Sociale og etiske krav i kommunens indkøb

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at vedlagte standard-kontraktbilag (bilag 1) om sociale og etiske krav til kommunens leverandører godkendes og fremover gøres obligatorisk at anvende ved kontrakter over den i sagsfremstillingen beskrevne beløbsgrænse,
2. at Økonomiforvaltningen fremover bemyndiges til at foretage redaktionelle og præciserende rettelser i standard-kontraktbilaget (bilag 1) indenfor intentionerne i denne indstilling,
3. at vedlagte særlige standard-kontraktbilag vedrørende samarbejde med modebranchen (bilag 2) tages til efterretning,
4. at kontrakttillæg til de indgåede rammeaftaler med G4S, Siemens og Lindpro vedrørende sociale og etiske krav tages til efterretning (bilag 3),
5. at en årlig evaluering af erfaringerne med sociale og etiske krav til kommunens leverandører indgår i forbindelse med den årlige evaluering af kommunens indkøb af fair trade produkter samt
6. at et evt. medlemskab af Dansk Initiativ for Etisk Handel drøftes.

Økonomiudvalget vedtog på sit møde den 14. juni at udskyde nærværende sag om sociale og etiske krav til kommunens leverandører, idet Enhedslisten havde fremsendt en række ændringsforslag til indstillingen. En række af disse ændringsforslag er imødekommet i nærværende indstilling, herunder at begrebet koncernforbundne virksomheder bevares i en præciserende form i kontrakttillægget med leverandørerne på sikringsaftalen, bl.a. G4S. Bilag 4 indeholder en juridisk og økonomisk vurdering af samtlige ændringsforslag, og hvor det samtidig er beskrevet, hvilke tilretninger, der er foretaget på baggrund heraf i indstillingen samt bilag 1 og 3. I forhold til Enhedslistens ændringsforslag vedrørende adgang til at foretage inspektioner hos leverandørerne vurderer Økonomiforvaltningen, at kommunen bør anvende screeningsbureauet Ethix til at identificere leverandører til kommunen, som kunne overtræde de sociale og etiske krav. Denne ordning anvendes i dag i forbindelse med kommunens etiske investeringspolitik, og kommunen abonnerer således i forvejen på Ethix’ screenings-liste. Herudover foreslår Økonomiforvaltningen, at Enhedslistens ændringsforslag om medlemskab af foreningen Dansk Initiativ for Etisk Handel, indledningsvis bør behandles som en politisk drøftelse.

Økonomiforvaltningen foreslår, at Københavns Kommune styrker de sociale og etiske krav til kommunens leverandører ved at opstille kontraktvilkår om, at leverandørerne skal efterleve 10 principper indenfor områderne menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og korruption, som de er opstillet i FN’s Global Compact. Statens Indkøb og Statens og Kommunernes Indkøbscentral (SKI) stiller ligeledes krav om overholdelse af Global Compact. De 10 principper er i vedlagte forslag til standardkontraktbilag (bilag 1) udmøntet i krav om overholdelse af konkret lovgivning samt internationale konventioner og erklæringer.

Såfremt der opstår konkret mistanke om, at en leverandør har brudt en af bestemmelserne i kontraktbilaget i forbindelse med udførelsen af kontrakten med Københavns Kommune, indeholder bilaget bestemmelser om, at kommunen kan kræve en redegørelse fra leverandøren, og/eller indlede en dialog med leverandøren herom. I yderste tilfælde indeholder kontraktbilaget endvidere bestemmelser om kommunens adgang til at ophæve kontrakten. I henhold til det nye kontraktbilag gøres leverandøren endvidere ansvarlig for forhold hos dennes underleverandører.

Økonomiforvaltningen foreslår, at der med henblik på en aktiv opfølgning på leverandørerne, løbende foretages en overvågning af, hvorvidt en leverandør til kommunen er blevet optaget på den ”negativ-liste”, som kommunen abonnerer på fra det uafhængige etiske screningselskab, Ethix SRI Advisors. Økonomiforvaltningen underretter forvaltningerne om listen og evt. ændringer i denne, mens forvaltningerne har ansvaret for opfølgning i forhold til leverandører, som de har indgået kontrakt med. 

Derimod anbefaler Økonomiforvaltningen ikke, at der indføres standard-krav om ret til at foretage en inspektion (auditering) hos leverandøren eller underleverandøren. Det skyldes omkostningerne, og at gevinsten herved skal sammenholdes med de resultater, der alternativt alene kan opnås gennem leverandørens afrapportering om iværksatte tiltag og en dialog med leverandøren herom.

Et praktisk eksempel fra Gøteborg Kommune illustrerer de mange praktiske problemstillinger omkring en sådan inspektion: I forbindelse med en inspektion vedrørende kommunens legetøjsaftale, viste det sig, at der var op til 20 produktionssteder i Kina. Endelig skal den samlede mængde af krav til leverandørerne vurderes i forhold til, om det pålægger leverandørerne en risiko ved at acceptere vilkårene. Alt andet lige vil det fordyre de varer og ydelser, som kommunen køber ind.

Økonomiforvaltningen finder derfor, at såfremt inspektioner skal indgå i kommunens opfølgning på sine leverandører, er der behov for at læne sig op af yderligere erfaringer, bl.a. med opnået effekt, samt behov for at kunne dele udgifterne hertil med andre ordregivere. Med hensyn til sidstnævnte er Økonomiforvaltningen bekendt med et igangværende arbejde i den svenske pendant til SKI med at udforme en aftale for de svenske kommuner om udførelse af inspektioner/auditering hos leverandører. 

Herudover besluttede Borgerrepræsentationen i forbindelse med sagen "Kommunens samarbejde med G4S" den 31. marts 2011, at Overborgmesteren skulle opfordre KL til – på vegne af landets kommuner – at anmode regeringen om, at der udarbejdes retningslinjer for kommunernes samarbejde med selskaber, hvor det viser sig, at selskaberne opererer i strid med FN-konventioner og folkeretten. KL har oplyst, at denne anmodning vil blive overbragt den relevante fagminister, når den nye regering er udnævnt.
 

Beløbsgrænser for anvendelsen af bilaget

Formuleringen af kommunens sociale og etiske krav i vedlagte bilag 1 indebærer en grad af juridisk kompleksitet, der gør det rimeligt at fastlægge en minimumsgrænse for, hvornår bilaget skal indgå i en kontrakt med en ekstern leverandør om køb af vare- og tjenesteydelser eller udførelse af bygge- og anlægsopgaver. På den baggrund foreslås det, at bilaget gøres obligatorisk at anvende ved indgåelse af kontrakter med en samlet skønnet værdi på minimum 1 mio. kr. (inkl. evt. optioner og muligheder for forlængelse). For kontrakter på minimum 1 mio. kr., der involverer flere leverandører, skal den gennemsnitlige kontraktsum pr. leverandør dog udgøre minimum 0,5 mio. kr., før bilaget skal anvendes.

Andre sociale og etiske krav

Borgerrepræsentationen har besluttet, at der skal stilles særlige etiske krav i forbindelse med samarbejde med modebranchen (BR 50/08). Økonomiforvaltningen har til brug herfor udarbejdet et særskilt kontraktbilag, jf. Indkøbspolitik 2011-2014 (BR 10. marts, punkt 12). Bilaget er vedlagt til orientering (bilag 2).

Udover de sociale og etiske krav til leverandørerne i bilag 1 vil kommunen, som besluttet af Borgerrepræsentationen, i nogle tilfælde stille krav om ansættelse af praktikanter i forbindelse med større opgaver, hovedsagligt bygge- og anlægsopgaver, en såkaldt social klausul.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at der ikke formuleres yderligere obligatoriske krav for hele kommunen vedrørende anvendelse af sociale klausuler og mangfoldighedsklausuler. Anvendelse af øvrige sociale klausuler og mangfoldighedsklausuler kan derimod med fordel anvendes af de enkelte forvaltninger i forbindelse med en konkret vurdering af, hvilken type klausul, der kan anvendes i forhold til den enkelte kontrakt – samt hvordan der skal følges op med henblik på at sikre, at indsatsen skaber effekt.

Økonomiforvaltningen vil, som led i implementering af Indkøbspolitik 2011-2014 sikre adgang til vejledninger om, hvordan sociale klausuler og mangfoldighedsklausuler kan udformes.

Kontrakttillæg med leverandører indenfor sikringsområdet

Økonomiforvaltningen har opnået enighed med de tre leverandører indenfor sikringsområdet (G4S, Siemens og Lindpro) om et kontrakttillæg til de indgående rammeaftaler med de tre leverandører med henblik på at præcisere deres sociale og etiske forpligtelser (bilag 3).

Der er mulighed for, at kommunens nye standardkontraktbilag vedr. etiske og sociale hensyn vil fordyre de varer og ydelser, kommunen køber ind. Alt andet lige vil leverandørerne skulle påtage sig en større risiko ved at skulle acceptere vilkårene.

Økonomiforvaltningen orienterer forvaltningerne om standard-bilagene og vilkårene for, hvornår de skal vedlægges kommunens kontrakter.

Økonomiudvalgets beslutning den 11. oktober 2011

Mikkel Warming (Ø) fremsatte følgende ændringsforslag: ”Enhedslisten foreslår, at muligheden for inspektion/auditering hos leverandøren indskrives i kontrakterne.”

Der blev stemt om det af Mikkel Warming (Ø) stillede ændringsforslag.

For stemte 1 medlem: Ø

Imod stemte 11 medlemmer: A, B, C, F, O og V

Ændringsforslaget blev dermed forkastet.

Der blev stemt om indstillingen

For stemte 9 medlemmer: A, B, F og Ø

3        medlemmer undlod at stemme: V, O og C

1.      –  2. at-punkt og 5. at-punkt var dermed godkendt.

3.      – 4 at-punkt blev dermed taget til efterretning

6. at-punkt var dermed drøftet.

Carl Christian Ebbesen (O), Mogens Lønborg (C) og Pia Allerslev (V) afgav følgende protokolbemærkning: ”Dansk Folkeparti, Det Konservative Folkeparti og Venstre undlader at stemme for indstillingen, da det – til trods for de gode intentioner i forslaget – vil betyde dyrere indkøb for Københavns Kommune og øgede omkostninger for kommunens administration og controlling af om leverandører overholder aftalen.

Ninna Thomsen (F) afgav følgende protokolbemærkning: ”Socialistisk Folkeparti stemmer imod ændringsforslaget fra Enhedslisten. Socialistisk Folkeparti er fortaler for at anvende inspektioner på arbejdspladser i Danmark for at sikre ordentlige arbejdsforhold, men vi er ikke indstillede på, at lave inspektioner i udlandet.”