Indsats for bedre arbejdsklima i Københavns Kommune
Indsats for bedre arbejdsklima i Københavns Kommune
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 12. december 2006
J.nr. ØU 480/2006
1. Indsats for bedre arbejdsklima i Københavns Kommune
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen anbefaler,
1. At alle udvalg vedvarende skal arbejde for
høj brugertilfredshed og medarbejdernes trivsel på kommunens arbejdspladser, og
at det er et mål for arbejdet, at fraværet nedbringes med mindst 2 dage
gennemsnitligt pr. medarbejder inden udgangen af 2009 fra udgangssituationen i
2006.
2. At alle udvalg igangsætter et arbejde for
større trivsel og mindre fravær blandt forvaltningernes medarbejdere.
Aktiviteterne er beskrevet i indstillingen, og en oversigt findes i bilag 1.
Hver forvaltning skal lave en handlingsplan for indsatsen, som forelægges for fagudvalget
senest i april 2007.
3. At Økonomiudvalget tager vedlagte rapport
(bilag 2) til efterretning.
RESUME
Økonomiudvalget har ønsket en analyse af fraværet blandt kommunens
medarbejdere, og projektgruppen fremlægger hermed sin rapport (bilag 2).
Indstillingen beskriver de indsatsområder og aktiviteter, som
projektgruppen anbefaler at sætte i gang. Aktiviteterne skal foregå decentralt
på de enkelte arbejdspladser og centralt i og mellem forvaltningerne, herunder
i Center for Koncernservice i Økonomiforvaltningen (Koncernservice). Bilag 1
giver en oversigt over aktiviteter, ansvar, finansiering og tidsfrister.
Aktiviteterne skal bidrage til, at Københavns Kommune er en attraktiv
arbejdsplads ved at øge medarbejdernes trivsel og nedbringe fraværet med mindst
2 dage i gennemsnit pr. medarbejder inden udgangen af 2009.
SAGSBESKRIVELSE
Økonomiudvalget godkendte d.
23. maj 2006 (ØU 175/06), at der skulle laves en
analyse af kommunens sygefravær. En projektgruppe sammensat på tværs af kommunens
forvaltninger har nu gennemført analysen, hvis forudsætninger og resultater
fremgår af vedlagte rapport (bilag 2).
Projektgruppen
anbefaler på baggrund af sit arbejde, at der igangsættes et arbejde, dels i
hver forvaltning, dels på tværs af forvaltninger, der med en række konkrete
indsatser skal skabe en fornyet opmærksomhed om medarbejdernes trivsel og fravær.
Visionen er, at Københavns
Kommune skal være en attraktiv arbejdsplads. Ved at sætte fokus på
større trivsel på arbejdspladsen, øges medarbejdernes engagement og motivation,
og de bliver mindre fraværende. Det betyder større tilfredshed blandt brugerne
af kommunens tilbud, fordi lavere fravær giver større kontinuitet og helhed i
hverdagen f.eks. på institutioner for børn, unge og ældre. Øget trivsel og lavere
fravær reducerer samtidigt udgifterne til vikarer og rekruttering på den
enkelte arbejdsplads.
Målet er, at sygefraværet
nedbringes med mindst 2 dage gennemsnitligt pr. meda
rbejder i kommunen inden
udgangen af 2009. Hver forvaltning skal bidrage til målsætningen ved at nedbringe
sygefraværet til gennemsnittet for sammenlignelige medarbejdergrupper i de
andre 6-byer, dog med mindst 2 dage gennemsnitligt pr. medarbejder. Der er enkelte personalegrupper i
Københavns Kommune, hvor fraværet allerede er på niveau med eller under niveauet
i de andre 6-byer. Fraværet vil her bringes under niveauet i de andre 6-by
kommuner. På længere sigt skal fraværet nedbringes yderligere.
Tabel 1. Foreløbige mål for
udvalgene, kalenderdage pr. medarbejder årligt
|
Udvalg |
Mål for nedbringelse |
Målets andel af udgangs-niveauet |
Forudsat udgangssituation i 2006* |
Forventet absolut mål |
|
Børne- og Ungeudvalget |
2,0 |
10 % |
19,1 |
17,1 |
|
Sundheds- og Omsorgsudvalget |
2,6 |
11 % |
22,6 |
20,0 |
|
Socialudvalget |
2,9 |
14 % |
20,2 |
17,4 |
|
Beskæftigelses- og Integrationsudvalget |
3,7 |
20 % |
18,2 |
14,5 |
|
Teknik- og Miljøudvalget |
2,0 |
13 % |
15,8 |
13,8 |
|
Kultur- og Fritidsudvalget |
2,0 |
12 % |
17,2 |
15,2 |
|
Økonomiudvalget ** |
2,0 |
22 % |
9,2 |
7,2 |
|
Hele kommunen |
Min. 2,0 |
12 % |
19,6 |
Max. 17,6 |
* Opgørelsen er foreløbig. Den er baseret på fraværsoplysninger
for 1. halvår 2006, der er opregnet til helårsniveau. Center for Koncernservice
i Økonomiforvaltningen vil i foråret 2007 fastlægge de endelige mål baggrund af
fraværet i hele 2006.
** Brandvæsenet hører under Økonomiudvalget pr. 1/5
2006, og er ikke med i den foreløbige opgørelse. Der skal tages højde for dette
i fastlæggelsen af det endelige mål for Økonomiudvalget.
Borgerrepræsentationen afsatte i Budget 2007 54,2 mio. kr. til arbejdet
med den attraktive arbejdsplads i 2007. Pengene skal bl.a. understøtte de
anbefalede aktiviteter, som beskrives nedenfor.
Arbejdet med den attraktive
arbejdsplads skal tænkes sammen med allerede besluttede politikker og
strategier inden for ledelses- og personaleudvikling.
Bilag 1 giver en oversigt over
aktiviteter, ansvar og finansiering. Hver forvaltning skal i april 2007 over
for fagudvalget redegøre for forvaltningens handlingsplan for de aktiviteter,
som forvaltningerne er ansvarlige for.
Aktiviteter
Det anbefales, at følgende indsatsområder med
aktiviteter igangsættes:
·
Vores
attraktive arbejdsplads:
Arbejdspladserne skal sætte trivsel på den lokale dagsorden mindst en gang
årligt, f.eks. i forbindelse med en trivselsmåling, temamøder og MUS. Hver
arbejdsplads skal definere, hvad der er den attraktive arbejdsplads for dem.
Arbejdet skal ske i tæt dialog mellem medarbejdere og ledere. Den attraktive arbejdsplads knyttes op på de
tiltag, der allerede er på arbejdspladserne såsom værdigrundlag,
trivselsmålinger, Balanced Scorecard, arbejdspladsvurdering, m.v. Arbejdet skal
danne grundlag for en handlingsplan med konkrete indsatser, som
arbejdspladserne løbende skal følge op på.
·
Efteruddannelse
og kompetenceudvikling af medarbejdere:
Medarbejdernes kompetencer skal løbende opdateres og udvikles i forhold til de
krav, som opgaverne stiller. Forvaltningerne skal overveje behovet for at udbyde
relevante kurser mv. målrettet enkelte medarbejdergrupper. Fagudvalgene opfordres
til at opprioritere medarbejdernes kompetenceudvikling økonomisk.
·
Fleksibel
arbejdstilrettelæggelse: Arbejdspladser
og forvaltninger skal indtænke fleksibilitet i evt. fraværs- og
fastholdelsespolitikker. Koncernservice er ved at udvikle et idékatalog, som er
færdigt i januar 2007.
·
Lederudvikling,
-sparring og -støtte: Forvaltningerne
skal sikre, at de direkte personaleledere har de rette kompetencer til at
fremme trivslen og begrænse fraværet. Oplagte kursusemner er omsorgs- og
fraværssamtaler og personalejura (de formelle regler). Lederudviklingssamtaler
(leder-MUS, LUS) kan være med til at afdække behovene hos den enkelte leder.
Ledernes kompetenceudvikling understøttes af en frivillig leder-mentorordning,
hvor erfarne ledere bruges som sparringspartnere for andre ledere. Der udvikles
endeligt en fælles uddannelse for ledere på niveau 1 og 2 for at styrke det
tværgående og strategiske lederskab i kommunen.
·
Krisehjælpstilbud: Koncernservice skal undersøge brugen og effekten af
krisehjælpstilbud, som f.eks. psykologhjælp, herunder om det bruges både forebyggende
og behandlende ved kriser.
·
Fælles
fraværsstatistik:
Koncernservice skal sammen med forvaltningerne udvikle en fælles og mere
brugervenlig fraværsstatistik for Københavns Kommune. Projektet skal desuden
undersøge behovet for nye muligheder, eksempelvis benchmark. Forvaltningerne
skal kommunikere formålet med og brugen af vagtplan-systemet til de
medarbejdere, der registrerer fravær i systemet, med henblik på mere opdaterede
statistikker. Den fælles fraværsstatistik skal danne grundlag for et
informationssystem til ledelse, medarbejdere og evt. tillidsrepræsentanter om
arbejdspladsens og den enkeltes sygefravær.
·
Intranetside
om fravær-nærvær: En ny intranetside
under Lederportalen på KK-net skal sætte fokus på trivsel og fravær og lette
adgangen til relevante informationer, værktøjer og kontaktpersoner. Arbejdet er
i gang, og Koncernservice forventer, at intranetsiden kan tages i brug i januar
2007.
·
Kommunikation: Forvaltningerne skal sætte trivsel og fravær på
dagsordenen over for forvaltningens ledere og gøre lederne opmærksomme på bl.a.
værktøjer og støttemuligheder. Borgmestre og direktioner skal løbende
kommunikere om arbejdet med trivsel og fravær til alle medarbejdere i forvaltningen.
Koncernservice skal understøtte den tværgående kommunikation ved bl.a. at
fortælle de gode historier på intranetsiden om fravær-nærvær. Der nedsættes
desuden en kommunikationsgruppe om trivsel og fravær med en deltager fra hver
forvaltning.
·
Synliggørelse: Lederne på alle niveauer skal systematisk følge op
på trivselsmålinger og udviklingen i fraværet. Økonomiudvalget orienteres om udviklingen
i sygefraværet kvartalsvis i regnskabsprognoserne, og årligt i HR-redegørelsen,
der fremover skal følge effekterne af indsatserne i de enkelte forvaltninger. Koncernservice
skal finde en måde, hvorpå oplysninger om medarbejdertrivsel og sygefravær på
de enkelte enheder, herunder sammenligninger mellem typer af enheder, kan offentliggøres
fra 2008 under hensyn til, at enkeltårsager kan have stor betydning for fraværet
i en periode, og at oplysninger om den enkelte medarbejder er fortrolige.
Arbejdsmiljø København (AMK) under Sundheds- og
Omsorgsforvaltningen har i 2007 fravær som fokusområde og udbyder i den
sammenhæng et katalog med kursus- og støttetilbud til arbejdspladserne. AMK vil
bl.a. tilbyde etablering og facilitering af tværfaglige ledernetværk for
interesserede ledere. Alle forvaltninger kan benytte sig af tilbudene i kraft
af deres "timebank" hos AMK. Kataloget er klar i januar 2007.
ØKONOMI
Arbejdet med den attraktive
arbejdsplads og nedbringelse af fraværet understøttes økonomisk af
budgetaftalen for 2007, hvor der er afsat 54,2 mio. kr. i 2007 til arbejdet med
den attraktive arbejdsplads. Pengene understøtter især de foreslåede aktiviteter
inden for medarbejdernes kompetenceudvikling, fleksibel arbejdstilrettelæggelse
(på ældreområdet) og lederuddannelse. For yderligere at nedbringe sygefraværet
i årene fremover skal der også i kommende budgetforhandlinger være fokus på at
gøre kommunens arbejdspladser mere attraktive.
Det er vigtigt, at fagudvalgene
også prioriterer området.
Bilag 1 giver en oversigt over
finansieringen af de enkelte aktiviteter. Udgifter til aktiviteterne i 2007
forudsættes afholdt inden for de vedtagne budgetrammer. Dog foreslås udfoldelse
af leder-mentorordningen til alle ledere i kommunen drøftet som led i
budgetforhandlingerne for 2008.
MLJØVURDERING
Ingen
HØRING
Anbefalingerne er drøftet med
de faglige organisationer, ligesom implementeringen af forslagene løbende skal
drøftes med de faglige organisationer. Anbefalingerne er desuden drøftet med forvaltningernes
administrerende direktører, personalechefer og -medarbejdere. Forvaltningernes
konkrete tiltag i de kommende handlingsplaner skal drøftes i forvaltningernes
hovedsamarbejdsudvalg.
ANDRE KONSEKVENSER
Ingen
BILAG
Bilag 1 Oversigt over aktiviteter, ansvar,
finansiering og tidsfrister
Bilag 2 Rapport: Lavere fravær i Københavns
Kommune – bedre trivsel er vejen
Claus Juhl /