BUF-Statusrapport

2. BUF-Statusrapport (2009-103366) Kvartalsvis statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget, jf. BR 678/06. INDSTILLING OG BESLUTNING Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget beslutter, at tage statusrapporten pr. august til efterretning, herunder at Børne- og Ungdomsforvaltningen forelægger sagen vedr. revideret udbygnings-plan/kapacitetsplan på Børne- og Ungdomsudvalgets møde den 12. august, samt at Deloitte vurderer om, Børne- og Ungdomsforvaltningens forslag kan realiseres og vil løse behovet for daginstitutionspladser. PROPBLEMSTILLING Økonomiudvalget har på mødet 12. maj 2009 besluttet i forbindelse med behandlingen af overførselssagen, at økonomi- og kapacitetsstyringen i Børne- og Ungdomsudvalget strammes med følgende tiltag: Bedre kapacitetsudnyttelse: At Børne- og Ungdomsforvaltningen opgør kapacitetsudnyttelsen på de enkelte daginstitutioner og snarest kommer med en plan for, hvordan kapacitetsudnyttelsen kan forbedres. Større og mere fleksible institutioner: At Børne- og Ungdomsforvaltningen udarbejder en plan, som sikrer oprettelse af permanente pladser via en fleksibel løsning f.eks. ved større institutioner og pladser, som nemt kan veksles mellem vuggestue-, børnehave- og fritidshjemspladser. Ingen serviceforringelser i 2009: Børne- og Ungdomsforvaltningen udarbejder og gennemfører en handlingsplan, som sikrer overholdelse af budgettet for 2009 uden serviceforringelser. Opgørelse af decentrale opsparinger: At Børne- og Ungdomsforvaltningen løbende og i forbindelse med regnskabsafslutningen opgør den decentrale opsparing på den enkelte institution. På Økonomiudvalgsmødet den 9. juni blev det besluttet, at Deloittes vurdering af de hidtil opstillede målepunkter var tilendebragt. Fremadrettet fokuseres på de 4 ovenstående punkter, samt decentral økonomistyring, som ses i sammenhæng med punkt 4 ovenfor. LØSNING Tema/indsats Deloittes samlede vurdering 1A Bedre kapacitetsudnyttelse, opgørelse 1B Bedre kapacitetsudnyttelse, forbedring 2. Større og mere fleksible institutioner 3. Ingen servicesforringelse i 2009 og overholdelse af budget * 4A. Opgørelse af decentrale opsparing samt forbedring af den decentrale økonomistyring (opfølgning på servicetjek II) * 4B. Forbedring af den decentrale økonomistyring (opfølgning på servicetjek II) - * = vurdering af fremdrift afventer modtagelse af materiale - = ingen målepunkter vurderes ved denne rapportering Børne- og Ungdomsforvaltningen har rapporteret på temaerne 1A, 1B og 2. Frem mod Økonomiudvalgets behandling af sagen den 18. august, fremsender Børne- og Ungdomsforvaltningen rapportering på temaerne 3 og 4A, hvorefter Deloitte vurderer fremdriften af indsatserne mhp. en præsentation på økonomiudvalgsmødet. Overordnet er det Deloittes vurdering, at fremdriften vedrørende økonomi- og kapacitetsstyringen for så vidt angår implementeringen af punkt 1A og 1B i Børne- og Ungdomsforvaltningen overvejende er tilfredsstillende. Den udarbejdede redegørelse vurderes således at præsentere et egnet grundlag og afsæt for det videre arbejde i forhold til styring og udnyttelse af kapacitet. Deloitte har alene vurderet fremdriften i implementeringen, og ikke om alle de berørte temaer er gennemførlige ? og dermed om det samlet set er tilstrækkeligt til at løse de identificerede kapacitetsproblemstillinger. Dette ligger dog heller ikke i ovenstående oplæg til Deloitte, men Børne- og Ungdomsforvaltningen fremlægger på Børne- og Ungdomsudvalgets bestilling en indstilling med forslag til revideret udbygningsplan på baggrund af den nye befolkningsprognose og behovsprognose for 2009 og frem. Udvalget har således den 17. juni ønsket, at der i forhold til den reviderede anlægsplan blev udarbejdet en: ?langsigtet plan, som blandt andet sikrer, at midlertidige pladser afvikles og erstattes af andre, permanente pladser, og som hviler på det bredest mulige grundlag? Det foreslås, at Deloitte kvalitetssikrer Børne- og Ungdomsforvaltningens forslag til udbygnings/kapacitetsplan, som behandles i Børne- og Ungdomsudvalget den 12. august. Bedre kapacitetsudnyttelse, opgørelse (1A) Denne del omfatter rapporteringen af følgende punkter, som alle vedrører forskellige aspekter af opgørelse af den faktiske og forventede situation i forhold til kapacitetsbehov og ? udnyttelse: Belægningsprocenter: Gennemgang af nuværende opgørelsesmetoder Belægningsprocenter: Opgørelse af gennemsnit totalt og pr. distrikt Tilstedeværelsesmålinger: Opgørelse af gennemsnitlige og maksimal faktisk belægning på institutioner, forstudie på 8 repræsentative institutioner Antal pladser: Opgørelse af historisk og planlagt udvikling i antal pladser fordelt på kategorier og totalt Børne- og Ungdomsforvaltningen har i deres redegørelse opgjort belægningsprocenten på distriktsniveau, samt for hele kommunen, ved hjælp af normeringen og antallet af indmeldte børn. Resultatet viser, at der var et overskud af antallet af indmeldte børnehavebørn i maj måned, mens der var et underskud af vuggestuepladser. Pga. sæsonudsving på børnehaveområdet, benyttes overkapaciteten i foråret til at efterkomme det stigende behov i løbet af efteråret. Børne- og Ungdomsforvaltningen konkluderer på den baggrund, at en række vuggestuebørn bliver passet i børnehavekapaciteten. For hele kommunen er det især i de integrerede institutioner, der er en overbelægning på børnehaveområdet, mens det modsatte er gældende i rene børnehaver. På vuggestueområdet er der en overbelægning. I Børne- og Ungdomsforvaltningens redegørelse indgår en meget begrænset stikprøve på 8 institutioner omkring børnenes fremmøde. I denne stikprøve konkluderes det, at fremmødet i institutionerne svinger mellem 100 % og 57 %. Tilstedeværelsesmålinger indeholder dog ikke dataoplysninger om fremmødet indenfor bestemte tidsintervaller i løbet af dagen, således at man eksempelvis kunne se, om der var perioder på dagen, hvor fremmødet var lavere end andre perioder. En sådan undersøgelse over fremmødte over dagen vil kræve en fornyet undersøgelse af de udvalgte institutioner. Deloitte konkluderer på baggrund af Børne- og Ungdomsforvaltningens redegørelse, at der tegner sig et billede, hvor fremmødet er meget varierende over året og månederne. En nærmere afdækning af tilstedeværelsen hen over dagen, kunne vise det faktiske maksimale antal børn til stede i institutionen i løbet af dagen i en lignende stikprøve. Børne- og Ungdomsforvaltningen vil inden budgetforhandlingerne afdække den reelle tilstedeværelse af børn hen over dagen i udvalgte institutioner, med henblik på at belyse mulighederne for at bidrage til at oprette flere pladser eller gennemføre en mere optimal pladsstyring. Bedre kapacitetsudnyttelse, forbedring (1B) Denne del omfatter rapporteringen af følgende punkter, som alle vedrører forskellige aspekter af mulighederne for at forbedre kapacitetsudnyttelsen: Analyse af primære årsager til lav belægningsprocent og identifikation/vurdering af mulige indsatser for at opnå højere belægning Udarbejdelse af samlet katalog over mulige tiltag, der kan iværksættes med henblik på at sikre en bedre kapacitetsudnyttelse Børne- og Ungdomsforvaltningen konkluderer i deres rapportering, at såfremt der identificeres institutioner med en belægning på under 100 %, igangsættes evt. en handlingsplan for institutionen. Børne- og Ungdomsforvaltningen konkluder, at den typiske årsag er at der ikke er behov for den pågældende pladstype i den pågældende måned eller, at institutionen er beliggende i et distrikt, hvor behovet allerede er dækket. For institutioner med en belægningsprocent under 90 % udarbejdes en handlingsplan med støtte fra det pågældende distrikt. Derudover bliver der månedligt udarbejdet en samlet handlingsplan på hele området. Endvidere udarbejder distrikterne i samarbejde med institutionerne, en gang årligt, en handleplan for institutionerne med lavest belægning. De typiske årsager hertil er anført til at være sammenlægning, lukning, placering, opstart institutionernes fysiske tilstand eller afledte problemer i forhold til høj personaleudskiftning. Børne- og Ungdomsforvaltningen vurderer, at spidsbelastningsbehovet i 2009 for vuggestuebørn er 711 pladser og for børnehavebørn er 333 pladser. I 2010 vurderes spidsbelastningsbehovet at være på 1047 vuggestuebørn og 254 børnehavebørn. I 2009 og 2010 etableres der op til 67 grupper. På vuggestueområdet forslås det at etablere 596 pladser, ved hjælp af midlertidig merindskrivning, garanti institution og klubomlægning. På børnehaveområdet forslås det at skabe 396 fleksible pladser primært via udflytterpladser. Samlet set er målet at etablere 75 grupper permanent (jvf. BUU 17. juni 2009: ?langsigtet plan, som blandt andet sikrer, at midlertidige pladser afvikles og erstattes af andre, permanente pladser, og som hviler på det bredest mulige grundlag?). . Børne- og Ungdomsforvaltningen gennemgår ovenstående tiltag, som potentielt kan forbedre kapacitetsudnyttelsen (se bilag 2, side 31-32). Deloitte konkluderer, at enkelte tiltag vil kunne have en væsentlig effekt, såfremt de øvrige konsekvenser heraf vurderes som acceptable. De forskellige tiltag er medtaget i Børne- og Ungdomsforvaltningens reviderede anlægsplan (BUU 12. august 2009), hvor pladspotentialet i de enkelte tiltag samtidig vurderes. Den eksisterende bygningsmasse, kan blive udnyttet bedre, hvis der indføres en ændret praksis mht. opgørelse af antal m2. I København fastlægges kapaciteten ud fra m2 i grupperum, mens der i bygningsreglementet kan medregnes m2 i alle rum, som er indrettet til ophold af børn. Dvs. at der kan passes flere børn i institutionerne uden at Bygningsreglementet brydes. En stor del af denne kapacitet anvendes i dag til merindskrivninger i spidsbelastningsperioder, og der er tidligere indgået en aftale mellem de faglige organisationer og flertallet i BR om, at man ikke skulle medregne kvadratmeter uden for grupperummene til faste opnormeringer. I forbindelse med fremlæggelse af den reviderede anlægsplan (BUU 12. august 2009) har Børne- og Ungdomsforvaltningen stillet forslag om, at muligheden for at inddrage fællesrummene i udvalgte daginstitutioner undersøges for derved at kunne opnormere udvalgte daginstitutioner. Børne- og Ungdomsforvaltningen vil ydermere frem mod budgetforhandlingerne forelægge en opgørelse af mulighederne for at udnytte yderligere m2, som udgangspunkt i nyere institutioner fx ved at ændre praksis for opmåling af antal m2 i daginstitutionerne. Endvidere kan en omlægning fra fritidshjem til KKFO/SFO skabe yderligere kapacitet. I henhold til bygningsreglement 2008 skal der være 2 m2 frit gulvareal pr barn i et opholdsrum. I Københavns Kommune sidestilles KKFO/SFO med fritidshjem, jf. Borgerrepræsentationens beslutning herom. Fritidshjem reguleres i dagtilbudsloven, mens klassiske SFO?er reguleres i Folkeskoleloven, der ikke er underlagt samme pladskrav. Børne- og Ungdomsforvaltningen har i forbindelse med den reviderede anlægsplan (BUU 12. august 2009) fremsat forslag om, at Børne- og Ungdomsforvaltningen igangsætter en lokalt forankret proces, der belyser mulighederne for at flytte fritidshjem/KKFO ind på skoler der har plads til det. En anden mulighed for at skabe yderligere kapacitet er ved at fremrykke skifteintervallerne mellem forskellige pasningstilbud, eksempelvis børnehave og KKFO/SFO/fritidshjem. En sådan beslutning forudsætter, at der er ledig kapacitet på området, som har en flaskehals senere på året end børnehaveområdet. I den reviderede udbygningsplan er der et forslag om, at man kan pålægge institutioner, der ikke har været med i 12-14 opnormering at foretage en merindskrivning på et barn pr. vuggestuegruppe. Der vil kun være begrænsede monteringsudgifter, og forslaget kan implementeres relativt hurtigt og benyttes som supplement, indtil pladserne kan erstattes af pladser af mere permanent karakter.. Større og mere fleksible institutioner (2) For punkt 2 er der ikke fastsat målepunkter, som skal omfattes ved denne rapportering. Punkt 2 bliver behandlet i forbindelse med den næste rapportering, der behandles på Børne- og Ungdomsudvalget den 25. november og Økonomiudvalget den 1. december. Børne- og Ungdomsforvaltningens redegørelse omfatter en gennemgang af nogle af de mulige initiativer, som kan bidrage til øget fleksibilitet, herunder minibusser, oprettelse af udflytterenheder og indretning af nybyggeri. Deloitte konkluderer på den baggrund, at der i det videre arbejde med fordel kan indgå et større fokus på den eksisterende bygningsmasse, herunder en kvalificering af fleksibiliteten i den eksisterende bygningsmasse. Det er vigtigt at kommunen undersøger samtlige potentielle muligheder for at øge kapaciteten, herunder private daginstitutioner, pladser i andre kommuner mv. Vedlagt denne indstilling er en oversigt vedr. de projekter Børne- og Ungdomsforvaltningen konkret har undersøgt i andre kommuner. Økonomi Udgiften til Deloittes rapport om Børne- og Ungdomsforvaltningens forslag kan realiseres og vil løse behovet for daginstitutionspladser afholdes inden for BUF?s budget. Videre proces Denne indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget d. 12.08.09 og i Økonomiudvalget d. 18.08.09. Claus Juhl Else Sommer Oversigt over politisk behandling BUF-Statusrapport Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget beslutter, at tage statusrapporten pr. august til efterretning, herunder at Børne- og Ungdomsforvaltningen forelægger sagen vedr. revideret udbygnings-plan/kapacitetsplan på Børne- og Ungdomsudvalgets møde den 12. august, samt at Deloitte vurderer om, Børne- og Ungdomsforvaltningens forslag kan realiseres og vil løse behovet for daginstitutionspladser. Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 12. august 2009 Indstillingen blev godkendt. ?Jf. sag nr. 5. Økonomi i balance skal Deloitte frem mod ØU-mødet den 18.8.09 godtgøre, at BUUs beslutning om udskydelse af budgetudmeldinger er i overensstemmelse med budgetbevillingsreglerne. Majbritt Mamsen (C2), Cecilia Lonning (V) og Louise Frevert (løsgænger) ønskede følgende tilført til beslutningsprotokollen: "Vi har svært ved at se sammenhængen mellem Deloittes rapport og bilag 2 - og kunne ønske os en reel diskussion af bilag 2." bilag 1. Deloitte rapportering til behandling 2. Revision af økonomi- og kapacitetsstyringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen 3.Orientering om pladser i omegnskommuner 4. Målepunktoversigt pr. 2009.06.22