Opfølgning på handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen

Socialudvalget og Økonomiudvalget besluttede henholdsvis den 21. september 2011 og den 27. september 2011, at handleplanen for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen skullle fremlægges udvalgene i december 2011 for at vurdere fremdriften i planen.

Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller over for Socialudvalget og Økonomiudvalget,

1.      at tage status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen til efterretning, jf. bilag 1,

2.      at tage Deloittes og Intern Revisions afrapportering af status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen til efterretning, jf. bilag 2,

3.      at godkende, at Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen forelægger en ny status for implementeringen af handleplanen, med Deloitte og Intern Revisions vurdering, for udvalgene i marts og juni 2012.

Revisionsfirmaet Deloitte og Intern Revision har i direktionsnotater og rapporter i 2011 haft en række bemærkninger til økonomistyringen i Socialforvaltningen. Økonomiudvalget godkendte i august 2011, at Socialforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen og revisionerne skulle fremlægge handleplan for udvalgene. Udvalgene godkendte handleplanen på møde i september og besluttede samtidig, at i forbindelse med forelæggelse af status for implementering af handleplanen skal Deloitte og Intern Revisions vurdering heraf ligeledes foreligge. 

Handleplanen består af 84 initiativer. Heraf adresserer de 65 initiativer direkte eller indirekte bemærkninger fra revisionen. Deloitte og Intern Revision er blevet bedt om at vurdere disse, på grundlag af et omfattende dokumentationsmateriale fra Socialforvaltningen. Socialforvaltningen har vurderet status for de resterende 19 initiativer. Af de 65 initiativer, som revisionerne skal vurdere, er der 13 initiativer, hvor tidsfristen for leverancerne endnu ikke indtrådt, og de er derfor ikke vurderet.

Socialforvaltningens status fremgår af kolonnen "Status november 2011" i bilag 1.
Revisionens vurdering fremgår af kolonnen "Revisionens vurdering" i bilag 1. Revisionen har endvidere udarbejdet et fælles notat med en overordnet vurdering af status på implementering af handleplanen, jf. bilag 2.

Revisionerne har vurderet inititiverne inden for følgende kategorier:

Farve	Kriterium
Grøn	Tilfredsstillende fremdrift og kvalitet i leverancen.
Gul	Fremdrift med mindre afvigelser/overskridelser af tidsplan og/eller fremdrift i leverancen – kræver opmærksomhed og eventuelt forebyggende handlinger.
Rød	Fremdrift er utilfredsstillende. Tidsplan og/eller kvalitet i leverancen kan ikke overholdes/kontrolleres, og der er behov for korrigerende handlinger.
Blå	Uden for revisionens bedømmelse, da tidsfrist er efter nærværende rapporterings deadline

 

Nedenstående tabel viser revisionens vurdering af de enkelte indsatsområder.

Tema/indsats	Rød	Gul	Grøn	I alt vur-deret af revisionen nov.2011	Blå	Grå	I alt
Sikker økonomistyring	2	7	28	37	4	1	42
Bedre understøttelse af decentrale ledere	1		4	5		1
Systematisk controlling		2	7	9	1
Kvalitet i registreringen		1	5	6	1
Standardisering af praksis og processer på tværs	1	2	7	10
Meningsfulde aktiviteter (herunder tidssvarende kontoplan		2	5	7	2
Kvalitet i sagsbehandlingen	1	5	9	15	9	18	42
Genopretning af ældre afgørelser			3	3	2
Sikker og effektiv drift	1	5	6	12	7	5
Bunkeafvikling						4
Klar besked – forventningsafstemning						9
I alt	3	12	37	52	13	19	84
Procent	6%	23%	71%	100 %

I handleplanen indgår 19 initiativer (grå markering i tabellen ovenfor), der ikke skal vurderes af revisionen. Blandt disse 19 initiativer vurderer Socialforvaltningen, at der er god fremdrift i 18 initiativer mens 1 initiativ er forsinket.

Det er revisionens vurdering, at forvaltningen har arbejdet målrettet og struktureret med punkterne i handleplanen, hvor der dog stadig er plads til forbedringer. 

Der er således fremdrift på størstedelen af punkterne, og de fleste delmål er indfriet inden for den angivne tidsfrist. Socialforvaltningen har særligt fokus på de forhold, der kræver ledelsmæssig opmærksomhed og korrigerende handlinger.

Revisionen har fremhævet tre punkter der kræver særlig opmærksomhed, jf. bilag 1 og 2 :

• Dokumentation for ledelsestilsyn §§109,110 (krisecentre og herberger) (punkt 1.2.5.5)
• SOFUS fase 1 (punkt 2.1.3.1)
• Ajourføring af forretningsgange i SOFIA (punkt 2.4.6.1)

Dokumentation for ledelsestilsyn §§109,110 (krisecentre og herberger):
Socialforvaltningen er enig med revisionen i, at der på §§ 109/110-området er behov for at øge kvaliteten i dokumentationsgrundlaget for udgifter og refusionshjemtagelse. Indsatsen har på den baggrund allerede haft en høj prioritet i forvaltningen i 2011. Forvaltningen sætter nu ind med yderligere ressourcer og ledelsesmæssig kraft på de relevante niveauer i forvaltningen for at styrke opfølgningen og sikre gennemførelse af ledelsestilsynet for 2011. Indsatsen vil bl.a. omfatte tæt central opfølgning på det lokale ledelsestilsyn med kontrol for målgruppe og sikring af, at der følges op på fundne fejl og mangler. Grundlaget for det løbende ledelsestilsyn formaliseres i en forretningsgang, som bl.a. angiver retningslinjer for lokalt ledelsestilsyn, central stikprøvekontrol, handlinger som opfølgning på fejl og kobling til refusionsgrundlag mv. På baggrund af udfaldet af ledelsestilsynet for 2011 vil Socialforvaltningen vurdere, om det vil være hensigtsmæssigt at forlænge denne del af handleplanen ind i 2012 for at sikre fortsat fokus.

SOFUS fase 1:
Socialforvaltningen er forsinket med implementeringen af SOFUS, blandt andet på grund af nogle udestående opdateringer i kommunens økonomisystem KØR. Socialforvaltningen er enig med revisionen i, at SOFUS er et vigtigt redskab i økonomistyringen og har på den baggrund sat ekstra ressourcer ind på at få løst de tekniske udfordringer i KØR. I december måned vil Socialforvaltningen således afholde møder til sikring af den organisatoriske implementering af SOFUS såvel internt i SOF som med KS. Socialforvaltningen forventer at budgetter for 2012 ligger i SOFUS pr. 31. januar 2012, således at de decentrale enheder kan indmelde aprilprognose i SOFUS i marts 2012.

Ajourføring af forretningsgange i SOFIA:
Socialforvaltningen vil følge revisionens anbefalinger om at revurdere de tids- og indholdsmæssige rammer for det igangværende arbejde med forvaltningens forretningsgange på regnskabsområdet. Opgaven ændrer herved karakter og omfang fra i den nuværende handleplan alene at bestå i en nødvendig ajourføring af eksisterende forretningsgange (på baggrund af ændringer i kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ og bilag, nye fælles forretningsgange og organisationsændringer internt i Socialforvaltningen) til at blive et mere omfattende projekt for en systematisk ændring af strukturen i forretningsgangene, i arbejdsgangene knyttet til den løbende opdatering samt til implementeringen. Formålet er dels at løfte kvaliteten yderligere og dels at sikre større gennemslagskraft i implementeringen af forretningsgangene i hele organisationen.  Socialforvaltningen vurderer, at dette er en så markant ændring af udgangspunktet for opgaven i handleplanen, at revisionens anbefaling om at ændre leverancetidspunktet og opgaven som sådan bør indarbejdes. Socialforvaltningen vil på den baggrund i forbindelse med afrapportering til Socialudvalget i januar 2012 om status handleplanen udarbejde et nyt punkt vedrørende projektet for styrkelse af forretningsgange i SOFIA til godkendelse.

Socialforvaltningen arbejder således videre ud fra revisonernes anbefalinger og vil løbende afrapportere om den videre fremdrift i handleplanen til Socialudvalget.

Revisionen anbefaler, at Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen forelægger en ny status for implementeringen af handleplanen, med Deloitte og Intern Revisions vurdering, to gange i løbet af foråret 2012. 

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Socialforvaltningen vil i 2012 fremlægge en månedlig status for implementering af handleplanen for Socialudvalget, første gang den 25. januar 2012.

Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen vil forelægge en ny status for implementeringen af handleplanen, med Deloitte og Intern Revisions vurdering, for udvalgene i marts og juni 2012.

Anette Laigaard                         /                          Claus Juhl

Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller over for Socialudvalget og Økonomiudvalget,

1.      at tage status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen til efterretning, jf. bilag 1,

2.      at tage Deloittes og Intern Revisions afrapportering af status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen til efterretning, jf. bilag 2,

3.      at godkende, at Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen forelægger en ny status for implementeringen af handleplanen, med Deloitte og Intern Revisions vurdering, for udvalgene i marts og juni 2012.

 

Socialudvalgets beslutning i mødet den 7. december 2011

Kontorchef Kasper Håkansson, chefkonsulent Morten Boje, revisionschef Kurt Wagner fra Intern Revision og Lynge Skovgaard fra Deloitte overværede punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. december 2011

Lynge Skovgaard, Deloitte, Kurt Wagner, Intern Revision og Anette Laigaard, Socialforvaltningen deltog under punktets behandling.

 

1. og 2. at-punkt blev taget til efterretning og 3. at-punkt blev godkendt.