Revisionsprotokollat / 5 / 2005 / Større undersøgelse vedrørende kommunens udgifter til gaver givet af borgmestrene.

Se alle bilag

Revisionsprotokollat / 5 / 2005 / Større undersøgelse vedrørende kommunens udgifter til gaver givet af borgmestrene.

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 13. juni 2006

J.nr. ØU 231/2006

13. Revisionsprotokollat / 5 / 2005 / Større undersøgelse vedrørende kommunens udgifter til gaver givet af borgmestrene.

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget tager Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 5/2005 "Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger, Kommunens udgifter til gaver givet af borgmestrene" til efterretning, herunder Revisionsdirektoratets kritik af forvaltningernes regnskabsaflæggelse og direktoratets generelle anbefalinger i protokollatet,

at nærværende indstilling sendes til Revisionsdirektoratet som Økonomiudvalgets bemærkninger til protokollatet.

Økonomiforvaltningen anbefaler endvidere Økonomiudvalget,

at indstille til Borgerrepræsentationen, at der under henvisning til Revisionsudvalgets bemærkninger af 11. maj 2006 til revisionsprotokollatet efter en samlet vurdering af sagen ikke foretages videre med hensyn til eventuelle tilbagebetalingskrav.

RESUME

Revisionsdirektoratet har efter anmodning fra Revisionsudvalget gennemført en større undersøgelse af kommunens udgifter til gaver givet af borgmestrene. Revisionsudvalgets anmodning af 14. december 2005 havde baggrund i den debat, der havde været i dagspressen om borgmestres forbrug til gaver. Formålet med undersøgelsen har været at vurdere, om kommunens udgifter til gaver har været afholdt i overensstemmelse med kommunens gældende regler. I undersøgelsen skulle i givet fald redegøres for konsekvensen, såfremt kommunens regler klart ikke var blevet overholdt.

Undersøgelsen har angået borgmestrenes ydelse af gaver både til eksterne og til interne personer. Den undersøgte periode har omfattet: 1. januar 2004 - 31. december 2005. Udgifter afholdt i 2003 og tidligere indgår ikke, da kommunen først fra 1. januar 2004 har udsendt retningslinier for politikernes repræsentationsudgifter, herunder eksterne gaver. Kommunen har ikke udsendt specifikke retningslinier for politikernes interne gaver.

Af protokollatet fremgår det, at Revisionsdirektoratet skønner, at de enkelte udgifter til gaver er afholdt på et beskedent niveau, og at der derfor er udvist den sparsommelighed, som forudsættes for anvendelsen af offentlige midler.

Revisionsdirektoratet har gennemgået og vurderet de enkelte gaver i forhold til Økonomiforvaltningens regler og derefter rubriceret dem i forhold til overholdelsen af reglerne. Af protokollatet fremgår det, at der efter Revisionsdirektoratets vurdering er 75 gaver – opgjort til i alt ca. 21.000 kr. - som er afholdt i klar strid med kommunens regler.

Protokollatet indeholder en kritik af forvaltningernes regnskabsaflæggelse for udgifter til gaver. Bortset fra Økonomiforvaltningen har ingen af forvaltningerne på en regnskabsteknisk tilfredsstillende måde efterlevet Økonomiforvaltningens nye konteringsretningslinier fra april 2004.

Endvidere indeholder protokollatet flere generelle anbefalinger om en fremadrettet opstramning og supplering af de gældende retningslinier på området.

Endelig indeholder protokollatet en anbefaling af, at Økonomiudvalget vurderer grundlaget for at rejse tilbagebetalingskrav over for visse af borgmestrenes eksterne gaver.

Protokollatet har været sendt til høring i de øvrige forvaltninger. Forvaltningernes høringssvar er optrykt som bilag til indstillingen.

De i protokollatet nævnte borgmestre har haft mulighed for – på baggrund af et udkast til revisionsprotokollatet – at afgive kommentarer til Revisionsdirektoratets vurdering af gavedispositionerne. Kommentarerne er indgået i Revisionsdirektoratets endelige revisionsprotokollat.

Økonomiudvalget har endvidere til brug for behandlingen af sagen anmodet om Revisionsudvalgets bemærkninger til revisionsprotokollatet, jf. Revisionsudvalgets vedlagte udtalelse af 11. maj 2006.

Økonomiforvaltningen er grundlæggende enig i Revisionsdirektoratets kritik og anbefalinger og indstiller, at Økonomiudvalget tager kritikken og de generelle anbefalinger i revisionsprotokollatet til efterretning og sender nærværende indstilling til Revisionsdirektoratet som Økonomiudvalgets bemærkninger til revisionsprotokollatet.

Vedrørende spørgsmålet om grundlaget for at rejse tilbagebetalingskrav over for visse af borgmestrenes eksterne gaver anbefaler Økonomiforvaltningen, at Økonomiudvalget indstiller til Borgerrepræsentationen, at der under henvisning til Revisionsudvalgets bemærkninger af 11. maj 2006 til protokollatet efter en samlet vurdering af sagen ikke foretages videre med hensyn til eventuelle tilbagebetalingskrav.

Økonomiforvaltningen skal opfordre Revisionen til at følge op på, at der sker en opstramning i forvaltningerne af den regnskabsmæssige styring på området. Økonomiforvaltningen vil fremadrettet supplere de gældende retningslinier for eksterne gaver, samt forelægge Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen en indstilling med forslag til fremtidige retningslinier for politikernes interne gaver.

Endvidere vil Økonomiforvaltningen, jf. Revisionsudvalgets bemærkninger i udtalelsen af 11. maj 2006 om Revisionsudvalgets opgaver og ansvar, tage en drøftelse med Revisionsdirektoratet generelt om revisionsrapporteringen, herunder om Revisionsudvalgets rolle i forhold til rapporteringen af konkrete undersøgelser.

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har efter anmodning fra Revisionsudvalget gennemført vedlagte større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger om kommunens udgifter til gaver givet af borgmestrene (Revisionsprotokollat 5 / 2005). Undersøgelsen har angået borgmestrenes ydelse af gaver både til eksterne og til interne personer. Den undersøgte periode har omfattet: 1. januar 2004 - 31. december 2005. Udgifter afholdt i 2003 og tidligere indgår ikke, da kommunen først fra 1. januar 2004 har udsendt retningslinier for politikernes repræsentationsudgifter, herunder eksterne gaver. Borgmestrenes gavedispositioner er blevet bedømt ved en gennemgang af hvert enkelt udgiftsbilag. Ved bedømmelsen er indgået eksterne og interne regler, og der er inddraget juridisk litteratur og tilsynspraksis, herunder særligt om kommunalfuldmagtens indhold og grænser.

Endvidere indeholder protokollatet flere generelle anbefalinger om en fremadrettet opstramning og supplering af de gældende retningslinier på området.

Endelig indeholder protokollatet en anbefaling af, at Økonomiudvalget vurderer grundlaget for at rejse tilbagebetalingskrav over for visse af borgmestrenes eksterne gaver.

&nbs p;

Protokollatet har været sendt til høring i de øvrige forvaltninger. Forvaltningernes høringssvar er optrykt som bilag til indstillingen.

Økonomiudvalget har endvidere til brug for behandlingen af sagen anmodet om Revisionsudvalgets bemærkninger til revisionsprotokollatet, jf. vedlagte udtalelse af 11. maj 2006 fra Revisionsudvalget.

Økonomiforvaltningen er grundlæggende enig i Revisionsdirektoratets kritik og anbefalinger og indstiller, at Økonomiudvalget tager kritikken og de generelle anbefalinger i revisionsprotokollatet til efterretning og sender nærværende indstilling til Revisions-direktoratet som Økonomiudvalgets bemærkninger til protokollatet.

Fremadrettet vil Økonomiforvaltningen i overensstemmelse med anbefalingerne i protokollatet følge op på, at der sker en opstramning i forvaltningerne af den regnskabsmæssige styring på området og supplere de gældende retningslinier for eksterne gaver, samt forelægge Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen en indstilling med forslag til fremtidige retningslinier for politikernes interne gaver.

Vedrørende spørgsmålet om grundlaget for at rejse tilbagebetalingskrav over for visse af borgmestrenes eksterne gaver

har Revisionsudvalget i udtalelsen af 11. maj 2006 anført følgende:

"Revisionsudvalget er af den opfattelse, at der principielt bør ske tilbagebetaling, såfremt der klart er disponeret i strid med gældende regler.

I denne sag har revisionen konstateret, at den enkelte udgift er afholdt på et beskedent niveau, og at der derfor er udvist den sparsommelighed, som forudsættes for anvendelsen af offentlige midler.

Borgmestrenes supplerende oplysninger og kommentarer viser efter udvalgets opfattelse, at der i visse tilfælde ikke er belæg for at vurdere gaverne som givet i strid med reglerne. Det vil efter udvalgets opfattelse kræve nærmere personkendskab til gavemodtager eller yderligere undersøgelser for at fastslå berettigelsen af et eventuelt tilbagebetalingskrav end der foreligger.

Dertil kommer gavedispositioner uden de fornødne oplysninger, hvorfor det er udvalgets opfattelse, at der af ressourcemæssige grunde ikke er tilstrækkeligt belæg for at foretage videre med hensyn til tilbagebetalingskravene – foreløbigt opgjort til i alt ca. 21.000 kr.

Det har også indgået i udvalgets overvejelser, at der er tale om en førstegangsvurdering af de nye regler fra 2004.

Fremadrettet finder udvalget anledning til at indskærpe overholdelsen af Økonomiforvaltningens retningslinier – de nuværende retningslinier bør suppleres, og i arbejdet med at gøre dette, skal de af Revisionsdirektoratet stillede ændringsforslag indgå."

På baggrund heraf anbefaler Økonomiforvaltningen, at Økonomiudvalget indstiller til Borgerrepræsentationen, at der efter en samlet vurdering af sagen ikke foretages videre med hensyn til eventuelle tilbagebetalingsk rav.

Vedrørende Revisionsudvalgets bemærkninger i udtalelsen af 11. maj 2006 om Revisionsudvalgets opgaver og ansvar, vil Økonomiforvaltningen snarest muligt tage en drøftelse med Revisionsdirektoratet generelt om revisionsrapporteringen, herunder om Revisionsudvalgets rolle i forhold til rapporteringen af konkrete undersøgelser.

I det følgende er kort på baggrund af den gennemførte høring af fagforvaltningerne anført Økonomiforvaltningens bemærkninger til protokollatets kritik og generelle anbefalinger:

Revisions kritik vedr. forvaltningernes regnskabsaflæggelse (Revisionsprotokollatet side 9)

Forvaltningernes regnskabsaflæggelse for udgifter til gaver har været behæftet med væsentlige fejl og mangler i en sådan grad, at det efter Revisionsdirektoratets opfattelse giver anledning til kritik.

Bortset fra Økonomiforvaltningen har ingen af forvaltningerne på en regnskabsteknisk tilfredsstillende måde efterlevet Økonomiforvaltningens nye konteringsretningslinier fra april 2004.

Disse retningslinier var netop en udmøntning af Borgerrepræsentationens udtrykkelige ønske om at foretage en opstramning af kommunens udgifter til repræsentation, herunder til gaver.

Økonomiforvaltningens bemærkninger

Økonomiforvaltningen henviser til vedlagte høringssvar fra fag- forvaltningerne, der overvejende beklager, tager kritikken til efterretning og henviser til, at der er rettet op på området.

Revisions anbefalinger / Justering af kommunens regler om gaver / Eksterne gaver (side 68)

For så vidt angår de eksterne gaver har Økonomiforvaltningen udsendt retningslinier af 19. april 2004 om "Repræsentationsudgifter i Københavns Kommune".

Efter Revisionsdirektoratets opfattelse er disse retningslinier som udgangspunkt anvendelige ved administrationen af de eksterne gaver af repræsentativ karakter. Der er den fornødne vejledning og angivelse af de kriterier, som bør indgå ved afvejningen af, om det er berettiget at give en gave.

Det er efter direktoratets opfattelse ikke hensigtsmæssigt at give meget objektive og detaljerede regler for disse udgifter, idet det forudsættes, at den enkelte udgift fortsat gives ud fra en sparsommelig anvendelse af offentlige midler.

Revisionsdirektoratet skal foreslå, at følgende to forhold udtrykkeligt kommer til at fremgå af retningslinierne:

· Gaveudgiften skal tilpasses anledningen og i øvrigt være i overensstemmelse med en sparsommelig anvendelse af offentlige midler.

· En borgmester kan alene give gaver inden for det administrationsområde, som for pågældende er angivet i kommunens styrelsesvedtægt.

Økonomiforvaltningens kommentar/bemærkninger

Økonomiforvaltningen er grundlæggende enig i Revisionsdirektoratets regnskabsmæssige konklusioner og anbefalinger. Økonomiforvaltningen er enig i, at Reglerne af 19. april 2004 er anvendelige, og at det ikke er hensigtsmæssig at give meget objektive og detaljerede regler for disse udgifter.

Dog vil der altid være en grad af skøn vedrørende kommunalt formål. Det fremgår af retningslinierne, at "den repræsentative udgift skal have et kommunalt formål, dvs. at udgiften skal være afholdt til et formål, der kan siges at være i kommunens interesse, og at udgiften skal vedrøre eksterne samarbejdspartnere, forretningsforbindelser eller interessenter". Økonomiforvaltningen finder umiddelbart, at der kan være grundlag for en videre fortolkning i forhold hertil end den fortolkning, som Revisionsdirektoratet har lagt til grund.

Dette ændrer dog efter Økonomiforvaltningens opfattelse ikke ved Revisionsdirektoratets grundlæggende konklusioner. Bevisbyrden for, om der har været tale om et kommunalt formål, vil i givet fald ligge hos gavegiveren. Løsningen herpå er større disciplin ved konteringen af de enkelte gavebilag for derved senere at kunne dokumentere, at der har været tale om et kommunalt formål.

Derfor skal det yderligere indskærpes, at formålet med gaven tydeliggøres på bilaget. Dette vil medvirke til, at det nøjere overvejes, om gavedispositionen tjener kommunens interesse eller ej, og herunder om reglerne er overholdt eller ej. Det skal bemærkes, at der med gavelisterne på politikernes sider på kommunens hjemmeside som følge af "Projekt Åbenhed", er skabt en naturlig øget synlighed om politikernes gavedispositioner.

Økonomiforvaltningen vil i forbindelse med den samlede justering af reglerne på området indføje Revisionsdirektoratets to anbefalinger i regelsættet. Dog skal det påpeges, at Økonomiforvaltningen anser forholdet om, at der kun må afholdes gaver indenfor styrelsesvedtægten på borgmesterens fagområde som en selvfølgelighed. Der er en lang række andre regelsæt, hvor styrelsesvedtægten ikke er udtrykkeligt nævnt, og her forudsættes styrelsesvedtægten selvfølgelig overholdt.

Revisions anbefalinger / Justering af kommunens regler om gaver / Interne gaver (side 69)

For så vidt angår pol itikernes interne gaver foreligger der som nævnt ingen udtrykkelige regler herom.

Revisionsdirektoratet skal derfor anbefale, at Borgerrepræsentationen udtrykkeligt tager stilling til de fremtidige retningslinier for interne gaver og opdelt på:

· Gaver til nuværende og tidligere politikere.

· Gaver til nuværende og tidligere ansatte i egen forvaltning.

· Gaver til nuværende og tidligere ansatte i anden forvaltning.

Det forudsættes, at der tages udtrykkelig stilling til opretholdelsen af den konstaterede praksis for gavetyper og anledninger. Ved udformningen af retningslinierne kan der med fordel tages udgangspunkt i Økonomiforvaltningens cirkulæreskrivelse af 12. april 2002 om "Overordnede rammer for repræsentation", der som tidligere nævnt angår kommunens ansatte og dermed ikke politikerne.

Københavns Kommunes kommentar/bemærkninger

Økonomiforvaltningen er enig i Revisionsdirektoratets anbefalinger og vil inden udgangen af 2006 fremlægge en sag for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med forslag til retningslinier for interne gaver. Sideløbende med udarbejdelsen af disse retningslinier vil der blive udarbejdet konti og konteringsvejledning, der indarbejdes i den fælles standardkontoplan, der indføres for hele Kommunen pr.1. januar 2007.

Revisions anbefalinger / Justering af kommunens regler om gaver / Sammenskrivning af regler og retningslinier (side 69)

Revisionsdirektoratet skal anbefale, at der sker en sammenskrivning af Økonomiforvaltningens 2002-cirkulæreskrivelse og retningslinierne fra 2004. Det forudsættes dog, at der sker en synlig opdeling i anvendelsesområdet for politikere og kommunens ansatte.

Københavns Kommunes kommentar/bemærkninger

Økonomiforvaltningen tilslutter sig til revisionens anbefaling. Sammenskrivning af relevante retningslinier og cirkulærer samt en klar opdeling af anvendelsesområder vil tydeliggøre for både politikere og ansatte, hvad der må gives af såvel eksterne som interne gaver.

Revisions anbefalinger / De regnskabsmæssige regler (side 70)

Opstramningen af den regnskabsmæssige styring bør bl.a. omfatte en standardkontoplan, konteringsvejledning, fornødne oplysninger på bilaget om formål/anledning og modtager, præcis forretningsgangsbeskrivelse, herunder om anvisning og attestation.

Opstramningen af styringen er også nødvendiggjort af hensyn til at opnå højeste sikkerhed for rigtigheden af de oplysninger, der på kommunens hjemmeside bliver bragt om bl.a. politikernes repræsentationsudgifter.

Københavns Kommunes kommentar/bemærkninger

Økonomiforvaltningen er enig i anbefalingerne, jf. bemærkningerne ovenfor.

Økonomi

Miljøvurdering

Andre konsekvenser

Høring

Bilag

Samtlige bilag bliver publiceret på nettet.

· Revisionsprotokollat 5 / 2005 / "Større undersøgelse af Kommunens udgifter til gaver givet af borgmestrene", Revisionsdirektoratet, 2006.

· Bilag 1 (Til Revisionsprotokollatet), Spørgeskema til forvaltningerne, Revisionsdirektoratet, 2006.

· Bilag 2 (Til Revisionsprotokollatet), "Retningslinier om Repræsentationsudgifter i Københavns Kommune", Økonomiforvaltningen, 3. kontor, 2004.

· Bilag 3 (Til Revisionsprotokollatet), Oversigt over borgmestrenes gaver i 2004 og 2005, Revisionsdirektoratet, 2006.

· Bilag 4 (Til Revisionsprotokollatet), Korrespondance mellem Jens Kramer Mikkelsen og Søren Pind vedr. gaver, 2000.

· Bilag A: Svar til faktuelhøring tilsendt Revisionsdirektoratet, Teknik- og Miljøforvaltningen, april 2006.

· Bilag B: "Kommentering til undersøgelse af "Kommunens udgifter til gaver givet af borgmestrene" tilsendt Økonomiforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen, maj 2006.

· Bilag C: "Bemærkninger til Økonomiforvaltningen vedrørende undersøgelse om kommunens udgifter til gaver givet af borgmestre", Børne- og Ungdomsforvaltningen, maj 2006.

· Bilag D: Bemærkninger til Økonomiforvaltningen vedrørende undersøgelse om kommunens udgifter til gaver givet af borgmestre", Kultur- og Fritidsforvaltningen, maj 2006.

· Bilag E: Bemærkninger til Økonomiudvalget vedrørende undersøgelse om kommunens udgifter til gaver givet af borgmestre", Revisionsudvalget, maj 2006.

· Bilag F: Bemærkninger til Økonomiforvaltningen vedrørende undersøgelse om kommunens udgifter til gaver givet af borgmestre", Socialforvaltningen, maj 2006.

· Bilag G: Notat "vedr. tidligere Sundhedsborgmester Inger Marie Bruun-Vierø's opfattelse af Revisionsdirektoratets bemærkninger i udkast til revisionsprotokollat nr. 5/2005", april 2006.

Claus Juhl

/Helge Vagn Jacobsen