Statusrapport pr. april 2008 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 10. juni 2008

 

 

J.nr. ØU 260/2008

 

1. Statusrapport pr. april 2008 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)

Månedlig statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets (BUU) økonomi til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget, jf. BR 678/06.

 

INDSTILLING OG Beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget beslutter, 1.                  at tage statusrapporten fra april til efterretning, 2.                  at fremdriften generelt er overvejende tilfredsstilende og at BUU fortsat skal have fokus på kontrol af køb og salg, afstemning af statusposter samt på opgørelse af den strukturelle balance, 3.                  at hvis rapporten pr. august måned viser tilfredsstillende fremdrift vil man herefter overgå til afrapportering hver 3. måned.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 10. juni 2008 Administrerende direktør Else Sommer, Børne- og Ungdomsforvaltningen, og Lynge Skovgaard, Deloitte, redegjorde inden udvalgets behandling for sagen.   1. at-punkt blev taget til efterretning og 2. og 3. at-punkt blev godkendt.

 

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) den 14. december 2006, herunder at Økonomiudvalget skal have en månedlig statusrapport. Statusrapporten fra marts 2008 gives her.

Løsning

Genopretningsplanen (økonomistyring)

Deloittes rapportering har efter vedtagelse af indstilling pr februar i Økonomiudvalget og Børne- og Ungdomsudvalget fået en ny form og fokusere denne gang på 4-5 nærmere definerede temaer, som Deloitte vurderer særlig relevante. Rapporten for april måned omfatter således følgende områder:

 

·        Budgetlægning:

o       Gennemførsel af budgetomlægninger for 2008

o       Forventet resultat 2008

o       Strukturelt mindreforbrug

·        Budgetlægning: Puljestyring (tidligere indsatsområde 9 i genopretningsplanen)

·        Budgetopfølgning: Gældsproblematik på skoler og andre institutioner. (tidligere indsatsområde 23 i genopretningsplanen)

·        Regnskabsaflæggelse: Betalinger til og fra andre kommuner (tidligere indsatsområde 25 i genopretningsplanen)

·        Regnskabsaflæggelse: Afstemning af statusposter (pr. 311207) (tidligere indsatsområde 27 i genopretningsplanen)

 

Det er Deloittes vurdering, at fremdriften er overvejende tilfredsstillende, da der er en tilfredsstillende fremdrift på 4 af 5 områder. Deloitte vurderer endvidere, at der fortsat er væsentlige udfordringer knyttet til alle områderne

 

Gennemførsel af budgetomlægninger for 2008

Deloitte vurderer, at de omplaceringer, som Børne- og Ungdomsforvaltningen har foretaget, medvirker til at sikre et bedre styringsgrundlag. I forhold til omplaceringer generelt, er det Deloittes vurdering, at udfordringer med at sikre sammenhæng mellem forvaltningens forskellige budgetsystemer fortsat bør være et særligt opmærksomhedspunkt. Deloitte vurderer, at det er afgørende, at de midler, der endnu ikke er udmeldt budgetter for indarbejdes i de eksisterende systemer. Det drejer sig efter Deloittes gennemgang om ca. 900 mill. kr. på drift og 522 mio.kr. på anlæg. På baggrund af Borgerrepræsentationens beslutninger den 15. maj vedrørende regnskab 2007, de ordinære overførsler samt anlægsprioriteringen har Børne- og Ungdomsudvalget officielt fået udmeldt deres anlægsbudget. For så vidt angår driftsbevillingen vil der på Børne- og Ungdomsudvalgets møde d. 4. juni og på Økonomiudvalgets møde d. 10. juni blive gjort nærmere rede for de endnu ikke udmeldte midler.

 

Forventet regnskabsresultatet 2008

BUF har redegjort for forventningen til forbrug 2008. På baggrund af de seneste økonomidata i regnskabsprognosen for april forventer Børne- og Ungdomsforvaltningen et resultat, der er i overensstemmelse med Deloittes skøn om et mindreforbrug på 34 mil. kr., om end metodikken er forskellig.

 

Det er Deloittes opfattelse, at fremadrettede drøftelser vedrørende forventninger til regnskab 2008 med fordel kan tage udgangspunkt i BUFs prognoser.

 

Strukturelt mindreforbrug

Ved anden behandling af Børne- og Ungdomsudvalgets budgetforslag for 2009 besluttede Børne- og Ungdomsudvalget at lade Deloitte udarbejde et oplæg frem mod budgetforhandlingerne, hvor der blandt andet "skal indgå konsekvenserne for budget 2009 af de mindreudgifter, som Børne- og Ungdomsudvalget har i budget 2008". I den forbindelse vil det blandt andet blive undersøgt, hvor stor en del af Børne- og Ungdomsforvaltningens mindreforbrug, som har permanent karakter, og om der er etableret det antal pladser, der er forudsat i Børneplan 1. Børne- og Ungdomsforvaltningen er i gang med at udarbejde regnskabsredegørelse for Børneplan 1, som forventes færdiggjort ultimo maj.

 

Det er Deloittes opfattelse, at en vurdering af et eventuelt mindreforbrug i 2008 bør afvente BUFs redegørelse ultimo maj.

 

Puljestyring (tidligere indsatsområde 9 i genopretningsplanen)

BUF havde frem til Deloittes rapportering for februar 2008 kortlagt puljeområdet og lagt alle puljer i budgetudmeldingssystemet.

 

Det er Deloittes vurdering, at der på puljeområdet er tilfredsstillende fremgang i forhold til forrige rapportering. Samtidig er det dog Deloittes opfattelse efter besøg på en række skoler og institutioner, at andelen af ikke udmeldte puljemidler på 373 mio.kr. (ca. 30 pct.) kan være medvirkende til budgetusikkerhed på det decentrale niveau.

 

Det er endvidere Deloittes opfattelse, at der fortsat bør være fokus på en tidligere og klarere udmelding af puljemidler. BUF har oplyst, at det for 2009 vil blive sikret, at puljemidler udmeldes senest primo marts, hvor det giver mening.

 

Gældsproblematik på skoler og andre institutioner (tidligere indsatsområde 23 i genopretnings-planen)

I forbindelse med genopretningsplanen vedrørende økonomistyring i BUF har der været iværksat et projekt om gældsproblematik på skoler og andre institutioner. Projektet havde til formål, at få udarbejdet handleplaner for samtlige skoler og institutioner med et merforbrug på mere end 5 pct. ift. budgettet, for at sikre en bedring af økonomien og økonomistyringen.

 

Børne- og Ungdomsforvaltningen mener, at den foreslåede model for gældssanering forudsætter, at BUF får overført 20,8 mio. kr. fra 2007 til 2008 til formålet, mens BUF selv finansierer ca. 23,2 mio. kr. Børne- og Ungdomsforvaltningen har oplyst at udarbejdelsen af handleplaner afventet BR/ØU's godkendelse af overførsler.

 

Det er Deloittes vurdering, at der fortsat udestår et væsentligt arbejde i forbindelse med handleplanerne på tværs af de enkelte distrikter. Det er derfor Deloittes opfattelse, at dette arbejde med fordel kan igangsættes hurtigst muligt.

 

Betalinger til og fra andre kommuner (tidligere indsatsområde 25 i genopretningsplanen)

Projektet har oprindeligt haft til formål at sikre, at betalinger til og fra andre kommuner for 2006, 2007 og 2008 kommer på plads, herunder at der foretages korrekt bogføring, korrekte regnskabsafslutninger, fremsendelse af regninger og udligning af statuskonti. Projektet har igennem lang tid været ramt af forsinkelser blandt andet som følge af problemer med bemandingssituationen.

 

Børne- og Ungdomsforvaltningen har oplyst, at man arbejder på at færdiggøre oprydningen for 2007, herunder at man har nedbragt kreditorer med 20 mill., og at man har identificeret regninger for ca. 11 mill. der skal betales af Socialforvaltningen og ikke af Børne- og Ungdomsforvaltningen.

 

Deloitte mener overordnet, at det er utilfredsstillende, at oprydningen for 2007 endnu ikke er færdiggjort, men det er dog Deloittes opfattelse, at der i forhold til den forrige rapportering har været fremdrift både angående oprydning for 2007 og angående den organisatoriske udvikling i afdelingen.

 

Afstemning af statusposter pr. 310308 (tidligere indsatsområde 27 i genopretningsplanen)

Siden genopretningsplanens start har statusposterne i BUF været i fokus. Dette skyldes, at det viste sig, at der var et ganske betydeligt antal uafstemte konti i forvaltningen.

 

BUF har pr. 31. marts gennemført en ledelseskontrol af i alt 568 konti udvalgt simpelt tilfældigt. BUF's gennemgang viste, at 274 konti var afstemt uden bemærkninger. Deloitte har efterfølgende gennemført en stikprøvekontrol af 54 konti, som viste at de 25 var afstemt uden bemærkninger. Forvaltningen har på denne baggrund varslet, at man vil indkalde til en ny ledelsesmæssig kontrol pr. 30. april 2008 på udvalgte områder.

 

Deloitte anbefaler, at BUF's forretningsgang vedrørende afstemning og specifikation af den finansielle balance tilrettes, således at det ledelsestilsyn, der udføres af Kontoret for økonomi og ledelsesinformation, udføres månedligt frem for kvartalsvist.

 

Videre proces

Denne indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget den 4. juni 2008 og i Økonomiudvalget den 10. juni 2008.

Næste afrapportering vil ske på Børne- og Ungdomsudvalget d. 17. september og Økonomiudvalget d. 23. september.

Hvis rapporten pr. august måned viser tilfredsstillende fremdrift, vil man herefter overgå til afrapportering hver 3. måned.

Bilag

-           Oversigt over politisk behandling

 

1.                  Deloittes afrapportering af april måned

2.                  BUFs fremsendte statusrapportering til Deloitte

 

 

         Else Sommer                                  Claus Juhl