Ny opgørelsesmetode til sygefraværsstatistik og måltal

Der forelægges et alternativ til kalenderdage som opgørelsesmetode til sygefraværsstatistik. Sygefravær opgjort i dagsværk er baseret på faktisk tabte arbejdstimer, og giver således i højere grad et billede af organisationens ressourcetab end den nuværende metode i kalenderdage. Dagsværk gør benchmark med andre sektorer - det private og staten - mere retvisende.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at godkende, at sygefraværsstatistik og måltal for sygefravær på organisatorisk niveau i hele Københavns Kommune fra den 1. januar 2013 opgøres i dagsværk og ikke længere i kalenderdage. Dagsværk bruges fra denne dato på alle organisatoriske niveauer - både KK-, forvaltnings- og arbejdspladsniveau i sygefraværsstatistikker og måltal. Nye måltal for sygefravær, gældende fra 1. januar 2013 vil således være i dagsværk,
2. at godkende, at sygefraværsopgørelser på individniveau i hele Københavns Kommune fortsat af styringsmæssige hensyn opgøres i kalenderdage, og suppleres med muligheden for at vise sygefravær i faktiske fraværstimer og i dagsværk,
3. at godkende, at år 2012 bruges som et forberedende test-år, hvor dagsværksmetoden bl.a. testes af et antal udvalgte institutioner m.h.p. at sikre den mest optimale full scale overgang pr. 1. januar 2013 i standardrapporterne over sygefravær.

I Københavns Kommmune har man gennem mange år opgjort sygefravær i kalenderdage. Hovedårsagen hertil har været - og er tildels fortsat - at kalenderdage er den mest pålidelige opgørelsesmetode i kommunestatistikkerne, som opgøres af FLD, Det Fælleskommunale Løndatakontor, i KL. Andre sektorer, staten og det private, bruger primært dagsværk som opgørelsesmetode. FLD opgør kommunernes sygefravær i såvel kalenderdage som dagsværk, men bemærker i deres rapporter, at dagsværk, der er baseret på fraværstimer, for mange kommuners vedkommende er fejlbehæftet, fordi der ikke foreligger opgørelser over fraværstimer, hvorfor dagsværk kommer frem ved en omregning af kalenderdage til dagsværk. I Københavns Kommune har man omvendt styr på fraværstimer, hvilket mulighed en pålidelig opgørelse af sygefravær i dagsværk.  De øvrige kommuner anvender forskellige metoder: Ålborg og Randers anvender dagsværk, Århus og Odense anvender kalnderdage, men arbejder på at skifte til dagsværk indefor 1-2 år. Esbjerg anvender kalenderdage uden planer om dagsværk.

Der er en række ulemper ved at bruge den nuværende opgørelsesmetode. For det første medregnes helligdage og lørdag-søndage. Hvis første og sidste sygedag falder hhv. før og efter en weekend, tæller lørdag og søndag med som sygedage, selvom det ikke var arbejdsdage. Det samme gør sig gældende for helligdage. For det andet skelnes der ikke mellem deltids- og fuldtidsansættelse. En fraværsdag tæller som en dag uanset beskæftigelsesgrad. Der er således stor risiko for, at sygefraværet i opgørelserne er for højt, ihvertfald, hvis man ønsker, at sygefraværsopgørelserne skal måle på tabt arbejdstid pga. sygefravær.

Endelig skal nævnes, at når KL offentliggør kommunernes sygefravær, bruger de opgørelsen i dagsværk fra FLD. Dette har betydet, at der har figureret to tal for Københavns Kommunes sygefravær i pressen, hvilket naturligvis skaber tvivl og utroværdighed om tallenes validitet.

I forbindelse med valg af opgørelsesmetode af sygefravær er det vigtigt at holde sig for øje, hvad det er, man ønsker at måle på, og man skal sikre, at sygefraværstallene er et godt redskab for både forvaltning og arbejdsplads. Sygefraværstallene - både de statistiske opgørelser og måltallene på såvel overordnet som decentralt niveau - skal give mening i dialogen om sygefraværet. Ligeledes skal tallene være genkendelige for både leder og medarbejder - både de aggregerede statistiske tal og tallene over den enkelte medarbejders fravær.

Sygefraværstal på organisatorisk niveau - statistik og måltal
Sygefravær opgjort i kalenderdage viser, hvor mange dage en medarbejder har været syg/fraværende ialt.
Det foreslås, at kommunen i aggregerede, statistiske opgørelser på organisationsniveau går over til dagsværk som standardberegning på alle organisatoriske niveauer, altså både KK-, forvaltnings- og arbejdspladsniveau. Dette vil være et paradigmeskifte, idet fokus flyttes til arbejdspladsens tabte arbejdskraft pga. sygefravær. Med dagsværk, der er baseret på faktiske fraværstimer, kigges ikke på sygefraværets samlede udstrækning, men på den faktisk tabte arbejdstid, som arbejdsgiveren/arbejdspladsen går glip af. Der er altså i højere grad tale om en ressourcevinkel på fraværet, og dagsværk muliggør da også lettere en omregning til hhv. tabt arbejdstid i % og tabt lønsum på såvel kommune- som arbejdspladsniveau.

Dagsværk måler fraværsdagsværk pr. fuldtidsansat, og der tages højde for deltids- og fuldtidsansættelse. Dette muliggør intern sammenligning af arbejdspladser med stor andel af deltidsansatte med arbejdspladser med stor andel af fuldtidsansatte. Ligeledes øges sammenligneligheden med andre sektorer, der typisk har lavere andel på deltid end KK. I KK er ca. 31% af de ansatte på deltid.

Opgørelsen af antal fraværsdagsværk pr. fuldtidsansat kræver, at antallet af fuldtidsansatte beregnes. Det vil eksempelvis sige, at 2 medarbejdere, der arbejder halvtid, vil tælle for en fuldtidsansat i perioden.

Bilag 1 viser en række opgørelser af sygefraværet i 2010, hvor differencen ml. kalenderdage og dagsværk er udregnet. Opgørelserne viser kommune- og forvaltningsniveau, største faggrupper, skoler, den sociale hjemmepleje, psykiatriske bosteder og plejehjem. Generelt ses, at sygefraværet ligger lavere, når opgørelsesmetoden er dagsværk. På KK-niveau er det ca. 3 dage lavere.

 

Det foreslås, at overgangen træder fuldt i kraft pr. 1.1.2013 overalt i organisationen. Dette betyder, at de nye måltal for kommunen og forvaltningerne, der skal vedtages af Økonomiudvalget, vil være ud fra dagsværk definitionen. De nye måltal for 2013ff forventes forelagt i ØU i 2. halvår 2012.

Sygefraværstal på individniveau - lederens opfølgning
Det foreslås at fastholde kalenderdage som den primære opgørelsesmetode af sygefravær på individ-/medarbejderniveau, så alle sygemeldte uanset beskæftigelsesgrad og arbejdstidsplan indkaldes til sygefraværssamtale efter samme antal fraværs kalenderdage jf. arbejdspladsens retningslinjer. Det er essentielt, at lederens opfølgning på de enkelte medarbejderes sygefravær foregår ud fra entydige, gennemsigtige retningslinjer, hvor alle behandles lige, og her egner kalenderdage sig bedst.

Medarbejderens fraværsdage er en sag mellem lederen og medarbejderen (og evt. TR og HR-afdeling), og tallene bruges kun til medarbejderopfølgning på individniveau. Derfor er vurderingen, at det ikke vil skabe problemer, at arbejdspladsens samlede, gennemsnitlige sygefravær opgøres i dagsværk og den enkelte medarbejders sygefravær opgøres i kalenderdage.

Men det foreslås, at fraværstimer og dagsværk indarbejdes som supplerende standard-oplysning i de HR-systemer og ledelsesrapporter, som lederne, HR-afdelingerne mv. anvender, når de skal se de enkelte medarbejderes fravær.

Den endelige udformning af "medarbejderrapporten", der er lederens oversigt over hver enkelt medarbejders fravær,  fastlægges først efter en testperiode i løbet af 2012, hvor et antal udvalgte arbejdspladser prøver den nye rapport af. Koncernservice vil snarest indarbejde fraværstimer og fraværsdagsværk som supplerende oplysning i medarbejderrapporterne i Rubin - herunder også i rapporterne i Projekt Bedre Ledelsesrum/Min lederside. Forvaltningerne deltager i arbejdet og udpeger et antal test arbejdspladser.

Kommunikation og formidling
Det tilstræbes at samle formidlingen til lederne om alle de nye emner, der er relateret til sygefraværsopgørelser, i én "formidlingspakke", og at dette sker i efteråret 2012 - herunder ny opgørelsesmetode, dialog om nye måltal i organisationen fra 2013 og evt. ny fremskrivningsmodel.

Refusionsrapport
Antal kalenderdage er grundlaget for arbejdsgiverens sygedagpengerefusionsindhentning. Det er afgørende, at lederen løbende holder øje med, om han/hun får hjemtaget korrekt refusion - herunder sygedagpengerefusion efter 30. sygedag og §56-refusion ved 1. sygedag f.s.v. §56-sygdom.

Koncernservice har sammen med BUF udarbejdet en refusionsrapport. Denne indarbejdes i Rubin - herunder Min Lederside. Rapporten indeholder en oversigt over samtlige medarbejdere og viser: 1)hvilket refusionskrav, der kunne gøres gældende, 2)faktisk hjemtaget refusion og 3)differencen.

 

Ingen økonomiske konsekvenser.

I løbet af 2012 gennemføres tests, hvor udvalgte arbejdspladser afprøver brugen af såvel kalenderdage som dagsværk i rapportering på organisatorisk niveau. Der gennemføres nærmere analyser af, hvilke forhold, der ligger bag, at differencen ml. sygefravær i dagsværk hhv. kalenderdage for enkelte institutioner jf. bilaget er markant højt.

Ligeledes testes brugen af de supplerende oplysninger om fraværstimer og dagsværk i oversigter over de enkelte medarbejderes sygefravær for at identificere evt. uhensigtsmæssigheder. 

Koncernservice implementerer dagsværk i sygefraværsstatistikker på organisatorisk niveau, altså rapporter i HR-LIS systemet Rubin. Desuden implementeres fraværstimer og dagsværk i oversigterne over de enkelte medarbejderes sygefravær, herunder i "medarbejderrapporten" i Bedre Ledelsesrum/Min lederside.

I efteråret 2012 udsendes formidlingspakke til lederne om, at kommunen går over til dagsværk som standard opgørelsesmetode af sygefravær på organisationsniveau, og at de nye måltal for 2013ff skal fastlægges i dagsværk.

Pr. 1.1.2013 overgås til dagsværk f.s.v. sygefraværsopgørelser og måltal på organisatorisk niveau.

Claus Juhl                    Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 17. januar 2012

Indstillingen blev godkendt.