af søgefunktion på www.kk.dk

For at kunne lave en filtreret søgning alene på "Politiske udvalg” på kk.dk, skal der oprettes et nyt søgefilter. Søgefunktionen på kk.dk har i dag fem søgefiltre (Information, Nyheder, Ledige stillinger, Filer samt Dagsordener og referater). Et nyt søgefilter skal laves i Koncern IT (KIT).

KIT anbefaler ikke udviklingsønsket med følgende begrundelse:

• Ved at øge antallet af filtre på den globale søgeside bliver det ikke nødvendigvis lettere at finde indhold, da der i forvejen er forholdsvis mange filtre. Der findes i den forbindelse allerede et filter for ”Dagsordener og referater”, der står for den helt store indholdsvolumen under ”Politik”.

• Der er ikke umiddelbart et besøgsvolumen på ”Politiske udvalg”, der retfærdiggør, at netop det site skal have et sådant filter.
• Der er umiddelbart heller ingen indikation på, at brugerne søger dette indhold i nævneværdig grad.
• "Politiske udvalg” som filter vil desuden bryde med den logik, som i store træk gør sig gældende for andre filtre – nemlig at de filtrerer på forskellige typer af indhold.

Offentliggørelse af svar på aktindsigtsanmodninger til pressen

Åbenhed gennem offentliggørelse af alle svar på aktindsigtsanmodninger fra pressen rejser en række problemstillinger.

Som udgangspunkt er det ikke i strid med databeskyttelsesreglerne at offentliggøre almindelige personoplysninger, hvis det tjener et sagligt formål. Det kan dog efter Økonomiforvaltningens opfattelse give anledning til tvivl, om ønsket om transparens i sig selv indebærer, at det vil være nødvendigt og sagligt at offentliggøre f.eks. navne, adresser, e-mailadresse og telefonnummer på de personer, som henvender sig til kommunen, eller i øvrigt den korrespondance, der er i en given sag.

Hertil skal bemærkes, at Datatilsynet har ændret sin praksis ift. offentliggørelse af personoplysninger, som måske i sig selv fremstår harmløse. Således er det nu Datatilsynets praksis, at f.eks. e-mailadresser og telefonnumre ikke bør offentliggøres i f.eks. byggesagsarkiver, da det i sig selv ikke tjener noget sagligt formål.

En løsning på ovenstående kunne være at anonymisere oplysningerne, således at navne, e-mails, osv. fjernes fra det materiale, der offentliggøres. Idet der er tale om en meget stor mængde data, vil det imidlertid kræve et stort ressourcetræk i hver forvaltning, svarende til 1-3 årsværk i hver forvaltning.

Afslutningsvist skal Økonomiforvaltningen skal gøre opmærksom på, at der vil være tale om offentliggørelse af mange afgørelser og et meget omfattende materiale. Der er derfor en risiko for, at ønsket om at skabe transparens ikke bliver imødekommet, da offentliggørelse af så store mængder materiale meget hurtigt kan blive uoverskueligt. Økonomiforvaltningen har ikke kendskab til andre myndigheder, der systematisk offentliggør hele eller dele af deres svar på aktindsigtsanmodninger.

Samlet set anbefaler Økonomiforvaltningen derfor ikke, at svar på aktindsigtsanmodninger til pressen offentliggøres. Der henvises til Økonomiforvaltningens uddybende overvejelser i vedlagte bilag 3.

Økonomi

Økonomiforvaltningen vurderer, at offentliggørelse af notater til politikere ikke medfører merudgifter.

Udgifter til udviklingen af en side til pressemeddelelser på kk.dk er begrænsede og kan afholdes inden for Økonomiforvaltningens ramme.

Videre proces

Hvis sagen godkendes, vil de i indstillingen beskrevne forslag blive implementeret.

Søren Hartmann Hede    /     Christian Vigh