Cirkulære for budgetopfølgning 2025

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Cirkulære for budgetopfølgning 2025, jf. bilag 1, godkendes.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen reviderer årligt budgetopfølgningscirkulæret. Cirkulæret indeholder retningslinjerne for kommunens budgetopfølgning, herunder bl.a. prognoserne for årets forventede regnskab, sagerne om bevillingsmæssige ændringer, månedlig opfølgning på problemområder (risikolisten) og anlægsoversigterne.

Cirkulærets formål er at sikre en ensartet, fyldestgørende og samtidig budgetopfølgning for hele kommunen, som gør det muligt at reagere, hvis der identificeres budgetafvigelser.

Løsning

Økonomiforvaltningen har gennemgået og opdateret budgetopfølgningscirkulæret med blandt andet de reviderede bevillingsregler, som Borgerrepræsentationen vedtog 3. oktober 2024.

Herudover har Økonomiforvaltningen, som led i de løbende overvejelser om økonomistyringen i kommunen, koordineret en tværgående arbejdsgruppe, der har undersøgt potentialet ved at overgå fra tre til to årlige regnskabsprognoser

Som konklusion på dette arbejde lægges der som den væsentligste ændring i Budgetopfølgningscirkulæret op til at reducere antallet af regnskabsprognoser fra tre til to, så der udarbejdes trimester- i stedet for kvartalsprognoser. Overvejelserne bag ændringen samt håndteringen af konsekvenserne for øvrige processer og sager beskrives nedenfor.

Tre prognoser i stedet for to

Antallet af prognoser har været behandlet af en arbejdsgruppe med repræsentanter fra alle forvaltninger og er drøftet af Budget- og Regnskabskredsen samt Økonomikredsen. Kredsenes vurdering er, at en ændret tidsplan vil give et bedre grundlag for økonomistyring og prognoserne. Færre prognoser vil således medføre en administrativ forenkling, som kan frigive ressourcer i forvaltningerne, der er forudsat at gå til at styrke den generelle økonomistyring og dermed grundlaget for dels de tilbageværende prognoser, dels forvaltningernes interne styring.

Tidsplan for prognoser og relaterede sager

Prognoserne vil fremadrettet blive udarbejdet på baggrund af regnskabsdata for april og august (i stedet for marts, juni og september). Ligesom med den hidtidige tidsplan vil der gå ca. halvanden måned fra bogføringsperioden lukker til prognosen bliver forelagt for Økonomiudvalget.

Sager om bevillingsmæssige ændringer og anlægsoversigter

Tidsfristerne for anden og tredje sag om bevillingsmæssige ændringer og anden og tredje anlægsoversigt tilpasses, så de følger den ændrede prognoseproces.

Første sag om bevillingsmæssige ændringer rykkes frem, så den bliver behandlet af Økonomiudvalget primo marts samtidig med første anlægsoversigt. Formålet med denne ændring er at give mulighed for tekniske tilpasninger som følge af forvaltningernes budgetudmøntning tidligt på året. Fjerde anlægsoversigt udskydes, så den behandles primo december samtidig med fjerde sag om bevillingsmæssige ændringer, så der er mulighed for at foretage reperiodiseringer af anlægsbudgetterne, hvis der sker ændringer i den forventede eksekvering efter anden prognose.

Tabel 1. Oversigt over tidsplan for 2025

Den detaljerede tidsplan for 2025 fremgår af cirkulæret, jf. bilag 1.

Vurdering af konsekvenserne af færre prognoser

Første prognose

Udskydelsen af første prognose med en måned forventes at give et bedre grundlag for en reel vurdering af det forventede forbrug på baggrund af de faktiske bogføringer. Samtidig øges kravene til en reel stillingtagen til mer- og mindreforbrug og eventuelle budgettilpasninger som følge heraf, i modsætning til den nuværende proces, hvor tilpasninger meget sjældent foretages før anden prognose. 

Anden prognose

Med den nuværende proces udarbejdes augustprognosen i realiteten før sommerferien, baseret på regnskabet for maj, og tilpasses derefter på centralt niveau i forvaltningerne på baggrund af regnskabet for juni, midtvejsregulering af pris- og lønniveauet samt udmøntning af DUT-midler. Det er derfor forvaltningernes vurdering, at videnstabet ved at udelade augustprognosen vil være begrænset, da den i realiteten er baseret på relativt gamle regnskabsdata. Samtidig vil en udskydelse af anden prognose medføre en forbedring af forvaltningernes arbejdsforhold, da der ikke længere vil være behov for at allokere medarbejdere til prognosearbejdet i juli måned.

Derudover vil der være bedre tid til at reagere på budgetafvigelser, der kræver håndtering, end der er med den nuværende tredje prognose, som afleveres så sent på året, at det er vanskeligt at nå at iværksætte eventuelle kompenserende handlinger.

Ingen tredje prognose

Da anden prognose fremadrettet vil ligge en måned tidligere end den nuværende tredje prognose, vil der af hensyn til sikringen af sammenhæng mellem budget og regnskab i forbindelse med den regnskabsmæssige afslutning af året fortsat være mulighed for at foretage budgettilpasninger i fjerde sag om bevillingsmæssige ændringer og fjerde anlægsoversigt, hvis forvaltningernes interne opfølgning viser et behov herfor.

Håndtering af sager med relation til prognoserne

Midtvejsregulering af p/l samt udmøntning af DUT-midler

Midtvejsreguleringen af pris- og lønniveauet samt udmøntning af DUT på baggrund af Økonomiaftalen har hidtil indgået i anden sag om bevillingsmæssige ændringer og anden prognose. Der er behov for at indarbejde p/l-udmøntning og DUT i budgettet, da det indgår i opgørelsen af reel kasse og eventuelt ledigt servicemåltal i indeværende år forud for budgetforhandlingerne. P/l og DUT vil derfor fremadrettet blive håndteret i en særskilt indstilling til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i august.

Opgørelse af reel kasse til budgetforhandlingerne

Med den nuværende proces indgår anden sag om bevillingsmæssige ændringer i opgørelsen af reel kasse forud for budgetforhandlingerne. Dette vil ikke være tilfældet fremover, og eventuelle mindreforbrug, der tilføres kassen i forbindelse med anden prognose, vil således ikke indgå i opgørelsen. Det forventes dog, at en forbedret proces for første prognose vil medføre, at nogle tilpasninger (af bl.a. centrale puljer) fremadrettet vil ske allerede i første prognose.

Herudover vil den forventede kasseeffekt af det opdaterede skøn for overførselsudgifterne under Beskæftigelses- og Integrationsudvalget på baggrund af Økonomisk Redegørelse for august kunne indarbejdes i et budgetnotat til forhandlingerne, ligesom i budgetforhandlingerne for 2025. Den budgetmæssige tilpasning af overførselsudgifterne vil fortsat ske i tredje sag om bevillingsmæssige ændringer.

Opgørelse af forventede udgifter til Ukraine

Der er i 2025 stadig behov for en opgørelse af de forventede udgifter til fordrevne fra Ukraine i august, så et eventuelt finansieringsbehov kan håndteres i budgetforhandlingerne. Der vil derfor fortsat blive indhentet en opgørelse over afholdte og forventede udgifter fra forvaltningerne primo august, selv om der ikke længere udarbejdes en samlet prognose på dette tidspunkt.

Risikolisten

Risikolisten anvendes til at fremhæve områder, hvor forvaltningerne vurderer at der er en budgetrisiko over 10 mio. kr. Når der fremadrettet udarbejdes færre antal prognoser, vurderes det, at der kan være behov for en mere aktiv anvendelse af risikolisten.

Mål for reel kasse i overførselssagen

Målsætningen for udisponeret likviditet i reel kasse er i Indkaldelsescirkulæret for budget 2025 fastsat til 700 mio. kr. Hvis den reelle kasse overstiger 700 mio. kr., kan midlerne indgå som finansiering i forhandlingerne om budgettet og overførselssagen.

Ændringen af tidsplanen for regnskabsprognoserne forventes, alt andet lige, at føre til en forskydning af finansiering fra budgetforhandlingerne til overførselssagen. Det skyldes, at reel kasse forud for budgetforhandlingerne vil blive opgjort på baggrund af første prognose fra maj måned, hvor der er risiko for, at forvaltningerne, i lyset af lidt større usikkerhed tidligere på året, vil være mere tilbageholdende med at foretage budgettilpasninger end de er i den nuværende anden prognose, som afleveres i august. Budgettilpasningerne vil i stedet forventeligt blive foretaget i forbindelse med enten prognosen i september eller en senere sag om bevillingsmæssige ændringer. Budgettilpasninger, der ikke bliver foretaget inden forhandlinger om budgettet vil i stedet indgå i reel kasse ved den efterfølgende overførselssag.

I lyset af risikoen for en forskydning af finansiering kan det overvejes, at fastsætte en målsætning om, at den udisponerede finansiering i reel kasse skal være højere i første halvår end i andet halvår. Dermed vil der blive tilbageholdt finansiering fra overførselssagen, som bliver frigivet ved budgetforhandlingerne. En sådan målsætning kan f.eks. blive indarbejdet med indkaldelsescirkulæret.

Øvrige ændringer i cirkulæret

Udover ændringerne vedrørende prognoser er der foretaget følgende tilpasninger af cirkulæret:

• Afsnittet om overskuds-/underskudsmodel på anlæg er opdateret, så det afspejler de reviderede bevillingsregler om, at der skal overføres midler fra modellen til de konkrete projekter, inden de afholdte udgifter overstiger rådighedsbeløbet.
• Det er tilføjet, at der i afrapporteringen på overskuds-/underskudsmodellen i forbindelse med anlægsoversigterne skal indgå en prognose for saldoen i modellen, samt en oversigt over eventuelle tilførsler og træk på modellen over 10 mio. kr. Dette krav er indført i forlængelse af anbefalingerne i Intern Revisions særlige undersøgelse vedrørende overskuds-/underskudsmodellen.
• Det er præciseret, at anlægsbevilling (frigivelse) kun kan gives i sager om bevillingsmæssige ændringer, hvis det sker i forbindelse med budgetkorrektioner i sagen. Øvrige frigivelser sker som hidtil i selvstændige sager eller undtagelsesvist i forbindelse med anlægsoversigten.

Ændringer i forhold til 2024 er beskrevet indledningsvis i cirkulæret, og indholdsmæssige ændringer i resten af cirkulæret fremgår med ændringsmarkering.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Cirkulæret træder i kraft gældende for budgetopfølgningen i 2025.